ชัชวาล อรวงศ์ศุภทัต

ผู้เขียน : ชัชวาล อรวงศ์ศุภทัต

อัพเดท: 09 ก.พ. 2009 09.07 น. บทความนี้มีผู้ชม: 21249 ครั้ง

เกร็ดความรู้...เพื่อเป็นมนุษย์งานมือโปร
HR Contribution

ในปัจจุบันและหลายทศวรรษที่ผ่านมา องค์กรทั้งหลายต่างพยายามพัฒนาและสร้างสรรค์ระบบการบริหารงานและการบริหารทรัพยากรมนุษย์ในองค์กร โดยม่งหมายให้องค์การกลายเป็นองค์การแห่งการเรียนรู้ (Learning Organization) เพื่อจรรโลงความเติบโตและความมั่นคงขององค์การทั้งในระยะสั้นและระยะยาว....


ว่ากันด้วยเรื่อง 5 ส...(2)

จากตอนก่อนหน้า เราได้ทบทวนความหมายและองค์ประกอบสำคัญของ 5 ส ที่เป็นความรู้พื้นฐาน หรือปูความเข้าใจหรือทบทวนเบื้องต้นจากแง่มุมเชิงแนวคิด ในตอนสุดท้ายนี้ ผู้เขียนจะกล่าวถึงในเรื่องที่น่ารู้เกี่ยวกับ 5 ส เพิ่มเติม 2เรื่องคือ ขั้นตอนของการดำเนินกิจกรรม 5 ส เพื่อให้ประสบความสำเร็จ ซึ่งนำเสนอเป็นตอนที่ 2 นี้ และปิดท้ายด้วยเรื่องของปัจจัยที่ทำให้กิจกรรมที่มีประโยชน์อย่าง 5 ส นี้ ประสบผลลงได้ ...

ขั้นตอนการดำเนินกิจกรรม 5 ส ให้ประสบผลความสำเร็จ

ปัจจุบันมีหลายหน่วยงานที่สนใจนำกิจกรรม 5 ส ไปใช้ และประสบผลสำเร็จ แต่ก็มีหลายหน่วยงานที่ไม่ประสบผลสำเร็จตามเป้าหมายที่กำหนดไว้ นานเข้าคณะทำงานหรือผู้ส่งเสริมกิจกรรมก็เกิดความเบื่อหน่ายท้อแท้ และล้มเลิกไปในที่สุด หน่วยงานที่นำเอากิจกรรม ไปประยุกต์ใช้แล้วก็ประสบผลสำเร็จบรรลุตามเป้าหมายที่กำหนดไว้ พนักงานเข้ามามีส่วนร่วมในกิจกรรม 5 ส ด้วยความตั้งใจ มุ่งมั่น กระตือรือร้น และเต็มใจปฏิบัติกิจกรรม 5 ส ควบคู่ไปกับงานประจำ ผลก็คือทำให้งานประจำที่ทำอยู่ง่ายขึ้น ลดเวลาทำงานลง ที่กล่าวมานี้จะเห็นจากการนำ 5 ส ไปใช้ในหน่วยงานจำเป็นจะต้องมีการศึกษา วางแผน เตรียมการที่ดีก่อนที่จะนำกิจกรรม 5 ส ไปประยุกต์ใช้ในหน่วยงาน และมีการดำเนินการอย่างมีระบบ มีระเบียบ และต่อเนื่อง สถาบันเพิ่มผลผลิตแห่งชาติได้เสนอแนะขั้นตอนการดำเนินกิจกรรม 5 ส ให้ประสบผลความสำเร็จไว้ 5 ขั้นตอนดังนี้

1)ขั้นเตรียมการ (preparation)

ประกอบด้วย 2ขั้นตอนหลักคือ การกำหนดนโยบายและแผนการดำเนินกิจกรรม 5 ส และการสร้างความรู้ความเข้าใจเกี่ยวกับการดำเนินกิจกรรม 5 ส ให้แก่ทุกฝ่ายที่เกี่ยวข้อง ซึ่งมีรายละเอียดของขั้นเตรียมการกล่าวคือ เมื่อหน่วยงานจะเริ่มต้นนำกิจกรรม 5 ส มาใช้ สิ่งแรกที่จะต้องดำเนินการคือ การทำความเข้าใจกับผู้บริหารระดับสูง และจัดเตรียมแผนการดำเนินกิจกรรม ซึ่งสามารถดำเนินการตามลำดับ ดังนี้

     1.1) สร้างความรู้ความเข้าใจกับผู้บริหารระดับสูง โดยเชิญผู้รู้จริงจากหน่วยงานภายนอก อาจเป็นผู้เชี่ยวชาญเรื่อง 5 ส ผู้บริหารระดับสูง หรือ 5S facilitators (เจ้าหน้าที่ส่งเสริมกิจกรรม 5 ส) ของหน่วยงานที่ดำเนินกิจกรรม 5 ส ประสบผลสำเร็จแล้วในระดับหนึ่ง

   1.2) ผู้บริหารระดับสูง เยี่ยมชมหน่วยงานที่ได้ดำเนินกิจกรรม 5 ส อย่างต่อเนื่อง

   1.3) การกำหนดนโยบายการดำเนินกิจกรรม 5 ส โดยผู้บริหารสูงสุด และแต่งตั้งคณะกรรมการหรือคณะทำงานดำเนินกิจกรรม 5 ส ในระยะแรกบางหน่วยงานอาจแต่งตั้งที่ปรึกษาเพื่อช่วยให้การดำเนินกิจกรรม 5 ส เริ่มต่อไปด้วยดี และถูกต้องตามหลักการเพิ่มผลผลิต

   1.4) การกำหนดแผนการดำเนินกิจกรรม

   1.5) ประกาศนโยบายให้ทุกคนทราบอย่างเป็นทางการ

   1.6) อบรมให้ความรู้แก่พนักงานทุกคน ตั้งแต่ผู้บริหารจนถึงพนักงานระดับล่างสุดทั้งหน่วยบางหน่วยงานอาจจำเป็นต้องอบรมผู้รับเหมาช่วงที่ทำงานในหน่วยงานด้วย

   1.7) อบรมคณะทำงาน หรือ facilitators ที่ได้รับแต่งตั้งเพื่อให้สามารถส่งเสริม สนับสนุน และผลักดันให้กิจกรรม 5 ส ดำเนินไปได้อย่างต่อเนื่อง

2) ขั้นเริ่มดำเนินการ

ในขั้นตอนนี้ ประกอบด้วย 3 กิจกรรมย่อยคือ เตรียมการก่อนวันทำความสะอาด การกำหนดวันทำความสะอาดใหญ่ (Big Cleaning Day) และการประเมินผล ซึ่งอากล่าวโดยสรุปได้ว่า ในขั้นเริ่มดำเนินการ (kick off project) โดยทั่วไปก็จะเริ่มกันที่การจัดกิจกรรมวันทำความสะอาดใหญ่ (big cleaning day) ซึ่งถือเป็นวันเริ่มต้นของการดำเนินกิจกรรม 5 ส ของหน่วยงาน ทั้งนี้ บางหน่วยงานถือเป็นวันประกาศนโยบาย บางหน่วยงานจัดกิจกรรมนี้ทันทีหลังประกาศนโยบาย ที่สำคัญคือผู้บริหารสูงสุดของหน่วยงานต้องมีส่วนร่วมในวันนั้น เพื่อแสดงออกถึงพันธะ (commitment) การจัดกิจกรรมวันทำความสะอาดใหญ่นี้มีความสำคัญและต้องเตรียมการอย่างละเอียดรอบคอบมีการประชุมเตรียมการต่าง ๆ และแบ่งหน้าที่ความรับผิดชอบ

3) ขั้นดำเนินการและขยายผล ในหลายหน่วยงาน ขั้นการดำเนินการและการขยายผลจะประกอบไปด้วยกิจกรรมย่อยคือการทำ 3 ส การส่งเสริมและติดตามผล และการทำพื้นที่ตัวอย่าง ทั้งนี้ ในขั้นดำเนินการ (implementation) นี้มักจะเริ่มต้นหลังจากวันทำความสะอาดใหญ่แล้วก็จะเริ่มดำเนินกิจกรรม 3 ส แรก โดย

   3.1) แบ่งพื้นที่ความรับผิดชอบ เกณฑ์การแบ่งพื้นที่รับผิดชอบขึ้นอยู่กับคณะกรรมการจะเป็นผู้กำหนด ที่สำคัญต้องรวมพื้นที่ที่เป็นส่วนรวม เช่น ทางเดิน บันได สนามหญ้า ห้องน้ำ โดยสรุปทุกพื้นที่ต้องมีผู้รับผิดชอบ
   3.2) ทุกพื้นที่จะต้องกำหนดแผนปฏิบัติการ (action plan) โดยเริ่ม ส ที่ 1 คือ สะสาง ในเขตรับผิดชอบตามด้วย ส สะดวก และ ส สะอาด โดยแผนปฏิบัติการจะต้องสอดคล้องกับแผนหลักของหน่วยงานสำหรับแผนปฏิบัติของกลุ่มพื้นที่ เป็นแผนงานที่จัดทำร่วมกันระหว่างหัวหน้ากลุ่มพื้นที่ 5 ส กับสมาชิกกลุ่ม หัวข้อต่าง ๆ ที่ควรมีอยู่ในการดำเนินกิจกรรม 5 ส คือ
   3.2.1) รายละเอียดกิจกรรม เป็นการกำหนดกิจกรรมในเรื่อง 5 ส ของพื้นที่ ว่ามีอะไรบ้างตามขั้นตอนการดำเนินกิจกรรม 5 ส
   3.2.2) ระยะเวลาดำเนินการ จะต้องกำหนดให้ชัดเจนว่าช่วงใดจะทำอะไร ใช้เวลาเท่าใดในการดำเนินงาน และระยะเวลาสิ้นสุดของแผนเมื่อใด เช่น แผน 1 ปี แผน 2 ปี
   3.2.3) ผู้รับผิดชอบ ในแผนควรกำหนดผู้รับผิดชอบในแต่ละหัวข้อไว้ด้วย ซึ่งผู้รับผิดชอบอาจจะเป็นบุคคลหรือหน่วยงานก็ได้
   3.2.4) งบประมาณ แผนที่ดีควรระบุให้ชัดเจนว่าแต่ละขั้นตอนใช้งบประมาณเท่าใด
   3.2.5) วันที่จัดทำแผน เพื่อให้ทราบว่าแผนการดำเนินการนั้นทำไว้ตั้งแต่เมื่อใด

ทั้งนี้ การดำเนินกิจกรรม 5 ส มิใช่อยู่แค่ 1 ปี หรือ 2 ปี เท่านั้น แต่ต้องปฏิบัติอย่างต่อเนื่องจนเป็นนิสัยไม่มีสิ้นสุดและมีความก้าวหน้ายิ่งขึ้น มีมาตรฐานที่สูง อันเป็นไปตามหลักการของการเพิ่มผลผลิต คือ วันนี้ต้องดีกว่าเมื่อวานนี้ และวันพรุ่งนี้ต้องดีกว่าวันนี้

   3.3) มีการประชุมของสมาชิกที่อยู่ในพื้นที่อย่างสม่ำเสมอ เพื่อให้แผนปฏิบัติการที่ร่วมกันกำหนดเกิดผลในทางปฏิบัติ

   3.4) ทุกคนในพื้นที่ต้องทำ 3ส แรก ในพื้นที่ที่รับผิดชอบรายละเอียดของการทำกิจกรรม

   3.5) จัดให้มีการประเมินความคืบหน้าของการดำเนินกิจกรรม โดยคณะกรรมการ 5 ส และที่ปรึกษาหรืออาจจะกำหนดให้มีการตรวจติดตามภายในพื้นที่ด้วย การตรวจเป็นการประเมินความคืบหน้าของการดำเนินกิจกรรม คณะกรรมการจะต้องได้รับการอบรมเทคนิค วิธีการตรวจพร้อมเกณฑ์การประเมินด้วย

   3.5.1) การประเมินมี 2 ส่วน คือ การให้คะแนนระดับผลการดำเนินกิจกรรม ตามรายละเอียดที่กำหนดในแบบประเมิน เช่น ระดับของความสะอาด การสะสาง หรือ การจัดสะดวกตลอดจนเรื่องของความปลอดภัย และความร่วมมือร่วมใจ เป็นต้น และการให้ข้อเสนอแนะของกรรมการ ซึ่งพื้นที่จะต้องนำไปปรับปรุง หรือข้อดีเด่นที่พบซึ่งสามารถนำไปเป็นตัวอย่าง หรือกำหนดเป็นมาตรฐานต่อไป
   3.5.2) ควรจัดให้มีการปรับปรุงหรือแจ้งผลการดำเนินกิจกรรมให้ทุกคนได้รับทราบ

   3.6) สำหรับหน่วยงานใหญ่ ในขั้นตอนดำเนินการนี้ อาจจัดทำพื้นที่ตัวอย่าง (model area) เพื่อเป็นแบบอย่างแก่ฝ่ายหรือแผนกอื่น ๆ ต่อไป โดยพื้นที่ตัวอย่างนี้จะต้องมีการจัดตู้เอกสาร แฟ้ม ลิ้นชัก โต๊ะทำงาน ตามหลักการ 5 ส และเครื่องมืออุปกรณ์สะอาด (มีแผนหรือมาตรฐานการทำความสะอาดประจำวัน ประจำสัปดาห์ ประจำเดือน เป็นต้น)

   3.7) ระหว่างการดำเนินกิจกรรมทั้งในพื้นที่ตัวอย่าง และพื้นที่อื่น ๆ จำเป็นที่เจ้าหน้าที่ส่งเสริมกิจกรรม 5 ส หรือ 5S facilitator จะต้องช่วยประสานงาน ติดตาม ผลักดัน และช่วยเหลือสมาชิกในพื้นที่ นอกจากนั้น ยังต้องรายงานความคืบหน้า และปัญหาอุปสรรคให้แก่ผู้บังคับบัญชาที่รับผิดชอบ ซึ่งเป็นหนึ่งเป็นกรรมการของคณะกรรมการ 5 ส ของหน่วยงานด้วย

   3.8) มีการจัดกิจกรรมส่งเสริมและประชาสัมพันธ์ เรามักจะได้ยินคำพูดที่ว่า “กิจกรรม 5 ส นั้นทุกคนต้องปฏิบัติตาม” หมายความว่ากิจกรรม 5 ส เป็นกิจกรรมที่ทุกคนต้องทำ ถ้ามีคนใดคนหนึ่งเพิกเฉยไม่ปฏิบัติตามก็จะเกิดความเสียหายทั้งกลุ่ม ยกตัวอย่างเช่น กลุ่ม 5 ส พื้นที่ที่หนึ่งมี 9 คน สมาชิกมี 8 คน ช่วยกันทำกิจกรรม 5 ส อย่างดี มีการจัดเก็บระบบเอกสารอย่างถูกต้องเป็นระเบียบมีบัญชีคุมเอกสาร เมื่อสมาชิกนำไปใช้ก็นำมาเก็บไว้ที่เดิม แต่มีสมาชิกอยู่ 1 คน ไม่สนใจหยิบมาใช้แล้วก็นำไปซุกไว้ตู้ใดก็ได้ตามใจตนเอง ระบบการจัดเก็บเอกสารนั้นก็ไม่ประสบผลตามที่คาดหวัง ในที่สุดคนอื่นมาหาก็ไม่เจอ เช่นนี้เป็นต้น ดังนั้นการนำกิจกรรม 5 ส มาใช้ในหน่วยงานจำเป็นต้องมีการรณรงค์ส่งเสริมเพื่อกระตุ้นให้ทุกคนเข้ารวมกิจกรรม ดังนั้นการส่งเสริมกิจกรรม 5 ส จึงเป็นเรื่องที่สำคัญมากเรื่องหนึ่งในการดำเนินกิจกรรม 5 ส เป็นไปด้วยความพร้อมเพรียงต่อเนื่อง และพัฒนายกระดับความเป็นระเบียบเรียบร้อยในสถานที่ทำงานให้เป็นหน่วยงานชั้นหนึ่งจำเป็นต้องมีการส่งเสริมและสนับสนุนต่าง ๆ เครื่องมือที่จะช่วยในการส่งเสริมการดำเนินกิจกรรมแบ่งเป็น 3 ประเภท

   3.8.1) เครื่องมือส่งเสริมกิจกรรม 5 ส (promotion tools) เครื่องมือส่งเสริมกิจกรรมมีความจำเป็นอย่างยิ่งในการดำเนินกิจกรรม 5 ส เพื่อเป็นการรณรงค์และกระตุ้นให้พนักงานมีส่วนร่วม ตัวอย่าง คือ

      3.8.1.1) โปสเตอร์ 5 ส (5S posters) เพื่อให้ความรู้ความเข้าใจและเพื่อกระตุ้นเตือนให้พนักงานร่วมมือดำเนินกิจกรรม 5 ส อาจให้พนักงานคิดทำกันเอง หรือแข่งขันวาดภาพโปสเตอร์ ภายในหน่วยงาน หรือติดต่อหน่วยงานภายนอกที่เขาทันไว้แล้ว เช่น สถาบันเพิ่มผลผลิตแห่งชาติ เอามาติดในโรงเรียนของตนก็ได้
      3.8.1.2) คำขวัญ 5 ส (5 S slogans) อาจจัดให้มีการประกวดคำขวัญ และนำคำขวัญที่ชนะมาจัดทำเป็นโปสเตอร์ติดในโรงงาน เช่น “5 ส คือ ปัจจัยสร้างนิสัย ใช้พัฒนา” หรือ “5 ส ก่อเกิดผล ถ้าทุกคนร่วมมือทำ” เป็นต้น
      3.8.1.3) ข่าว 5 ส (5S newsletter) เป็นเอกสารเผยแพร่การดำเนินกิจกรรม 5 ส ในหน่วยงานเพื่อให้พนักงานได้รับข่าวความเคลื่อนไหวภายในและภายนอก รวมทั้งมีสาระเนื้อหาทางวิชาการแทรกอยู่ด้วย อาจจะมีคอลัมน์ซุบซิบสังคมชาว 5 ส กระเซ้าเย้าแหย่กระตุ้นให้เกิดการอยากมีส่วนร่วมก็ได้ และข่าว 5 ส (5S newsletter) นี้จะเป็นสื่อในการประกาศผล การประเมินความคืบหน้าของการดำเนินกิจกรรม 5 ส ในแต่ละช่วงที่ตรวจติดตาม 5 ส ด้วย
      3.8.1.4) เหรียญ 5 ส (5S badges) มีหลายหน่วยงานได้จัดทำเหรียญ 5 ส ติดหน้าอกเสื้อ แสดงถึงการดำเนินกิจกรรมวัน 5 ส หรือเหรียญแสดงว่าผู้ติดอยู่ในกลุ่มพื้นที่ที่ชนะเลิศ การดำเนินกิจกรรม 5 ส ประจำเดือน/ประจำโครงการ ของบริษัทก็ได้ หลาย ๆ บริษัทในประเทศไทยก็ได้จัดทำกัน เช่น บางบริษัทได้จัดทำป้ายติดเสื้อรูปสี่เหลี่ยมมีคำภาษาญี่ปุ่นทั้ง 5 ส และชื่อบริษัท หรือทำเป็นสติกเกอร์ติดหน้าอก หรือแถบรัดแขนเสื้อ เป็นต้น

   3.8.2) เครื่องมือในการดำเนินการ (implementing tools)

      3.8.2.1) การประกวดข้อเสนอแนะเกี่ยวกับ 5 ส กระตุ้นให้พนักงานนำเรื่อง 5 ส มาเขียนเป็นข้อเสนอแนะ
      3.8.2.2) วัน 5 ส (เดือนละครั้ง) กำหนดวันที่แน่นอนในการทำ 5 ส เช่น วันที่ 25 ทำ 5 ส หรือวันพุธยุทธการ 5 ส วันที่ 5 ทำ 5 ส 5สิงหา 5 ส เป็นต้น
      3.8.2.3) การดูงานด้าน 5 ส นำพนักงานดูงาน 5 ส ในหน่วยงาน ที่ดำเนินกิจกรรม 5 ส ดีเด่น เช่น การดูงานสถาบันเพิ่มผลผลิตแห่งชาติ เป็นต้น อันจะทำให้พนักงานเชื่อถือ และอยากปฏิบัติ (Seeing is believing) อีกทั้งยังเป็นการเปิดโอกาสให้สามารถนำเอาความคิดหรือลอกแบบที่ดีจากหน่วยงานอื่นมาปรับให้เหมาะสมกับหน่วยงานต่อไป
      3.8.2.4) การบันทึกภาพ ควรทำเป็นประจำ อาจทุก 3 เดือน ทั้งนี้เพื่อให้เห็นถึงความแตกต่าง และการเปลี่ยนแปลงก่อนเริ่มกิจกรรม ระหว่างดำเนินกิจกรรมเป็นระยะๆ ดูการปรับปรุงจะเห็นความก้าวหน้าขึ้นเป็นลำดับ และเพื่อจูงใจให้เกิดการดำเนินการอย่างต่อเนื่องต่อ ๆ ไป การถ่ายภาพอาจเริ่มต้นเลือกจุดที่เห็นเด่นชัดว่าต้องปรับปรุงหรือเป็นจุดที่สกปรกรกรุงรังมาก ไม่มีระเบียบ

   3.8.3) เครื่องมือประเมินผลกิจกรรม (evaluation tools)

      3.8.3.1) การตรวจติดตามโดยผู้บริหารสูงสุด คือ จำเป็นต้องกำหนดให้ผู้บริหารสูงสุด ควรเดินตรวจการปฏิบัติงานของพนักงานในพื้นที่ (management by walking around) เพื่อได้รับทราบถึงสิ่งที่เกิดขึ้นจริงในพื้นที่มีปัญหาอะไรจะสั่งการได้ทันทีรวมทั้งทำให้เกิดความคุ้นเคยระหว่างผู้บริหารและพนักงานโดยเฉพาะเรื่องกิจกรรม 5 ส การเดินตรวจเป็นการแสดงออกถึงการเอาจริงเอาจังของผู้บริหารอีกด้วย

      3.8.3.2) morning check rally เป็นการตรวจสอบโดยผู้บริหารระดับต้น/ระดับกลาง คือ ผู้จัดการแผนกหรือผู้จัดการส่วน ต้องเดินตรวจสอบสถานที่ปฏิบัติงานเองทุกเช้าทุกวัน พร้อมทักทายกับพนักงานทุก ๆ คน จดบันทึกเรื่องที่สังเกตเห็น ค้นหาปัญหาต่าง ๆ ที่เกิดขึ้น อันจะทำให้การดำเนินกิจกรรม 5 ส ไม่ก้าวหน้าต่อไป ต่อจากนั้น จัดลำดับปัญหาออกเป็นระดับ (เกรด) A, B และ C โดยกำหนดออกมาให้ชัดเจนว่าปัญหาระดับใดต้องแก้ไขเมื่อใด นำปัญหาเหล่านั้นไปพูดคุยกับเจ้าหน้าที่รับผิดชอบ แล้วจึงเดินตรวจดูสภาพความคืบหน้าว่าเป็นไปตามข้อกำหนดไว้หรือไม่ ในการเดินตรวจ morning check rally วันต่อ ๆ ไป
      3.8.3.3) การตรวจให้คะแนน การตรวจให้คะแนนเป็นสิ่งที่จะกระตุ้นส่งเสริมให้พนักงานร่วมมือร่วมใจกันทำกิจกรรม 5 ส ที่ดีวิธีหนึ่ง โดยเฉพาะการทำ 5 ส แบบไทย ๆ คนไทยเรามีนิสัยชอบการแข่งขัน ประเภทแพ้ไม่ได้มีอยู่มาก ที่จริงแล้วการตรวจให้คะแนนนี้ก็คือการประเมินความคืบหน้าของการดำเนินกิจกรรมด้วยการให้คะแนนนั่นเอง การตรวจให้คะแนนนี้เปรียบดาบ 2 คม อาจจะทำให้กิจกรรม 5 ส หยุดชะงักไปเลยก็ได้ ถ้าการตรวจให้คะแนนแบบตามอำเภอใจ กรรมการไม่มีระบบและกรรมการไม่มีความรู้เรื่อง 5 ส ที่ดี ดังนั้นจึงจำเป็นต้องมีการอบรม “เทคนิคการตรวจ 5 ส” ให้กับกรรมการทุกคนก่อนทำหน้าที่ตรวจ 5 ส จริง การตรวจ 5 ส แบบให้คะแนนนี้อาจมีการสะสมคะแนนหรือมีตารางแสดงผลการให้คะแนนเพื่อเปรียบเทียบกับครั้งก่อน ๆ เพื่อดูการพัฒนาพื้นที่หรือยกระดับมาตรฐาน 5 ส ของพื้นที่นั้น ๆ รวมทั้งข้อแนะนำที่ควรได้รับการแก้ไขปรับปรุง และข้อดีเด่นที่ควรยกย่อง
      3.8.3.4) ตั๋ว 5 ส (5S tickets) มีลักษณะคล้ายกับใบแจ้งการดำเนินการแก้ไขและป้องกันของ ISO 9000 (corrective action request) เป็นใบที่ผู้บริหารแจ้งให้พนักงานแก้ไขปรับปรุงในจุดที่ยังบกพร่องอยู่โดยกำหนดระยะเวลาเสร็จ
      3.8.3.5) การประกาศเกียรติคุณและการให้รางวัล เมื่อมีการประกวดการแข่งขันพื้นที่ 5 ส ดีเด่นแล้วก็ควรมีการมอบประกาศเกียรติคุณแก่กลุ่มที่ดำเนินกิจกรรม 5 ส รางวัลดังกล่าวอาจจะเป็นรางวัลดีเด่นในเรื่องการปรับปรุง การมีส่วนร่วม และการสร้างสรรค์ รางวัลพื้นที่ชนะเลิศคะแนนสูงสุดประจำปี ประจำไตรมาศ หรือประจำเดือน สำหรับประกาศเกียรติคุณ หรือโล่ที่มอบควรเป็นระบบเวียน กล่าวคือพื้นที่อื่นถ้าได้คะแนนสูงกว่าในระยะเวลาถัดไปก็มีโอกาสเอาไปครอง ซึ่งวิธีนี้จะเป็นการลดที่เก็บประกาศเกียรติคุณหรือโล่ต่าง ๆ ซึ่งถ้าไม่ทำเช่นนี้ ต่อไปจะมีปัญหาที่เก็บป้ายประกาศเกียรติคุณหรือโล่ต่าง ๆ และจะต้องมาสะสางกันอี ในบางกรณีอาจเปิดโอกาสให้พนักงานเสนอผลงานโดยจัดเป็นกิจกรรมส่งเสริมขึ้นมา โดยผู้บริหารสูงสุดจะต้องให้ความสำคัญและให้เวลามีส่วนร่วมในการรับฟังการเสนอผลงาน และเป็นผู้มอบรางวัล เพื่อออกแสดงออกถึงการที่ผู้บริหารตระหนักถึงคุณค่าในความพยายามที่จะปรับปรุงงานและสถานที่ทำงานร่วมกันเป็นการเสริมสร้างสัมพันธภาพในงาน และหล่อหลอมวัฒนธรรมที่ดีในองค์การด้วย

4)ขั้นปรับปรุงและสร้างมาตรฐาน

ในขั้นปรับปรุงและสร้างมาตรฐาน นี้ หมายความถึงการนำผลของการตรวจติดตามความคืบหน้า (PDCA) และการสร้างเป็นมาตรฐาน (PDSA) ซึ่งมีรายละเอียดของการดำเนินการในขั้นตอนนี้ประกอบด้วย

   4.1)การนำผลการตรวจติดตามความคืบหน้ามาปรับปรุงให้ดียิ่งขึ้นถือว่าเป็นขั้นตอนของการปรับปรุง ซึ่งเป็นไปตามหลักการของ PDCA คือเมื่อได้วางแผนกไว้ (Plan) แล้วลงมือปฏิบัติ (Do) พร้อมกับต้องมีการตรวจสอบ (Check) เพื่อหาข้อควรปรับปรุงแล้วจึงนำมาดำเนินการแก้ไข (Act) ซึ่งจะส่งผลให้มีการปรับปรุง 5 ส ในแต่ละพื้นที่ดียิ่งขึ้น อันนำมาซึ่งประสิทธิภาพ คุณภาพ และการเพิ่มผลผลิตอย่างต่อเนื่อง

   4.2)ข้อดีที่พบจากการตรวจติดตามการดำเนินกิจกรรม และสิ่งที่ได้แก้ไขปรับปรุงซึ่งเป็นผลมาจาก (4.1) นั้น สามารถนำไปกำหนดเป็นมาตรฐาน ของหน่วยงานต่อไปได้ ดังนั้นการตรวจติดตามจึงมีประโยชน์ต่อการปรับปรุงและสร้างมาตรฐาน (PDSA : Plan Do Standard Act)

5)ขั้นยกระดับ กิจกรรม 5 ส

ในขั้นตอนการยกระดับกิจกรรม 5 ส นับเป็นพื้นฐานของการปรับปรุงการเพิ่มผลผลิต ที่หากปฏิบัติอย่างต่อเนื่องจะสามารถนำเทคนิคขั้นสูงอื่น ๆ เช่น TQM, JIT, TPM มาเพิ่มประสิทธิภาพ คุณภาพที่สนองตอบความพึงพอใจของลูกค้าแต่ก่อนที่จะนำเทคนิคเหล่านั้นมาใช้ ยังมีกิจกรรมและเทคนิคอื่น ๆ ที่ต้องนำมาเชื่อมโยงและผสมผสานกับการดำเนินกิจกรรม 5 ส เช่น กิจกรรมข้อเสนอแนะ กิจกรรมกลุ่มคุณภาพ เทคนิควิศวกรรมอุตสาหการ การบำรุงรักษาเครื่องจักรด้วยตนเอง เป็นต้น การนำกิจกรรมใดมานั้น มีหน่วยงานจำนวนมากที่ลอกเลียนแบบอย่างจากที่อื่น ซึ่งก่อให้เกิดปัญหาต่าง ๆ ตามมา เช่น พื้นฐานความรู้และทักษะในการดำเนินกิจกรรมปรับปรุงการเพิ่มผลผลิตของพนักงานยังไม่พอเพียงหรือเหมาะสม หรือกิจกรรมนั้นไม่สามารถแก้ปัญหาที่มีอยู่ได้ พนักงานรู้สึกสับสนจากการมีกิจกรรมหลาย ๆ อย่าง อันจะส่งผลให้กิจกรรมและเทคนิคทั้งหลายไม่ประสบความสำเร็จรวมไปถึงกิจกรรม 5 ส ที่ดำเนินอยู่ด้วย การยกระดับกิจกรรม 5 ส ให้สูงขึ้นสามารถทำได้ 2 แนวทาง

   5.1) สำรวจปัญหาต่าง ๆ ในหน่วยงานว่ามีอะไรบ้าง และปัญหาเหล่านี้สามารถนำ ส แต่ละตัวผนวกกับเทคนิคอื่นบางส่วนมาแก้ไขได้หรือไม่ เช่น มีปัญหาในเรื่องต้นทุนของพัสดุคงคลังที่สูงขึ้น การทำสะสาง สะดวก และหลักการจัดพัสดุคงคลัง สามารถลดปริมาณของพัสดุเหลือเท่าที่จำเป็น และก่อให้เกิดการหมุนเวียนของพัสดุที่ดีขึ้น หรือมีปัญหาเรื่องเครื่องจักรเสียบ่อย การทำความสะอาด รวมถึงพื้นฐานบางส่วนของ TPM ด้วย การทำสัญลักษณ์การควบคุมด้วยการมองเห็น (visual control) การฝึกพนักงานให้รู้จักเครื่องจักรของตนเองและดูแลทำความสะอาดปรับแต่งเครื่องจักรอย่างถูกต้อง จะช่วยลดการเสียของเครื่องจักร ซึ่งการทำสิ่งเหล่านี้จะช่วยยกระดับของ 5 ส ให้สูงขึ้น

   5.2) นำกิจกรรมและเทคนิคอื่นเข้ามาดำเนินการร่วมกับกิจกรรม 5 ส หลังจากทำ 5 ส ไประยะหนึ่ง เช่นกิจกรรมข้อเสนอแนะ เทคนิควิศวกรรมอุตสาหกรรม (IE) เป็นต้น ซึ่งการทำกิจกรรมและเทคนิคเหล่านี้ต้องมีส่วนส่งเสริมให้ 5 ส มีการพัฒนาที่ดีขึ้น เช่น กิจกรรมข้อเสนอแนะ สามารถเสนอเรื่องการปรับปรุงในเรื่องของ 5 ส ได้ เทคนิค IE ช่วยในการจัดสะดวกในเรื่องของการไหลของงาน การปรับเปลี่ยนวิธีการทำงาน ซึ่งการนำเทคนิคอื่น ๆ มาผสมผสานจะสามารถช่วยในการดำเนินเทคนิคขั้นสูงในอนาคตง่ายขึ้น อันเป็นการยกระดับการเพิ่มผลผลิตของหน่วยงาน

คราวต่อไป เรามาส่งท้ายความรู้เรื่อง 5 ส นี้กันด้วยเรื่องของปัจจัยอะไรที่ทำให้การดำเนินงาน 5 ส ประสบผลสำเร็จ...


บทความนี้เกิดจากการเขียนและส่งขึ้นมาสู่ระบบแบบอัตโนมัติ สมาคมฯไม่รับผิดชอบต่อบทความหรือข้อความใดๆ ทั้งสิ้น เพราะไม่สามารถระบุได้ว่าเป็นความจริงหรือไม่ ผู้อ่านจึงควรใช้วิจารณญาณในการกลั่นกรอง และหากท่านพบเห็นข้อความใดที่ขัดต่อกฎหมายและศีลธรรม หรือทำให้เกิดความเสียหาย หรือละเมิดสิทธิใดๆ กรุณาแจ้งมาที่ ht.ro.apt@ecivres-bew เพื่อทีมงานจะได้ดำเนินการลบออกจากระบบในทันที