TPA Magazine

ผู้เขียน : TPA Magazine

อัพเดท: 19 พ.ย. 2006 09.59 น. บทความนี้มีผู้ชม: 28230 ครั้ง

ความจำเป็นในการฝึกอบรม (training need)

โดยประสบการณ์ที่ผู้เขียนเป็นทั้งที่ปรึกษาและผู้ตรวจประเมินเพื่อรับรองระบบ ISO พบว่า เมื่อไปตรวจสอบฝ่ายบุคคลและฝึกอบรม มักจะพบปัญหาเรื่องการจัดทำ ความจำเป็นในการอบรม ของพนักงานที่จัดทำแผนการฝึกอบรมที่ไม่ได้สะท้อนถึง ความสามารถในการทำงานของพนักงานเป็นหลัก แต่ทำขึ้นเพื่อให้ผ่านการรับรอง ISO ผู้เขียนจึงมักจะได้คำตอบฝ่ายบุคคลและฝึกอบรมของการหา Training Need ด้วยวิธีการต่าง ๆ กัน


ตอนที่ 2

ISO กำหนดนิยามของคำว่า Competence ไว้ดังนี้
 
     Competence : Demonstrated Ability to Apply Knowledge and Skills (ความสามารถที่แสดงให้เห็นถึงการประยุกต์ใช้องค์ความรู้และทักษะในการทำงาน)
 
     และเป็นที่น่าสังเกตว่า ISO ไม่ได้ระบุเฉพาะเจาะจงลงไปว่า ตำแหน่งงานใดต้องมี Competence อะไรบ้าง แต่จะพูดกว้าง ๆ ในลักษณะหน้าที่ ความรับผิดชอบและคุณสมบัติ เช่น หน้าที่ความรับผิดชอบของผู้แทนฝ่ายบริหาร (Management Representative: MR) หรือคุณสมบัติของผู้ตรวจประเมินภายใน (Internal Auditor) เป็นต้น
 
แนวทางของ Competency ที่เกี่ยวข้องกับระบบ ISO มีดังนี้
 
  • ผู้บริหารควรจะมีความสามารถในการบริหารจัดการ (Professional Competency)
  • ผู้แทนฝ่ายบริหาร (MR) ต้องมี Professional Competency + ความรู้ในระบบ ISO
  • ผู้ตรวจประเมินภายใน ต้องมี Technical Competency เรื่องการตรวจประเมินภายใน (ISO บังคับ) + ความรู้ในระบบ ISO
  • ผู้ที่ทำงานเกี่ยวข้องกับระเบียบข้อบังคับตามกฏหมาย เช่น ผู้ควบคุมหม้อไอน้ำ ผู้ควบคุมระบบบำบัดมลพิษ จป.วิชาชีพ ฯลฯ ต้องมี Technical Competency + Qualification ตามที่กฏหมายกำหนด
  • พนักงงานผู้ปฏิบัติงานทั่วไป ควรมี Technical Competency ตามตำแหน่งงาน
 
     มาถึงบรรทัดนี้ ผู้อ่านคงพบกับ Competency หลากหลายรูปแบบ แต่ไม่ว่า Competency ในรูปแบบใดก็ตาม Competency ต้องมีลักษณะสำคัญ 3 ประการ คือ
 
     1. Competency จะมีประกอบด้วน 2 ส่วน คือ
 
  • ส่วนที่มองเห็นได้ชัด ได้แก่ ทักษะ(skill) และความรู้ (Knowledge)
  • ส่วนที่ซ่อนเร้นอยู่ ได้แก่ พฤติกรรม (behavior) ที่สะท้อนมาจากค่านิยม (value) อุปนิสัย (trait) ทัศนคติ (attitude) และแรงขับ (drive)
 
     2. Competency ต้องแสดงให้เห็นถึงผลงาน (outcome)
 
     3. ผลงานนั้นต้องสามารถวัดค่าได้ (measurable) ทั่วไป จะคุ้นเคยกับคำว่า Key Performance Indicator: KPI
 
สรุปก็คือว่า Competency เป็นเรื่องของการใช้ทักษะ ความรู้ความสามารถ อย่างมีประสิทธิภาพและวัดค่าผลงานได้
 
การวิเคราะห์ช่องว่าง Competency (gap analysis)
 
     ก่อนอื่นองค์กรต้องมีการจัดทำและวิเคราะห์หา Competency Profile ของพนักงานตามตำแหน่งงาน คำว่า Competency Profile คือ รายการแสดงความสามารถของพนักงานที่พึ่งมี เช่น พนักงานฝ่ายประกันคุณภาพ (QA) ควรจะมีความสามารถในเรื่องต่าง ๆ ดังนี้
 
  • ทักษะการใช้โปรแกรมคอมพิวเตอร์
  • ทักษะการจัดทำและนำเสนอรายงาน
  • ความรู้เชิงสถิติ
  • การรวบรวมและวิเคราะห์ข้อมูล
  • การตัดสินใจ
 
     หลังจากนั้นจึงนำไปประเมินวัดผลว่า พนักงานฝ่ายประกันคุณภาพ (QA) รายนั้นมีระดับความสามารถเป็นอย่างไร เมื่อนำคะแนนระดับความสามารถ ไปเทียบกับระดับที่องค์กรคาดหวัง จะทำให้องค์กรทราบว่าพนักงานรายนั้นมี Competency ต่ำกว่าหรือสูงกว่าที่องค์กรคาดหวัง ถ้ามี Competency ต่ำกว่าก็นำไปสู่โปรแกรมการฝึกอบรม แต่ถ้าสูงกว่าให้จัดเป็น Best Practice แล้วถือเป็นมาตรฐานต่อไป ดังตารางที่ 1
 
     ผู้เขียนเดาใจผู้อ่านว่า ท่านคิดว่าเป็นเรื่องง่าย ๆ คงไม่ยากเท่าใดนัก แต่ลองถามตนเองสักนิดว่า ถ้าองค์กรของท่านมีพนักงานประมาณ 50 คน คงพอประเมินกันได้ แต่ถ้าพนักงานสัก 300-500 คน จะประเมินกันได้หรือไม่
 
     คำตอบคือได้ แต่ควรจัดหลักสูตรเรื่องการประเมิน Competency นี้ให้แก่พนักงานระดับหัวหน้างาน แล้วให้หัวหน้างานหรือผู้จัดการของแต่ละแผนก แต่ละฝ่ายรวบรวมข้อมูลขึ้นมา โดยมีฝ่ายบุคคลเป็นผู้ให้คำปรึกษาช่วยเหลือ
 
     ผลจากการประเมิน Competency Gap Analysis: CGA จากตารางที่ 1 ทำให้องค์กรทราบว่า QA รายนั้นยังขาด Competency เรื่องความรู้เชิงสถิติเป็นอย่างมาก การรวบรวมและวิเคราะห์ข้อมูล เป็นเรื่องรองลงมา เรื่องถัดลงไปคือการตัดสินใจ ทักษะการจัดทำและนำเสนอรายงาน ตามลำดับ ด้วยเหตุนี้จึงสามารถจัดการฝึกอบรมตาม Training Need ดังตารางที่ 2
ตารางที่ 2
Competency
หลักสูตร
เวลา
เกณฑ์ประเมิน
ความรู้เชิงสถิติ สถิติเพื่อการตัดสินใจ
Q1/48
สอบผ่านหลักสูตรและ
เลือกใช้เครื่องมือสถิต
ิอย่างเหมาะสม
การรวบรวมและ
วิเคราะห์ข้อมูล
การวิเคราะห์ข้อมูลด้วยหลักสถิติ
Q2/48
ความแน่นยำเที่ยงตรงของข้อมูล
การตัดสินใจ การเลือกใช้เครื่องมือวิเคราะห์
เพื่อการตัดสินใจ
Q3/48
ความผิดผลาดของการตัดสินใจ
Hold / Release Product
ทักษะการใช้
โปรแกรมคอมพิวเตอร์
Introduction to MS Office
Q4/48
สอบผ่านหลักสูตรและพิมพ์งานเสร็จ
ทันตามที่กำหนด
ทักษะการจัดทำ
และนำเสนอรายงาน
นำเสนอรายงานอย่างไร
ให้ถูกใจหัวหน้า
Q4/48
รายงานที่ไม่ต้องแก้ไขต่อเดือน
 
     สำหรับการจัดทำ Training Need บนพื้นฐานของ Competency คงไม่ยากเกินไป แต่ผู้เขียนขอตั้งคำถามให้ผู้อ่านลองตอบเล่น ๆ ดูว่า "สมมติว่าผู้อ่านเป็นผู้จัดการฝ่ายบุคคลและฝึกอบรม มีผู้จัดการฝ่ายผลิตเสนอให้จัดการฝึกอบรมเรื่อง ความรู้เบื้องต้นของบัญชีต้นทุน เป็นอีกหลักสูตรหนึ่งของ Training Need สำหรับหัวหน้างานฝ่ายผลิตทุกคน ท่านคิดว่าทำไมฝ่ายผลิตจึงต้องขอให้มีการฝึกอบรมเรื่องดังกล่าว ทั้ง ๆ ที่ลักษณะงานแตกต่างกัน และในฐานะที่ท่านเป็น HR ท่านเห็นสมควรจัดให้หรือไม่ เหตุผลคืออะไร"
 
     ผู้เขียนมีคำตอบไว้แล้ว แต่ไม่ขอเฉลย เพื่อให้ท่านผู้อ่านลองวิพากษ์วิจารณ์กันว่า มีเหตุผลอะไรบ้าง โดยให้คำนึงผลประโยชน์สูงสุดที่องค์กรจะได้รับเป็นหลัก และขอทิ้งท้ายด้วยแนวคิดการบริหารจัดการว่า ถ้าท่านคิดจะเป็นผู้นำ ท่านต้องกล้าเปลี่ยนแปลง


โดย : ปิยะชัย  จันทรวงศืไพศาล
ขอขอบคุณ : วารสาร For Quality

บทความนี้เกิดจากการเขียนและส่งขึ้นมาสู่ระบบแบบอัตโนมัติ สมาคมฯไม่รับผิดชอบต่อบทความหรือข้อความใดๆ ทั้งสิ้น เพราะไม่สามารถระบุได้ว่าเป็นความจริงหรือไม่ ผู้อ่านจึงควรใช้วิจารณญาณในการกลั่นกรอง และหากท่านพบเห็นข้อความใดที่ขัดต่อกฎหมายและศีลธรรม หรือทำให้เกิดความเสียหาย หรือละเมิดสิทธิใดๆ กรุณาแจ้งมาที่ ht.ro.apt@ecivres-bew เพื่อทีมงานจะได้ดำเนินการลบออกจากระบบในทันที