ISO 9000 ทำให้องค์กรเปลี่ยนไป
บริษัทที่จัดทำระบบคุณภาพ ISO 9000 จะมีการแต่งตั้งบุคลากรหนึ่งคนในองค์กรให้ทำหน้าที่ขับเคลื่อนระบบคุณภาพ ตำแน่งนี้เรียกว่าตัวแทนฝ่ายบริหารด้านคุณภาพ (Quality Management Representative QMR)
ตำแหน่งนี้ไม่ค่อยมีใครอยากเป็นเท่าไรนัก เพราะต้องตามมาด้วยภาระหน้าที่หลายอย่างตามข้อกำหนด 5.5.2 ดังนี้
- ต้องสร้างระบบ นำระบบไปประยุกต์ใช้ทั่วทั้งองค์กร ต้องติดตามการรักษาระบบให้มีการนำไปใช้งานอย่างต่อเนื่อง
- ต้องค่อยปรับปรุงระบบให้สอดคล้องกับการเปลี่ยนแปลงกระบวนการทำงานของหน่วยงานต่าง ๆ เพื่อแก้ไขปัญหาการประสานงานต่าง ๆ ที่เกิดขึ้น และการเปลี่ยนแปลงนั้นต้องไม่ขัดกับข้อกำหนดของมาตรฐาน ISO 9000
- ต้องสร้างความตระหนักเรื่องคุณภาพให้กับพนักงานทุกระดับ
บ่อยครั้งที่มีงานใหม่เข้ามาแล้วไม่รู้ว่าจะต้องประสานงานกันอย่างไร ต้องใช้ระบบคุณภาพเป็นตัวสร้างกระบวนการใหม่ขึ้นมา เพื่อให้ผู้ปฏิบัติงานและผู้ที่มีส่วนเกี่ยวข้องเข้าใจตรงกัน
ตัวแทนฝ่ายบริหารจึงต้องมีคุณสมบัติ เป็นผู้ที่สามารถประสานงานได้ทุกหน่วยงาน และมีความรู้ในเรื่องข้อกำหนดอย่างมาก และมีบทบาทสำคัญมากในการสร้างและปรับปรุงระบบคุณภาพขององค์กร
จากประสบการณ์ในการทำงานกับระบบคุณภาพ ISO 9000 พบว่า ระบบคุณภาพ ISO 9000 ทำให้องค์กรเปลี่ยนไป
- ข้อแรก จากที่ไม่มีวิธีการปฏิบัติงานที่ชัดเจน ใช้วิธีการสอนงานถ่ายทอดกันไปอย่างถูกต้องบ้างไม่ถูกต้องบ้าง ไม่มีการเก็บข้อมูลผลการทำงานอย่างต่อเนื่อง เปลี่ยนมาเป็น มีเอกสารประกอบวิธีการทำงานที่ชัดเจนสามารถใช้ถ่ายทอดกันได้ และเริ่มระบบการจัดเก็บข้อมูลดิบที่ชัดเจน ค้นหาและสอบย้อนกลับได้ง่าย
- ข้อที่สอง จากข้อบกพร่องที่มีจำนวนมากมายในกระบวนการต่าง ๆ ที่ไม่มีใครจดจำติดตามผลการแก้ไขที่ชัดเจน เปลี่ยนมาเป็น มีระบบที่มีการบันทึกข้อมูลของเสียที่ชัดเจน และมีผู้รับผิดชอบติดตามการแก้ไขอย่างต่อเนื่องเพื่อให้ปัญหาหมดไปและป้องกันไม่ให้ปัญหานั้นกลับมาเกิดซ้ำได้อีก
- ข้อที่สาม จากการทำงานที่ไม่เคยมีทิศทางนโยบายของผู้บริหารที่ชัดเจน เปลี่ยนมาเป็น มีการตั้งนโยบายคุณภาพ ถึงแม้นว่าในตอนแรกนโยบายคุณภาพส่วนใหญ่จะลอกเลียนข้อกำหนดมาแล้ว แต่ในภายหลังก็ได้มีการตั้งวิสัยทัศน์และพันธกิจขององค์กร และได้นำมาใช้เป็นนโยบายคุณภาพขององค์กร ทำให้ผู้บริหารสามารถใช้เส้นทางของระบบคุณภาพในการชี้นำและถ่ายทอดนโยบายในการปรับปรุงองค์กรลงไปสู่พนักงานได้สะดวก
- ข้อที่สี่ ก่อนที่จะมีการทำระบบคุณภาพ ISO 9000 การนำกิจกรรมต่าง ๆ เข้ามาประยุกต์ใช้เพื่อพัฒนาองค์กรจะผลักดันได้ยาก เพราะพนักงานจะทำความเข้าใจได้ช้า เปลี่ยนมาเป็น เมื่อผ่านการทำระบบ ISO 9000 ซึ่งเป็นงานที่ยากได้แล้ว การนำเครื่องมืออื่น ๆ เข้ามาประยุกต์ใช้ พนักงานจะรับได้ง่ายมากขึ้น สังเกตเห็นได้ว่าหลายองค์กรเมื่อทำระบบ ISO 9000 ได้แล้ว จะนิยมนำระบบอื่น ๆ ตามเข้ามาเป็นทิวแถว เช่น 5ส QCC TPM TQM TQA เป็นต้น
- ข้อที่ห้า จากการทำงานที่ไม่เคยเก็บรวบรวมข้อมูลมาวิเคราะห์ปัญหา และไม่เคยสรุปผลการดำเนินงานที่ชัดเจน เปลี่ยนมาเป็น เริ่มมีการวัดผล การตั้งเป้าหมาย นำข้อมูลมาวิเคราะห์ เพื่อทำการปรับปรุงให้ได้ตามเป้าหมาย
- ข้อที่หก จากการปรับปรุงที่ต้องเกิดจากการบังคับให้แก้ไขปัญหาที่ได้เกิดขึ้นไปแล้ว เปลี่ยนมาเป็น ทุกหน่วยงานเริ่มทำงานแนวรุก ได้มีการคิดหาแนวทางปรับปรุงประสิทธิภาพการทำงานของหน่วยงานด้วยการทำแผนปฏิบัติการปรับปรุงประจำปีขึ้นเอง
- ข้อที่เจ็ด แนวความคิดในเรื่องการอบรม ทั้งการอบรมหน้างาน (Training) และการอบรมเพิ่มความรู้ (Education) ที่มีน้อยมาก เปลี่ยนมาเป็น ผู้บริหารให้ความสำคัญมากขึ้น เพราะตระหนักว่าพนักงานทุกคนมีส่วนร่วมในความก้าวหน้าขององค์กร
- ข้อที่แปด การสื่อสารกันระหว่างผู้บริหาร หัวหน้างานและพนักงานที่ไม่เคยทำแบบทางการ เปลี่ยนมาเป็น มีการจัดประชุมอย่างเป็นทางการ มีวาระประชุมทบทวนฝ่ายบริหารเพื่อรายงานผลการดำเนินงานเป็นไตรมาสระหว่างหัวหน้างานกับผู้บริหาร การประชุมประจำสัปดาห์ของหัวหน้างานกับพนักงาน ซึ่งช่วยให้มีการถ่ายทอดนโยบายการ และการสร้างแรงจูงใจให้พนักงานได้มาก
นี่เป็นส่วนที่หนึ่งที่ระบบคุณภาพ ISO 9000 ทำให้องค์กรเปลี่ยนไป
บทความนี้เกิดจากการเขียนและส่งขึ้นมาสู่ระบบแบบอัตโนมัติ สมาคมฯไม่รับผิดชอบต่อบทความหรือข้อความใดๆ ทั้งสิ้น เพราะไม่สามารถระบุได้ว่าเป็นความจริงหรือไม่ ผู้อ่านจึงควรใช้วิจารณญาณในการกลั่นกรอง และหากท่านพบเห็นข้อความใดที่ขัดต่อกฎหมายและศีลธรรม หรือทำให้เกิดความเสียหาย หรือละเมิดสิทธิใดๆ กรุณาแจ้งมาที่ ht.ro.apt@ecivres-bew เพื่อทีมงานจะได้ดำเนินการลบออกจากระบบในทันที