TPA Magazine

ผู้เขียน : TPA Magazine

อัพเดท: 15 พ.ย. 2006 09.59 น. บทความนี้มีผู้ชม: 8215 ครั้ง

โลกปัจจุบันเป็นช่วงของการติดต่อสื่อสารทุกรูปแบบ ซึ่งมีทั้งโทรสาร เว็บไซต์ อีเมล พูดด้วยวาจา เป็นต้น


เทคนิคติดต่อนัดหมายกับผู้ใหญ่ให้ได้ผล

โลกปัจจุบันเป็นช่วงของการติดต่อสื่อสารทุกรูปแบบ ซึ่งมีทั้งโทรสาร เว็บไซต์ อีเมล พูดด้วยวาจา เป็นต้น
 
    การติดต่อจึงมีทั้งไปพบด้วยตนเองหรือนัดหมายล่วงหน้า ที่สำคัญ ถ้าผู้ที่เราต้องการพบเป็นผู้ใหญ่อย่าเดินเข้าไปพบโดยไม่ได้นัดหมาย แล้วไปอ้างว่ามีธุระสำคัญจริง ๆ เพราะผู้ใหญ่คือผู้ใหญ่ท่านมีภารกิจมาก จึงไม่อาจจะรับรู้สิ่งที่เราอ้าง
ยิ่งท่านเป้นผู้ใหญ่มาก ๆ ทุกเวลานาทีจึงยิ่งมีความหมาย
 
     มีนักธุรกิจคนหนึ่งบอกว่า แต่ละนาทีท่านทำเงินได้เป็นล้าน ๆ บาทขึ้นไป อยู่ ๆ โผล่เข้าไปพบท่านตามใจชอบไม่ได้ เพราะท่านอาจไม่ว่าง แต่ท่านอาจเกรงใจจนต้องให้พบ
 
ฉะนั้น การพบผู้ใหญ่ จึง
 
  • ไม่ควรไปพบวันจันทร์หรือวันศุกร์บ่าย เพราะท่านอาจมีธุระไปต่างจังหวัด
  • ไม่ควรไปพบก่อนเที่ยง
  • ไม่ควรนัดพบท่านขณะออจากห้องประชุมที่มีการประชุม ติด ๆ กัน เนื่องจากอาจเครียด หรือต้องขบคิดกับปัญหาหนัก ๆ
  • ไม่ควรนัดท่านในวันเดินทาง ซึ่งอาจทำให้ท่านไปขึ้นรถหรือเครื่องบินไม่ทัน
  • ไม่ควรนัดท่านในช่วงลาพักร้อน เพราะท่านยังไม่รู้อะไร
  • และควรให้ท่านเป็นคนนัดหมายเราว่าต้องการพบเราเมื่อไหร่ ไม่ใช่เราต้องการพบท่านเมื่อไหร่
 
     หากท่านไม่ให้พบก็อย่าตามตื้อเพราะท่านอาจรำคาญ โดยเฉพาะถ้าเราเป็นพนักงานในหน่วยงานของท่าน แต่เราเป็นคนภายนอก ควรจะติดต่อผ่านเลขานุการของท่าน เพื่อนัดหมายให้เราไปพบ ไม่ใช่ติดต่อนัดหมายกับท่านด้วยตนเองโดยตรง หรือไม่ควรนัดหมายกันตามทางเดิน ในห้องน้ำ ในร้านอาหาร ตามภัตตาคาร ฯลฯ เพราะเป็นการไม่สมควร
 
ถ้าต้องไปพบผู้ใหญ่ตามนัด
 
     สมมติว่าผู้ใหญ่ให้เราพบ เราต้องไปพบตามนัด และต้องไปก่อนเวลาห้ามไปสาย และห้ามอ้างว่า รถติด เพราะฟังแล้วเหมือนเป็นการกล่าวเท็จ เนื่องจากรู้อยู่แล้วว่ารถติดทุกวัน ทำไม่ไม่มาก่อนเวลา
 
     โดยเฉพาะตอนไม่ไปตามนัด ห้ามเด็ดขาดที่จะอ้างว่า ป่วย เป็นคำอ้างที่ฟังไม่ขึ้น ปัจจุบันคำนี้มีส่วนมากจะถือเป็นแค่คำแก้ตัวแบบไม่เข้าท่า
 
     ฉะนั้น หากเราไม่อาจไปพบผู้ใหญ่ด้วยเหตุใดก็ตาม เราต้องเจ้งให้ท่านทราบด้วยวาจา โทรศัพท์ จดหมาย ห้ามใช้โทรสาร ดูจะไม่เป็นการสุภาพ และเรียนท่านว่าเราไปพบท่านไม่ไ้ด้วยเหตุสุดวิสัยอะไร
 
     แต่ไม่ควรเลิกนัดท่านกะทันหัน เพราะท่านเสียผลปรโยชน์ เนื่องจากท่านให้เวลาเราเลยไม่ได้นัดกับคนอื่น ทำให้เสียงาน และหากไปพบตามนัด ไม่ควรพูดจายืดยาวน่าเบื่อหน่าย หรือทำให้แขกอื่นที่มา ต้องรอนานจนเกิดอาการหงุดหงิด อยากจะด่าเราเป็นของแถม (ถ้าไม่เกี่ยงว่าเราตัวน้อง ๆ ช้าง)
 
การพูดจากับผู้ใหญ่ จึงต้องเตรียมตัวไปล่วงหน้าว่า
 
  • พูดเรื่องอะไร
  • ทำไมถึงเป็นอย่างนั้น
  • จะให้ทำอะไร
  • มีปัญหาอะไร
  • ทำไมถึงต้องการให้แก้ไข
  • แก้ไขกับไม่แก้ไขต่างกันอย่างไร ฯลฯ
 
     หากเราไม่เตรียมตัวไปให้่พร้อมแล้วพูดยืดยาว จะทำให้ท่านจับใจความไม่้ได้ และถ้าเป็นเรื่องไม่สำคัญควรใช้เวลาไม่เกิน 5 นาัที ถ้าเป็นเรื่องสำคัญก็ไม่ควรเกิน 15 นาที
 
     หากเราพูดยืดยาว เราอาจพูดพลาดหรือทำให้ท่านจับใจความไม่ได้ โดยเฉพาะถ้าเป็นการเสนอรายงานต่าง ๆ ขอให้สรุปออกมาไม่เกิน 1 หน้า ท่านจะได้จับใจความสำคัญได้แบบไม่เสียเวลา
 
     อย่างไรก็ตาม หากจบการนัดหมายต้องขอบคุณท่านที่กรุณาให้เวลาแก่เรา และหวังว่าโอกาสหน้าคงจะกรุณาอีก เมื่อกล่าวอำลาแล้วควรรีบออก ไม่ควรพูดจาขอบคุณซ้ำ ๆ ซาก ๆ เพราะดูไม่จริงใจ
 
     เมื่อนัดหมายกับผู้ใหญ่แล้เกิดสับสนไม่ไปพบท่านก็ไม่ควรนัดหมายท่านอีก เพราะจะเป็นการรบกวนเกินไป ทางที่ดีต้องทิ้งช่วยเวลาสักเล็กน้อย หรือพูดกับเลขานุการของท่าน แล้วให้เลขานุการถามข้อสงสัยของเราแทน แล้วโทรศัพท์ไปถามเลขานุการอีกที
 
     หากเราพบได้ อย่าลืมขอบคุณเลขานุการที่ช่วยให้เรามีโอกาสพบกับท่าน แล้วเขียนจดหมายไปขอบคุณผู้ใหญ่ที่ให้ความร่วมมือเราด้วยดี ผู้ใหญ่จะประทับใจว่า เรานั้นเป็นคนมีมารยาท (ทั้ง ๆ ที่ไม่มีก็ตาม)
 
ผู้ใหญนัดให้ไปพบ
 
     บางครั้งผู้ใหญ่อยากถาม หรือมีข้อสงสัยจะให้เราอธิบาย หากท่านนัดหมายเป็นหน้าที่ของเราต้องไปตามนัด ยกเว้นเราติดภารกิจจำเป็นจริง ๆ เช่น นัดหมายกับที่อื่นไว้แล้ว โดยเฉพาะลูกค้า และเราไม่อาจยกเลิกได้ หรือต้องติดต่อภารกิจสำคัญขององค์กรไปประชุม และภารกิจต้องทำ เป็นต้น
 
     เราอาจขอเลื่อนวันที่ผู้ใหญ่นัดหมาย และขอให้ท่านนัดวันอื่น และเราต้องพยายามทำตัวให้ว่างที่สุด ห้ามอ้างเรื่องส่วนตัวเป็นอันขาด และควรไปพบท่านก่อนเวลานัด ไม่ควรให้ท่านรอ เราต้องรอท่าน
 
     เมื่อเข้าไปพบต้องไหว้อย่างนอบน้อม (ถ้าพบครั้งแรก และไม่ใช่นายโดยตรง) แล้วนั่งอย่างเรียบร้อย ตั้งใจฟัง ก้ามแย้งอย่างไร้เหตุผล และหากจะเสนอความคิดเห็น ต้องดูว่าท่านเปิดโอกาสให้หรือไม่ ยกเว้นท่านถามว่า "เรื่องนี้คุณรู้อะไรบ้างไหม"
 
     เราอาจจะบอกอย่างสร้างสรรค์แต่ไม่ควรให้ร้ายใคร เพราะท่านจะคิดขึ้นต้นก็นินทาชาวบ้านแล้วจะเชื่อถือได้อย่างไร ขณะเดียวกัน จะพูดจาหรือนำเสนออะไรควรมีข้อมูลพร้อม ไม่ว่าอดีต ปัจจุบัน และ อนาคต ตลอดจนอุปสรรคทำให้สิ่งที่ท่านสั่งมาล่าช้า หรือไม่ได้ผล เป็นการพูดย่างสร้างสรรค์ไม่ใช่ทำลาย
 
     ผู้น้อยส่วนมากไม่ค่อยกล้าเสนอข้อเท็จจริงอะไร กลัวผู้ใหญ่จะหาว่าล้ำเส้น นายที่ดีจึงต้องให้โอกาสผู้ที่หวังดีให้ข้อเท็จจริง และไม่มีอะไรดีเท่ากับตอนเรานัดลูกน้องมาสั่งงาน หรือติดตามผลงาน
 
     ลูกน้องควรจะเสนออะไรอย่างกะทัดรัด ได้ใจความ มีมุมมองที่เป็นบวกและลบ ให้โอกาสผู้ใหญ่ได้มีโอกาสเลือก ลูกน้องควรเป็นแค่ตัวเสริม อย่าทำตัวเด่นกว่าท่าน
 
     ขณะเดียวกัน หากท่านมองนาฬิกา เราต้องรู้ว่าน่าจะไปได้แล้ว ยกเว้นท่านบอกอยู่ก่อนก็แปลว่ายังอยากได้ข้อมูลต่อ เราก็น่าจะพูดให้กระชับ ตรงประเด็น เพื่อจะได้ไม่เสียเวลาท่าน ตอนจากก็ควรไหว้และขอบคุณท่านที่ให้โอกาสมาพบ (แม้ท่านสั่งก็ตาม)
 
บรรยากาศการนัดหมายจำเป็นแค่่ไหน
 
     การนัดหมายพบปะเป็นเรื่องที่ทุกองค์กรต้องมี และต้องมีให้ดีที่สุด เพื่อประสิทธิภาพและประสิทธิผลขององค์กร อย่างไรก็ตาม โดยทัวไปผู้น้อยไม่ชอบพบผู้ใหญ่ เพราะกลัวอำนาจบารมี ทำให้รู้สึกอึดอัด จึงไม่อยากเข้าไปพบหรือนัดหมาย ถ้าไม่จำเป็นจริง ๆ
 
     ผู้ใหญ่จึงต้องเข้าใจว่าเราเป็นบุคคลที่ทำให้เขาอยากพบหรืออยากหนี ถ้าลูกน้องไม่กล้าพบ แล้วมีอุปสรรคเกิดขึ้นก็ยากที่จะแก้ไขได้ทันท่วงที เพราะลูกน้องมีแต่กล้า ๆ กลัว ๆ จะมาบอก ทำให้แก้ช้าเกินเหตุ ทำให้เวลาแก้ปัญหาต้องรวดเร็วยิ่งขึ้น
 
     บรรยากาศที่ดีระหว่างหัวหน้ากับลุกน้อง จึงเป็นสิ่งจำเป็น การทำงานร่วมกันในการร่วมกันคิด ร่วมกันสร้างความเจริญให้กับองค์กร ฉะนั้น อย่าคิดว่านัดหมายไม่สำคัญ ถ้าไม่พบ ไม่ติดต่อ แล้วงานจะดำเนินต่อไป หรือมีงานเข้ามาอย่างไร
 
     การพบปะนัดหมายพูดคุยกัน จึงเป็นหนทางให้นาย และลูกน้องทำงานได้และได้ดีไม่น้อย ในทุกองค์กรไม่ว่าภาครัฐหรือเอกชน



โดย : รศ. สุพัตรา  สุภาพ อาจารย์อาวุโส จุฬาลงกรณ์มหาวิทยาลัย
ขอขอบคุณ : วารสาร For Quality

บทความนี้เกิดจากการเขียนและส่งขึ้นมาสู่ระบบแบบอัตโนมัติ สมาคมฯไม่รับผิดชอบต่อบทความหรือข้อความใดๆ ทั้งสิ้น เพราะไม่สามารถระบุได้ว่าเป็นความจริงหรือไม่ ผู้อ่านจึงควรใช้วิจารณญาณในการกลั่นกรอง และหากท่านพบเห็นข้อความใดที่ขัดต่อกฎหมายและศีลธรรม หรือทำให้เกิดความเสียหาย หรือละเมิดสิทธิใดๆ กรุณาแจ้งมาที่ ht.ro.apt@ecivres-bew เพื่อทีมงานจะได้ดำเนินการลบออกจากระบบในทันที