ตอนที่แล้ว เราได้ว่ากันไปถึงเรื่องเทคนิค 3 ประการของการบริหารโครงการ (Project Management) ให้ประสบความสำเร็จ ก็คือ ทำความรู้จักกับโครงการ  ค้นหาความต้องการของลูกค้าที่จะต้องตอบสนอง และการวางแผนโครงการ  คราวนี้ มาดูว่า เทคนิคอีก 4 เรื่องของการบริหารโครงการให้ประสบผลสำเร็จคืออะไร

4) การตรวจสอบการดำเนินงานตามแผนอย่างต่อเนื่อง

ในการดำเนินกิจกรรมตามแผนงานของโครงการ จำเป็นที่จะต้องหมั่นสอบถามตนเองว่า อะไรคือความเสี่ยงที่จะเกิดขึ้นจากการดำเนินกิจกรรม และหากเกิดความเสี่ยง หรือเกิดความผิดพลาดเช่นนั้นตามมา ไม่ว่าจะโดยคาดคิดหรือไม่คาดคิดแล้ว   เราจะวางแผนรับมืออย่างไร  การตรวจสอบการดำเนินงานตามโครงการ จึงเป็นเรื่องของการประเมินความเสี่ยงที่อาจจะเกิดขึ้นในระหว่างการดำเนินกิจกรรมใหญ่น้อยตามโครงการ ตัวอย่างเช่น เมื่อพบว่ากิจกรรมหนึ่งดำเนินไปไม่ได้ผลตามเวลาและผลงานที่วางแผนไว้ ประเมินดูแล้ว เป็นเพราะคนทำงานแบบผิดผิดถูกถูก หรือไม่มั่นใจนัก ก็ต้องเตรียมวางแผนไว้ว่า ปัญหาที่จะต้องไม่ให้เกิดขึ้นต่อไปคือเรื่องดังกล่าว ไม่ว่ากับกิจกรรมใด โดยเฉพาะอย่างยิ่งกับกิจกรรมที่คาบเกี่ยวกันกับเรื่องที่เกิดปัญหาขึ้น เป็นต้น  

5) การให้สมาชิกในโครงการมีส่วนร่วม

การมีส่วนร่วมเป็นสิ่งที่ดีครับ  ในการบริหารโครงการที่มักทำงานกันในรูปของทีม  สังเกตได้จากคุณลักษณะหรือคุณสมบัติของคนทำงานที่มักระบุว่า มีความสามารถในการทำงานเป็นทีม ก็จะเห็นได้แล้วว่า ยังงัยการบริหารโครงการก็มักเป็นทีม  เมื่อเป็นทีม  ก็ไม่มีเขา ไม่มีใคร มีแต่เราที่จะต้องทำงานร่วมกัน  ผู้บริหารโครงการจะมีส่วนช่วยให้โครงการประสบผลได้ก็โดยการที่ผู้บริการกระตุ้นการทำงานร่วมกันของสมาชิกในทีม สร้างบรรยากาศของการแลกเปลี่ยนแลเอื้อเฟื้อเกื้อกูลระหว่างกันในกิจกรรมต่าง ๆ ในบางกรณีอาจจะต้องมีการกระจายแผนงานหลักออกเป็นแผนงานย่อย ๆ และแบ่งให้ให้สมาชิกทำงานตามทรัพยากรและเวลาที่มี   ไม่ว่าจะมากจะน้อย ก็ต้องช่วยเหลือร่วมมือกันครับ

6) จริงจังกับการปฏิบัติงานตามแผน

เช่นเดียวกับข้อ 7) ที่จะกล่าวถึงต่อไป  ในการบริหารโครงการก็ต้องจริงจังกับมัน จะมาทำเล่นเล่นคงไม่เข้าที  ซึ่งเรื่องนี้ก็คือการที่ผู้บริการโครงการจะต้องเข้ามาควบคุมอย่างใกล้ชิด  การควบคุมแบบนี้ ไม่ใช่เรื่องที่จะเป็นประชาธิปไตยหรือไม่ประชาธิปไตย เพราะการควบคุมนี้ก็คือ กระบวนการหนึ่งของการบริหาร (POLC-Plan, Organizing, Leading and Controlling นั่นเอง) ที่ทำกันไปประจำอยู่แล้ว  คงไม่ต้องมาพูดกันเรื่องประชาธิปไตยหรือไม่และอย่างไร  การแสดงความจริงจังนี้ ทำได้โดยการกำหนดกรอบการประชุมหารือกันเพิ่มติดตามความคืบหน้าของงานเสมอ นอกจากนี้ การควบคุมอย่างจริงจัง ยังช่วยให้ผู้บริหารรู้ว่าจะต้องให้การสนับสนุนอย่างไรกับทีมงาน เพื่อแก้ไขปัญหาไม่ให้เกิดความเสียหายนั่นเอง  

7) การควบคุมการดำเนินงานตามโครงการอย่างเคร่งครัด

ผู้บริหารโครงการ ควรทำความตกลงกันกับสมาชิกในทีม หรือผู้ปฏิบัติงานในทีให้ชัดเจนเสียในแต่ต้นมือ (หมายถึงตกลงกันก่อนเป็นเบื้องต้น...) ว่า เมื่อดำเนินโครงการไปแล้ว  โดยมากเราจะดำเนินการตามกระบวนการที่กำหนดไว้ แต่ก็มีกรเปลี่ยนแปลงได้ตามสถานการณ์ที่มีกระทบ และเมื่อนั้น สมาชิกของทีมที่ร่วมกันทำงานในโครงการ จะนำปัญหานั้นมาพูดคุย วิเคราะห์และหาแนวทางการแก้ไขปัญหา หรือแม้กระทั่งปรับกลยุทธ์ในการดำเนินโครงการกันให้เหมาะสม  บทบาทของผู้บริหารประการนี้ คือ ต้องคุมเกมให้อยู่ บนพื้นฐานความร่วมมือระหว่างกันของผู้บริหารและสมาชิกในทีมครับ

8) ทำให้โครงการสำเร็จผลอย่างมืออาชีพ

ในข้อนี้  ต้องอาศัยสิ่งสำคัญที่ผู้บริหารจะต้องทำก็คือ ต้องพยายามสร้างความแน่ใจให้ได้ว่าลูกค้าเกิดความพึงพอใจกับผลลัพธ์ที่เกิดขึ้นจากการดำเนินโครงการ  ซึ่งหากจะให้แน่ใจแล้ว โดยผู้บริหารโครงการก็คงต้องทำการประเมินผลโครงการแบบเป็นระยะ โดยใช้วิธีการประเมินตามตัวแบบที่เราร่ำเรียนกันมาเช่น การประเมินระหว่างโครงการ เป็นต้น  นำมาประยุกต์นิดหน่อยโดยการสร้างกรอบว่าจะประเมินอะไรและอย่างไร  การประเมินโครงการนี้  ย่อมช่วยให้เราได้ทราบว่าโครงการมีปัญหาอย่างไรเกิดขึ้นบ้าง  เพื่อจะได้กำหนดวิธีการและแนวทางในการสนับสนุนแก้ไขปัญหา หรืออาจจะต้องเปลี่ยนแปลงบางเรื่องเพื่อให้โครงการและหรือกิจกรรมประกอบโรงการเดินต่อไปได้  นอกจากนี้  สิ่งที่ท่านอาจจะไม่คาดคิดก็คือ การประเมินโครงการอย่างเป็นธรรมและสุจริตที่สะท้อนผลออกมาในเชิงบวก  ย่อมเป็นส่วนกระตุ้นกำลังใจในการทำงานของผู้ปฏิบัติงานที่อยู่ในโครงการ (ย้ำว่าต้องสุจริต โปร่งใส ตรวจสอบได้และเป็นธรรมครับ)  แต่จะยึดหลักใดล่ะที่จะเป็นกรอบหลักของการตรวจสอบ ตอบได้เลยครับว่า  “ความต้องการของลูกค้า”  นั่นเอง 

จากที่นำเสนอไปแล้ว  เชื่อว่า ท่านผู้บริหารโครงการ อาจจะได้เป็นแนวคิดและแนวทางของการทำงานให้เป็นประโยชน์ โดยเฉพาะกับการบริหารงานภาครัฐ  ซึ่งภารกิจการงานทั้งหลายทั้งปวงล้วนสะท้อนออกมาจากผลของการบริหารโครงการ  และที่สำคัญ เมื่อท่านผู้อ่านเข้าใจเทคนิคของการบริหารโครงการให้ประสบผลสำเร็จนี้แล้ว  เราย่อมจะทราบแนวทางของการตรวจสอบย้อนกลับไปได้ว่า หน่วยงานราชการบ้านเรา หรือการบริหารโครงการของบริษัทเรานี้  เป็นไปหรือมีแนวโน้มที่จะเป็นไปอย่างมีประสิทธิภาพและประสิทธิผลหรือเปล่านั่นเองครับ 

Tweet

Share