ชัชวาล อรวงศ์ศุภทัต

ผู้เขียน : ชัชวาล อรวงศ์ศุภทัต

อัพเดท: 03 มี.ค. 2009 09.16 น. บทความนี้มีผู้ชม: 36233 ครั้ง

เกร็ดความรู้...เพื่อเป็นมนุษย์งานมือโปร
HR Contribution

ในสภาพการณ์ของสังคมที่ความรู้เป็นเรื่องที่เปลี่ยนแปลงไปตลอด และเป็นสิ่งจำเป็นของการเรียนรู้เพื่อสร้างความก้าวหน้าให้กับหน้าที่การงานและชีวิต ในฐานะที่ผู้เขียนทำงานในสายงานบริหารทรัพยากรบุคคล จึงขอฝากเกร็ดเล็กน้อยเกี่ยวกับการทำงานไว้ให้ได้เรียนรู้กัน....


ระบบพี่เลี้ยงพนักงานใหม่ : จากบางตัวอย่าง

เมื่อมีพนักงานใหม่เข้ามาทำงานในองค์การ  ปัญหาความวุ่นวายที่พบไม่น้อยนอกเหนือไปจากการปรับตัวของพนักงานใหม่ในแง่ของการใช้ชีวิตในที่ทำงาน ในสภาพแวดล้อมของการทำงาน เพื่อนร่วมงานและหัวหน้างานใหม่ ทั้งต่างฝ่ายและในฝ่ายแล้ว  ปัญหาอย่างหนึ่งที่ส่งผลกระทบต่อขวัญกำลังใจของพนักงานใหม่ไม่น้อยคือ ช่องว่างของความรู้ในการทำงานของพนักงานเก่าและพนักงานใหม่  ช่องว่างนี้  ไม่ได้หมายถึงความรู้ความสามารถที่ไม่เท่ากันของพนักงาน  แต่หมายถึงทักษะการทำงานตามระบบงานและเนื้องานขององค์การที่มีและที่เป็นอยู่  ซึ่งพนักงานใหม่ แม้จะมีประสบการณ์ก็เป็นประสบการณ์ของงานเก่าที่ผ่านมา  ไม่สามารถนำมาใช้ได้อย่างเต็มที่มากนัก  และแน่นอนว่าก็คงต้องใช้เวลาสักระยะหนึ่งในการปรับตัวเพื่อเรียนรู้ระบบและเนื้องานใหม่ที่เข้ามาทำกับองค์การใหม่ 

 

แล้วจะเกิดอะไรขึ้น หากองค์การนั้น มีการเปลี่ยนงานเข้าออกของพนักงานเป็นว่าเล่น หรือที่เรียกว่า อัตราการเข้าออกงานสูง (High Turnover Rate)

 

ไม่บอกก็รู้ว่า...วุ่นวายครับ...

 

ด้วยเหตุนี้แหล่ะครับ  องค์การจำนวนมาก จึงนิยมนำเครื่องมือการจัดการอันหนึ่งที่เรียกว่า การจัดการความรู้ (Knowledge Management) มาเสริมเพื่อให้ความรู้ที่จากเดิมจะจากไปพร้อมกับพนักงานทุกคนที่ลาออกหรือต้องล้มหายจากองค์การไป  ให้คงอยู่สืบต่อและนำมาพัฒนาองค์การไปสู่ความยุ่งยืนได้ 

 

นอกเหนือไปจากนี้  หลายบริษัทก็ได้สร้างนวัตกรรมของการจัดการนี้ขึ้นเป็นระบบพี่เลี้ยงพนักงานใหม่  โดยวางบทบาทให้ระบบพี่เลี้ยง เป็นกลไกสำคัญในดูแล และรักษาพนักงานใหม่ ที่ผ่านกระบวนการสรรหาและคัดเลือกคนเก่ง คนดีเข้ามาทำงานกับองค์กรได้ ให้สามารถปฏิบัติงานร่วมกับทุกคนในองค์กรได้อย่างมีความสุข โดยปรับตัวเข้ากับองค์กร เพื่อนร่วมงาน และสภาพแวดล้อมในการทำงานที่แตกต่างจากมหาวิทยาลัย หรือองค์กรเดิมได้อย่างมีประสิทธิภาพ

 

หลายองค์การเช่นกันเชื่อว่า  การสร้างระบบพี่เลี้ยง เป็นจุดเริ่มต้นหรือพื้นฐานการพัฒนาพนักงานที่ยั่งยืน ทั้งนี้เนื่องจากพนักงานใหม่ ส่วนใหญ่ที่ก้าวเข้ามาในองค์กร ล้วนมีทัศนคติ ค่านิยม พฤติกรรม และ Life Style ที่แตกต่างจากวัฒนธรรมการทำงาน ขององค์กร  ดังนั้น องค์กรจึงจำเป็นต้องมีการวางแผนอย่างเป็นระบบ ในการสร้างระบบพี่เลี้ยง เพื่อช่วยส่งเสริมและสนับสนุนให้พนักงานใหม่ปรับตัวเข้ากับองค์กร และเป็นพนักงานที่มีคุณภาพ รวมทั้งเป็นกำลังสำคัญในการสนับสนุนให้องค์กรประสบความสำเร็จต่อไป  ทั้งยังเสริมสร้างความผูกพันระหว่างบุคลากร ทั้งในระดับเดียวกันและต่างระดับที่เข้ามาเกี่ยวข้องกับกระบวนการเป็นพี่เลี้ยง  เป็นการสร้างความสัมพันธ์ ความคุ้นเคย ทัศนคติที่ดี บรรยากาศที่ดีในการทำงานให้แก่พนักงานใหม่   และกระบวนการจูงใจ ส่งเสริม สนับสนุนให้ผู้ทำหน้าที่พี่เลี้ยง 

 

ระบบพี่เลี้ยงขององค์การต่าง ๆ  นั้น ก็อาจจะเรียกชื่อแตกต่างกันไปบ้างเช่น ธนาคารเอชเอสบีซี เรียกว่า เป็น โครงการที่ปรึกษา  (Mentor Programme) โดยโครงการที่ปรึกษาในเอชเอสบีซีนี้     เป็นความร่วมมือระหว่างพนักงานผู้ที่มีประสบการณ์มากกว่า และผู้ที่มีประสบการณ์น้อยกว่าในการแลกเปลี่ยนความรู้และการพัฒนาทั้งในด้านส่วนตัวและการทำงาน ในหลายปีที่ผ่านมาโครงการนี้ได้เป็นเครื่องมือที่มีประสิทธิภาพในการทำให้องค์กรสามารถสนับสนุนการพัฒนาและการเรียนรู้ของพนักงาน  โดยสัมพันธภาพที่เกิดก่อผ่านการปรึกษานี้ สามารถสร้างประโยชน์อย่างยิ่งต่อทั้งตัว ผู้ให้การปรึกษา และผู้ได้รับการปรึกษา รวมถึงตัวธนาคารเอชเอสบีซีในภาพรวมอีกด้วย 

 

ลองมาดูว่า  ที่บริษัทแห่งหนึ่ง เอาเป็นว่าชื่อ บริษัท ABC ได้เขียนโครงการเพื่อเสนอโครงการพี่เลี้ยงพนักงานใหม่อย่างไร

 

Development  Proposal

เรื่อง  “ระบบพี่เลี้ยงพนักงานใหม่”

 

ในปัจจุบันพนักงานใหม่ซึ่งเข้ามาปฏิบัติงานให้กับบริษัท ยังไม่ทราบและหรือไม่เข้าใจเกี่ยวกับวัฒนธรรมองค์กร บทบาท หน้าที่ ความรับผิดชอบ การวางตัว และหรือการปฏิบัติตัวในด้านอื่น  ๆ ซึ่งนอกเหนือไปจากการทำงานปกติ รวมทั้งมีการสอนงานในเทคนิคการทำงานบางเรื่องที่เป็นความรู้เฉพาะ เพื่อเป็นการสร้างสายสัมพันธ์ที่ดีระหว่างพนักงานใหม่และพนักงานเก่า  สนองต่อนโยบายการบริหารบุคลากรที่เน้นการให้ความสำคัญกับพนักงานทุกคนที่ถือเป็น ทรัพยากรอันทรงคุณค่าของบริษัท ด้วยหลักการพัฒนาให้เป็นคนดีและคนเก่ง การส่งเสริมให้เกิดความก้าวหน้าในหน้าที่การงาน การดูแลให้มีความสุขอบอุ่นในการทำงาน และการสร้างเสริมให้เกิดระบบพนักงานสัมพันธ์ที่ดีในบริษัท  HR ควรพิจารณากำหนดแนวทาง ขอบเขต หน้าที่ ข้อพึงปฏิบัติ และรายละเอียดสำหรับระบบพี่เลี้ยงพนักงานใหม่ ดังนี้

          

1. ระบบพี่เลี้ยงพนักงานใหม่ 

เป็นวิธีการในการเสริมสร้างความเข้าใจของพนักงานในเรื่องการปฏิบัติงานในหน้าที่และการประพฤติตนตามกรอบวัฒนธรรมองค์การ ซึ่งจะส่งผลให้เกิดระบบพนักงานสัมพันธ์ที่ดี บริษัทจึงให้ความสำคัญในการที่จะคัดเลือกผู้ที่จะมาทำหน้าที่พี่เลี้ยงให้กับพนักงานใหม่ ซึ่งบริษัทประสงค์ที่จะให้ผู้ที่ได้รับการคัดเลือกให้เป็นพี่เลี้ยงทุกคน ทำหน้าที่เป็นตัวแทนของหน่วยงาน/องค์กรในการให้ความรู้ ให้คำแนะนำ และสอนงานแก่พนักงานใหม่

 

2. แนวทางคัดเลือก / ขอบเขตความรับผิดชอบของพี่เลี้ยง

2.1   แนวทางคัดเลือกพี่เลี้ยงพนักงานใหม่  

บริษัทจะพิจารณาคัดเลือกพี่เลี้ยงพนักงานใหม่  โดยพี่เลี้ยงพนักงานใหม่ควรมีคุณสมบัติข้างท้ายนี้

(1)   เป็นผู้ที่มีทัศนคติที่ดีต่อบริษัท

(2)   มีอายุตัวมากกว่าพนักงานใหม่อย่างน้อย 6 เดือน

(3)   ควรเป็นเพศเดียวกัน เพื่อความสะดวกในการวางตัว

(4)   ควรอยู่ในสายอาชีพ/ หน่วยงานเดียวกัน แต่ไม่ควรเป็นผู้บังคับบัญชาโดยตรง  (ยกเว้นบางกรณีที่ฝ่ายต้นสังกัดจะพิจารณามอบหมาย )

(5)   มีความประพฤติดี ปฏิบัติตามกฎระเบียบบริษัท และมีประวัติการทำงานที่ดี  เพื่อเป็นตัวอย่างอันดีแก่พนักงานใหม่

(6)   มีความเข้าใจในเนื้องานที่พนักงานใหม่รับผิดชอบหรือจะต้องปฏิบัติงาน

(7)   มีลักษณะการเป็นผู้นำ มีความเป็นผู้ใหญ่ เพื่อสามารถจูงใจ / โน้มน้าวจิตใจพนักงานใหม่ได้

(8)   มีความรู้ ความเข้าใจเกี่ยวกับการบริหารงานและระเบียบโดยทั่ว ๆ ไปของบริษัท

(9)   มีมนุษยสัมพันธ์ดี


2.2.  ขอบเขตความรับผิดชอบของพี่เลี้ยงพนักงานใหม่

(1)  พี่เลี้ยงควรดูแลพนักงานใหม่ไม่เกิน 1 คน

(2)  ระยะเวลาของการเป็นพี่เลี้ยงพนักงานใหม่โดยเฉลี่ยใช้เวลาประมาณ 4 เดือน หรือตลอดระยะเวลาในการทดลองงานของพนักงานใหม่

(3)  ให้ความเห็นและหรือประเมินพนักงานใหม่ตามรอบการประเมินคือ 45 วัน, 80 วัน และ 119 วัน  โดยแจ้งให้เข้าหน้าที่วัดผลการปฏิบัติงานของพนักงานทราบเป็นลายลักษณ์อักษร (ตามแบบฟอร์มรายงานที่กำหนด)  รวมทั้งผู้บังคับบัญชาของพนักงานใหม่ทราบ

                                                                                               

3. หน้าที่ของพี่เลี้ยง   : 

หน้าที่ของพี่เลี้ยงที่มีต่อพนักงานใหม่คือ

(1) เป็นผู้สอนงาน

(2) เป็นที่ปรึกษาเกี่ยวกับการวางตัวและแนวทางการประพฤติปฏิบัติตัวที่เหมาะสม

(3) ให้คำแนะนำเรื่องวัฒนธรรมองค์การ  

โดยพี่เลี้ยงจะต้องทำหน้าที่ต่าง ๆ ดังนี้

(1) เป็นผู้เริ่มสร้างความสัมพันธ์กับพนักงานใหม่

(2) จัดเวลาในการพบปะกับพนักงานใหม่ตามสมควร ตามความเหมาะสมแก่เวลาและโอกาส

(3) ให้คำแนะนำ ตลอดจนตอบข้อซักถามทั่ว ๆ ไปเกี่ยวกับข้อมูล และสถานที่ต่าง ๆ ของบริษัทได้พอสมควร

(4) แนะนำให้รู้จักบุคคลต่าง ๆ ทั้งภายในและภายนอกบริษัทตามควรแก่บุคคลและโอกาส รวมถึงการวางตัวอย่างเหมาะสม

(5) สร้างความอบอุ่น ขวัญ กำลังใจ และความเชื่อมั่นให้กับพนักงานใหม่

(6) ให้คำปรึกษา หารือ แนะนำ และช่วยเหลือเมื่อพนักงานใหม่ประสบปัญหาต่าง ๆ รวมถึงเรื่องการสอนงานในหน้าที่ให้พนักงานใหม่อย่างถูกต้องตามขั้นตอน

(7) ช่วยเหลือ ติดต่อประสานกับหน่วยงานต่าง ๆ เพื่ออำนวยความสะดวกให้กับพนักงานใหม่

(8) ปลูกฝังทัศนคติที่ดีต่อบริษัท และเป็นแบบอย่างที่ดีแก่พนักงานใหม่ในเรื่องระเบียบ วินัย ความซื่อสัตย์ การเอาใจใส่ต่องาน และการพัฒนาตนเอง   

(9) ให้แนวความติดที่บริษัทถือเป็นนโยบาย หรือเกี่ยวกับกิจกรรมการเพิ่มผลผลิตพื้นฐาน

(10) ให้ความสนใจในท่าที การแสดงออกของพนักงานใหม่ เพื่อป้องกันหรือแก้ไขปัญหาในเบื้องต้น

(11) ให้คำแนะนำเกี่ยวกับกิจกรรมหรือวิธีการที่นำมาใช้ในการพัฒนาระบบหรือคุณภาพงาน เช่น ระบบการบริหารงานแบบ BSC, KPI, PDCA เป็นต้น โดยสามารถทำความเข้าใจในเบื้องต้นให้แก่พนักงานใหม่ได้อย่างถูกต้อง และหากไม่อธิบายได้ในบางเรื่องที่พนักงานใหม่สอบถาม พี่เลี้ยงต้องสอบถามจากผู้รู้ในบริษัท เช่น บุคลากรของส่วนงานฝึกอบรมและพัฒนาบุคลากร เพื่อให้คำแนะนำที่ถูกต้องเหมาะสมกับพนักงานใหม่ต่อไป

 

4. กรอบการประพฤติตนของพี่เลี้ยง  :

กรอบแนวทางในการวางตัวของพี่เลี้ยง ตามบทบาทหน้าที่กำหนดไว้ดังนี้ 

(1) เป็นผู้มีน้ำใจ

(2) มีคุณธรรม มีทัศนคติที่ดีต่อพนักงานใหม่

(3) เป็นแบบอย่างที่ดีต่อพนักงานใหม่

(4) มีความรับผิดชอบต่อหน้าที่ของพี่เลี้ยง

(5) คำนึงผลประโยชน์ของส่วนรวมเสมอ

(6) ไม่แสวงหาผลประโยชน์จากพนักงานใหม่

(7) ไม่เปิดเผยความลับส่วนตัวของพนักงานใหม่และบริษัท

(8) หลีกเลี่ยงเรื่องส่วนตัวของพนักงานใหม่ เว้นแต่จะได้รับการร้องขอ ทั้งนี้ให้ขึ้นอยู่กับดุลพินิจของพี่เลี้ยง

 

5.  ข้อมูลที่พี่เลี้ยงควรทราบ  :  

พี่เลี้ยง ควรจะต้องทราบข้อมูลในเรื่องต่าง ๆ ต่อไปนี้  เพื่อเป็นแนวทางให้กับพนักงานใหม่ว่าควรจะทราบเรื่องใดบ้างในระหว่างที่สอนงานหรือที่รับผิดชอบเป็นพี่เลี้ยง

5.1  ข้อมูลเกี่ยวกับบริษัท
·             การจัดองค์การ และสายงานการบังคับบัญชาของระดับฝ่าย / แผนก / หน่วยงาน
·             กิจกรรมหรือวิธีการที่นำมาใช้ในการพัฒนาระบบหรือคุณภาพงาน เช่น แนวคิดเรื่อง KPI, PDCA เป็นต้น โดยสามารถทำความเข้าใจในเบื้องต้นให้แก่พนักงานใหม่ได้อย่างถูกต้อง
·             กิจกรรมการเพิ่มผลผลิตพื้นฐาน เช่น  ISO / ความปลอดภัยในการทำงาน / 5ส  เป็นต้น


5.2  ข้อมูลเกี่ยวกับบุคคล
·             บุคคลในองค์กร ประกอบด้วย  ผู้บริหารระดับสูง  ชื่อและตำแหน่งที่ถูกต้องของผู้บริหารตามสายงานการบังคับบัญชา และเพื่อนร่วมงานทุกระดับชั้นในหน่วยงานที่สังกัดและหน่วยงานข้างเคียง  
·             บุคคลภายนอกองค์กร และบุคคลที่ต้องติดต่ออยู่สม่ำเสมอ  (ถ้ามี)


5.3 ข้อมูลเกี่ยวกับสภาพแวดล้อม
·             สถานที่และที่ตั้งสถานที่ต่าง ๆ ภายในบริษัท
·             วัฒนธรรมขององค์กร  การวางตัวต่อเพื่อนร่วมงานทุกระดับชั้น และธรรมเนียมปฏิบัติต่าง ๆ เช่น การแสดงความเคารพ, ความพร้อมเพรียงตรงเวลา, ระบบพี่เลี้ยงพนักงานใหม่, การเข้างานก่อนเวลาเริ่มงาน, Morning Brief, การประชุมทีม  เป็นต้น

 

6.  การกำหนดตัวพี่เลี้ยง  : 

 

ระดับพนักงานใหม่

พี่เลี้ยง

L1

L2 ในฝ่ายและสายงานเดียวกัน

L2

L3 ในฝ่ายและสายงานเดียวกัน

L3- L4

L5 ในฝ่ายและสายงานเดียวกัน

L5

L6 ในฝ่าย

L6

L5 ในฝ่าย ที่มีประสบการณ์ทำงานมากกว่า 2 ปี

หรือ L6 ต่างฝ่ายและในทีมเดียวกัน

หรือ L6 ต่างฝ่ายและต่างทีมที่ Relate กันมากที่สุด

 

7.  การติดตามผล / ความคืบหน้าของพนักงานใหม่   : 

เป็นการตรวจสอบว่าพนักงานใหม่มีความรู้ ความเข้าใจ เรื่องต่าง ๆ  ครบถ้วนสมบูรณ์ ตามที่คาดหวังไว้มากน้อยเพียงใดหรือไม่ โดยกำหนดให้ต้องประเมิน ติดตามผลทุก 1 เดือน และส่ง

ผลให้ผู้บังคับบัญชาของพนักงานใหม่ทราบ

 

8.  หน้าที่ของพนักงานใหม่   : 

กำหนดให้พนักงานใหม่ประเมินพี่เลี้ยงตามแบบฟอร์มที่บริษัทกำหนด เพื่อประเมินศักยภาพและความสามารถของพี่เลี้ยงทุก 1 เดือนเช่นกัน

 

เป็นอย่างไรบ้างครับ.... ตัวอย่างของเค้าโครงโครงการพี่เลี้ยงพนักงานใหม่จากรณีตัวอย่างของบริษัท ABC ที่ผู้เขียนได้นำเสนอข้างต้นนี้  เชื่อว่าคงจะช่วยให้ผู้อ่านได้เห็นถึงบางแง่มุมที่จำเป็นต้องพิจารณา ในโอกาสหน้า เราจะมาว่ากันในเรื่องความจำเป็นและความสำคัญ  รวมทั้งเรื่องที่เป็นประโยชน์อย่างอื่นของระบบพี่เลี้ยงพนักงานครับ


บทความนี้เกิดจากการเขียนและส่งขึ้นมาสู่ระบบแบบอัตโนมัติ สมาคมฯไม่รับผิดชอบต่อบทความหรือข้อความใดๆ ทั้งสิ้น เพราะไม่สามารถระบุได้ว่าเป็นความจริงหรือไม่ ผู้อ่านจึงควรใช้วิจารณญาณในการกลั่นกรอง และหากท่านพบเห็นข้อความใดที่ขัดต่อกฎหมายและศีลธรรม หรือทำให้เกิดความเสียหาย หรือละเมิดสิทธิใดๆ กรุณาแจ้งมาที่ ht.ro.apt@ecivres-bew เพื่อทีมงานจะได้ดำเนินการลบออกจากระบบในทันที