เมื่อคุณได้รับคำสั่งให้ไปเอนเตอร์เทนลูกค้า ไม่ว่าจะไปกับเจ้านายหรือต้องฉายเดี่ยว คุณรู้สึกอย่างไร ?
ถ้าเป็นระดับผู้บริหาร เจ้านาย เลขานุการหรือคนที่ต้องมีหน้าที่ดูแลลูกค้าอยู่เป็นประจำก็คงไม่รู้สึกกังวลอะไร แต่สำหรับมือใหม่ที่ไม่เคยต้องออกไปต้อนรับลูกค้า โดยเฉพาะลูกค้าที่เพิ่งเจอกันครั้งแรกและยังเป็นลูกค้าชาวต่างชาติด้วย คุณจะวางตัวยังไง เริ่มต้นพูดคุยทักทายกับลูกค้าอย่างไร หรือต้องพาไปเลี้ยงรับรองที่ร้านไหนแบบใดถึงจะเหมาะสมกับกาลเทศะและสมเกียรติของลูกค้า
แล้วถ้าวันหนึ่ง เจ้านายเกิดมอบหมายหน้าที่ให้เราเป็น "แม่งาน" คอยดูแลจัดงานเลี้ยงต้อนรับลูกค้าเพื่อเจรจาทางธุรกิจล่ะ จะทำได้ไหม ?
ความจริงแล้ว การเป็น "แม่งาน" นั้นไม่ได้ยุ่งยากอย่างที่คิด ถ้าได้เตรียมงานไว้ล่วงงานอย่างเป็นขั้นเป็นตอน และรู้ถึงหลักสำคัญจริง ๆ ของการจัดงาน ซึ่งในหนังสือ "มารยาทและการรับรองลูกค้าแบบญี่ปุ่น" โดย Hiroko Nishide หัวหน้าระดับสูงของโรงเรียนสอนมารยาท (Manner Salon) ประเทศญี่ปุ่น ได้เขียนถึงหลักของการจัดงานเลี้ยงโดยใช้ "3W1H" ไว้ดังนี้
เมื่อจัดการทั้ง 4 ข้อข้างต้นเรียบร้อยแล้วให้แจ้งลูกค้าทราบเพื่อยืนยันอีกครั้ง 3 วันล่วงหน้าก่อนถึงวันงาน
คุณในฐานะ "เจ้าภาพ" ต้องคิดอยู่เสมอว่า เราเป็นทั้ง "ตัวแทนและหน้าตา" ของบริษัท เพราะฉะนั้น นอกจากการจัดงานเลี้ยงให้จบลงอย่างราบรื่นดูเป็นมืออาชีพ และตรงตามวัตถุประสงค์ที่ต้องการแล้ว ภาพลักษณ์ การวางตัว
และมารยาททางสังคมต่าง ๆ ของเรา ไม่ว่าจะเป็น วิธีการเดินนำทางลูกค้า การเชิญลูกค้าเข้าลิฟต์ การเลือกหัวข้อสนทนา การแนะนำเจ้านายให้ลูกค้ารู้จัก การหาซื้อของฝาก การรับมือลูกค้าในสถานการณ์ต่าง ๆ รวมถึง "มารยาทบนโต๊ะอาหาร" ก็เป็นสิ่งที่มีความสำคัญไม่น้อยไปกว่ากัน โดยเฉพาะอย่างยิ่ง มารยาทในการรับประทานอาหารที่ ถูกต้องตามหลักสากล ซึ่งได้แก่ อาหารญี่ปุ่น อาหารฝรั่ง และอาหารจีน ที่จำเป็นต้องเรียนรู้และฝึกไว้ให้คล่อง เพื่อให้ไม่ดูเก้ ๆ กัง ๆ เวลาอยู่ต่อหน้าลูกค้า เพราะถ้าลูกค้าเกิดความประทับใจและรู้สึกได้ถึงความใส่ใจของเรา โอกาสในการสานสัมพันธ์ทางธุรกิจต่อไปภายภาคหน้าสดใสแน่นอน
หนังสือ "มารยาทและการรับรองลูกค้าแบบญี่ปุ่น" เล่มนี้ นอกจากจะช่วยให้คุณได้ทั้ง "งาน" และได้ทั้ง "ใจ" ลูกค้าแล้วยังสามารถนำมาประยุกต์ใช้ในชีวิตประจำวันหรือนัดเดทส่วนตัวได้อีกด้วย