เมตตา

ผู้เขียน : เมตตา

อัพเดท: 29 พ.ย. 2008 16.08 น. บทความนี้มีผู้ชม: 36892 ครั้ง

บ้านที่อยู่อาศัยต้องการความสมดุล ในขณะเดียวกัน ระบบคุณภาพขององค์กรก็ต้องการความสมุดลเช่นเดียวกัน


สมดุลของการสื่อสารภายในองค์กร

        การทำงานในองค์กรให้ราบรื่น และมุ่งไปในทิศทางเดียวกันนั้น ต้องอาศัยการสื่อสารเข้าช่วย มนุษย์เป็นสัตว์ประเสริฐที่มีการสื่อสารกันด้วยภาษาเฉพาะ และ สามารถบันทึกการสื่อสารไว้ได้ในหลายรูปแบบ เช่น การพูด การเขียน บันทึกของเสียงและภาพ

ความสมดุลของการสื่อสารอยู่ที่ การสื่อสารจากผู้บริหารสู่พนักงาน และเปิดโอกาสให้พนักงานมีโอกาสสื่อสารกลับไปหาผู้บริหารได้

       ลักษณะของการสื่อสารมีหลักใหญ่ ๆ 2 ประเภท

1.       สื่อสารทางเดียว ได้แก่ การสื่อสารจากผู้ให้ไปถึงผู้รับทางเดียว ไม่มีการตอบกลับในทันที เช่น การบอร์ด ข่าวสารทางโทรทัศน์  หนังสือพิมพ์

2.       สื่อสาร 2 ทาง ได้แก่ การสัมภาษณ์  การประชุม  การฝึกอบรม การสัมภาษณ์ เป็นต้น

ในองค์กรของระบบ ISO 9000 เราใช้การสื่อสารทั้ง 2 แบบ โดยหัวหน้างานทำหน้าที่เป็นสื่อกลางในการสื่อสารนโยบายจากผู้บริหารลงมาสู่พนักงาน  ในขณะเดียวกัน หัวหน้างานต้องทำหน้าที่สื่อสารความต้องการของพนักงานไปถึงผู้บริหารด้วยเช่นกัน

ดังนั้น การสื่อสารจึงเป็นเรื่องที่เกี่ยวข้องกับทุกคนในองค์กร 

  การสื่อสารจากผู้บริหารมายังพนักงาน ทำได้โดย การกระจายนโยบายออกเป็นวัตถุประสงค์ขององค์กรแล้วแตกจากวัตถุประสงค์มาเป็นตัวชี้วัด จากนั้นมอบหมายตัวชี้วัดให้กับหน่วยงานต่าง ๆ เพื่อให้หัวหน้างานนำไปกระจายต่อให้พนักงานรับทราบและนำไปปฏิบัติให้บรรลุผลตามข้อกำหนดของตัวชี้วัดนั้น เป็นการชี้นำให้บุคลากรในองค์กรมองไปสู่จุดมุ่งหมายหรือทิศทางเดียวกัน (ข้อกำหนดที่ 5.1a,5.5.3)

ซึ่งหัวหน้างานและผู้บริหารสามารถใช้วิธีการสื่อสารโดยการประชุมในวาระต่าง ๆ

·          ประชุมรวมพนักงานประจำปี หรือ ในวาระสำคัญ เป็นการสื่อสารจากผู้บริหารโดยตรงลงสู่พนักงาน

·          ประชุมประจำวัน หรือ ประจำสัปดาห์ เป็นการสื่อสารจากหัวหน้างานลงสู่พนักงาน

·          ประชุมประจำเดือน เป็นการสื่อสารจากผู้บริหารลงสู่หัวหน้างาน

·          ประชุมไตรมาส เป็นการสื่อสารจากผู้บริหารโดยตรงลงสู่หัวหน้างาน

นอกจากนี้ยังสามารถใช้กระบวนการจัดอบรมช่วยในการสื่อสารได้ด้วย

การสื่อสารจากพนักงานไปสู่ผู้บริหาร ทำได้โดยการหยอดข้อเสนอแนะผ่านตู้รับความคิดเห็น การแจ้งผ่านหัวหน้างาน  การแจ้งผ่านคณะกรรมการสวัสดิการ การแจ้งผ่านกระบวนการสำรวจความพึงพอใจของพนักงานของทางแผนกบุคคล  การแจ้งผ่านกิจกรรมข้อเสนอแนะหรือไคเซนนั่นเอง

นอกจากนี้ยังสามารถสื่อสารกันระบบอีเมล์ภายใน บอร์ดประชาสัมพันธ์  ข้อมูลข่าวสารภายในระบบ LAN

การสื่อสารเป็นเรื่องที่สำคัญ  การสื่อสารที่ชัดเจนจะช่วยสร้างแรงจูงใจให้กับพนักงาน และเป็นพื้นฐานส่วนหนึ่งที่จะทำให้องค์กรประสบผลสำเร็จได้

ตัวอย่าง ร้านตัดผมแห่งหนึ่งในอินโดนีเซีย มีการเติบโตขยายสาขาได้มากกว่า 20 สาขา ภายในเวลา 2 ปี และยังมีแนวโน้มที่จะเติบโตต่อไปอย่างไม่หยุดยั้ง ทั้ง ๆ ที่อยู่ในช่วงมีปัญหาเศรษฐกิจรุ่มเร้า เป็นที่ประหลาดใจของนักวิชาการทางด้านบริหารอย่างมาก จนต้องขอเข้าไปทำการสัมภาษณ์ผู้บริหารของร้านตัดผมนั้น

    จากการเข้าไปตรวจสอบกิจกรรมต่าง ๆ ของร้านตัดผม พบว่า สิ่งสำคัญที่ผู้บริหารทำมี 2 เรื่อง คือ การสื่อสารภายในองค์กร และการสร้างทักษะความชำนาญของพนักงานอย่างต่อเนื่อง

       เรื่องของการสื่อสารภายในองค์กร ผู้บริหารร้านตัดผมจะเรียกผู้จัดการสาขาต่าง ๆ เข้ามาประชุมที่สำนักใหญ่ทุกเดือน ให้ทุกสาขาชี้แจงผลประกอบการ ปัญหาต่าง ๆ  รับทราบการเปลี่ยนแปลงของปัจจัยภายนอกที่จะกระทบต่อร้าน และให้นโยบายในการปรับทิศทางของแต่ละสาขา  


      และสุดท้ายก่อนเลิกประชุม ผู้บริหารจะชักชวนให้ผู้จัดการสาขาทุกคนลุกขึ้นยืน และชูกำปั้นเหนือหัว พร้อมกับตะโกนด้วยเสียงอันดังลั่นห้องประชุมว่า เราทำได้  เราทำได้  เราทำได้ 3 ครั้ง ก่อนที่จะปิดการประชุม ทำให้ผู้จัดการร้านทุกคนฮึกเหิม และมีกำลังใจสูงพร้อมที่จะกลับไปบริหารสาขาของเขาให้ดียิ่งขึ้นไปอีก


บทความนี้เกิดจากการเขียนและส่งขึ้นมาสู่ระบบแบบอัตโนมัติ สมาคมฯไม่รับผิดชอบต่อบทความหรือข้อความใดๆ ทั้งสิ้น เพราะไม่สามารถระบุได้ว่าเป็นความจริงหรือไม่ ผู้อ่านจึงควรใช้วิจารณญาณในการกลั่นกรอง และหากท่านพบเห็นข้อความใดที่ขัดต่อกฎหมายและศีลธรรม หรือทำให้เกิดความเสียหาย หรือละเมิดสิทธิใดๆ กรุณาแจ้งมาที่ ht.ro.apt@ecivres-bew เพื่อทีมงานจะได้ดำเนินการลบออกจากระบบในทันที