ปัจจุบันอุปกรณ์อิเล็กทรอนิกส์ในสำนักงานที่ได้รับการยอมรับและมีความสำคัญได้แก่ เครื่องโทรสาร หรือ เครื่องแฟกส์ (Fax) เป็นเทคโนโลยีโทรคมนาคมอย่างหนึ่งใช้สำหรับโอนถ่ายข้อมูลสำเนาของเอกสาร ไปยังบุคคลหรือสถานที่ที่อยู่ห่างไกลทั้งภายในประเทศและภายนอกประเทศ มักจะใช้ในสำนักงานของทุกๆองค์กร โดยข้อมูลการรับ-ส่งที่ได้รับอยู่ในรูปแบบของกระดาษขนาด A4 นอกจากนี้เครื่องโทรสารยังเป็นทั้งโทรศัพท์และเครื่องถ่ายเอกสารได้อีกด้วย ทำให้ผู้ใช้งานคือ บุคคลในองค์กรได้รับข้อมูลอย่างละเอียดครบถ้วนในเวลาอันรวดเร็ว
เครื่องโทรสาร มี 2 ประเภท
1. เครื่องโทรสารกระดาษความร้อน (กระดาษม้วน)
- ไม่ตัดกระดาษ
- ตัดกระดาษอัตโนมัติ
2. เครื่องโทรสารกระดาษธรรมดา (A4)
- ระบบฟิล์ม
- ระบบอิงค์เจ็ท
- ระบบมัลติฟังก์ชั่น
- ระบบเลเซอร์
ความแตกต่างของเครื่องโทรสารกระดาษความร้อนกับกระดาษธรรมดา
กระดาษความร้อน คือ กระดาษที่เคลือบสารบางชนิดเพื่อให้ทำปฏิกิริยากับความร้อนให้เกิดเป็นตัวอักษรในแผ่นกระดาษ (ระบบความร้อนที่อยู่ในตัวเครื่อง)
กระดาษม้วน คือ กระดาษที่มีความยาวต่อเนื่องกัน และม้วนเป็นทรงกระบอก
ใช้กับเครื่องโทรสารระบบความร้อนเท่านั้น
ขั้นตอนการใช้งาน
1. เปิดฝา ปิดช่องใส่กระดาษ
2. วางกระดาษ โดยให้ด้านที่มีข้อความที่จะส่งคว่ำลง
3. เมื่อใส่กระดาษ ที่จะส่งแล้วจะเห็นคำว่า STANDARD ปรากฎที่หน้าจอบอกสถานะ
4. กดปุ่ม DIGIAL SP-PHONE เพื่อใช้ระบบ HandFree ของเครื่อง
5. กดหมายเลขโทรศัพท์ ปลายที่ที่ต้องการจะส่ง FAX ไป
6. รอจนได้ยินเสียงสัญญาณจากปลายทาง เป็นเสียงพร้อมรับ FAX แล้วจึงกดปุ่มสีเขียว (START/SET/COPY) กระดาษต้นฉบับที่จะส่ง FAX จะค่อย ๆ ถูกดึงเข้าไปอ่าน
7. รอจนกว่าจะมีข้อความว่า SETNT OK ก็เอากระดาษต้นฉบับออก
หมายเหตุ : กระดาษต้นฉบับที่จะ FAX ต้องหนาไม่เกิน 15 แผ่น ต่อการส่ง 1 ครั้ง *
สรุปประโยชน์ของการใช้เครื่องโทรสาร ทำให้เกิด QCDM ต่อองค์กรอย่างไร
Q (Quality) = ในการส่งแฟกส์จะทำให้ผู้รับได้รับรายละเอียดครบถ้วนและแม่นยำ
C (Cost) = การนำเครื่องโทรสารมาใช้แทนการส่งไปรษณีย์จะช่วยลดต้นทุน ประหยัดเวลา และลดค่าใช้จ่าย
D (Delivery) = เป็นการติดต่อสื่อสารผ่านลายลักษณ์อักษรที่มีความรวดเร็ว และเป็นเครื่องมือที่สามารถรับ-ส่งข้อมูลได้ตลอดเวลา
M (Money) = เมื่อต้นทุนลดลง ทำให้องค์กรมีรายได้เข้ามามากขึ้น
ขอขอบคุณข้อมูลจาก
www.ktic.ac.th/pol%20ngan_student/Kru%20J/Office_use.ppt/fax.ppt
บทความนี้เกิดจากการเขียนและส่งขึ้นมาสู่ระบบแบบอัตโนมัติ สมาคมฯไม่รับผิดชอบต่อบทความหรือข้อความใดๆ ทั้งสิ้น เพราะไม่สามารถระบุได้ว่าเป็นความจริงหรือไม่ ผู้อ่านจึงควรใช้วิจารณญาณในการกลั่นกรอง และหากท่านพบเห็นข้อความใดที่ขัดต่อกฎหมายและศีลธรรม หรือทำให้เกิดความเสียหาย หรือละเมิดสิทธิใดๆ กรุณาแจ้งมาที่ ht.ro.apt@ecivres-bew เพื่อทีมงานจะได้ดำเนินการลบออกจากระบบในทันที
