Excel Expert Training

Home

           

 

สุดยอดเคล็ดลับและลัดของ Excel

คำนำ
การรอบรู้ต้องมาก่อนการรู้ลึก
วิธีใช้ Excel ให้เต็มกำลัง
เคล็ดลับและลัดของ Excel ในการลดเวลา

Excel Expert Tips, Tricks, and Traps

1 - 5
6 - 10
11 - 15
16 - 20
21 - 25
26 - 30
31 - 35
36 - 40


วิธีสร้าง VBA เท่าที่พอใช้ในงานของคุณ และไม่ต้องไปเสียเวลาเรียนเพิ่มเติมอีก
  • ก่อนที่จะเริ่มใช้ VBA Recorder ควรฝึกหัดใช้ Excel อย่างถูกต้องและไม่เยิ่นเย้อให้ได้ก่อน มิฉะนั้น VBA จะบันทึกขั้นตอนที่ไม่เหมาะสมตามที่คุณใช้ไปด้วย
  • ให้ตั้งชื่อ Range Name เพื่อเรียกใช้ใน Macro เพื่อให้ VBA ทำงานตามชื่อที่ตั้งไว้ได้ต่อไป แม้จะมีการโยกย้ายหรือเพิ่มลดขนาดของ Range ที่นำไปอ้างใน VBA
  • เริ่มจากเตรียมขั้นตอนการทำงานที่ต้องการบันทึก แล้วแยกออกเป็นช่วงขั้นตอนทำงานสั้นๆ เหมือนการสร้างบทหนังสั้นๆ เพื่อบันทึกโดย Recorder หากมีขั้นตอนยาวเกินไป จะทำให้ต้องเริ่มบันทึกใหม่ทุกครั้งตั้งแต่ต้น เมื่อมีการผิดพลาดขึ้นระหว่างการบันทึก
  • ใช้เมนูคำสั่ง Tools > Macro > Record New Macro เพื่อบันทึกขั้นตอนต่อจากนั้นทั้งหมด ซึ่ง Excel จะแปลเป็นภาษา VBA ให้เอง
  • ใช้คำสั่งเมนู Tools > Macro > Stop Recording เพื่อหยุดการบันทึก VBA
  • ใช้คำสั่งเมนู Tools > Macro แล้วเลือกชื่อ VBA ที่คุณบันทึกไว้มาใช้งาน หากต้องการดู VBA ที่ถูกบันทึกไว้ให้เลือก Tools > Macro > Visual Basic Editor หรือ กด Alt+F11
  • นอกจากการฝึกบันทึก VBA ด้วยตนเองแล้ว ยังมีคำสั่งง่ายๆที่สามารถใช้ช่วยให้ผู้ใช้โปรแกรมทำงานได้สะดวกขึ้น ซึ่งคุณต้องพิมพ์ขึ้นเองในโปรแกรม VBA
  1. MsgBox ("คำอธิบาย",,"หัวข้อของbox") ใช้แสดงคำอธิบายหรือคำเตือนในระหว่างที่ VBA กำลังทำงาน
  2. InputBox ("คำอธิบาย","หัวข้อของbox",ค่าdefault) ใช้แสดงคำอธิบายและขอข้อมูลจากผู้ใช้ ข้อมูลนั้นอาจเป็นตัวเลขหรือตัวอักษรก็ได้
  3. Range("ชื่อช่องที่ต้องการข้อมูล") = ข้อมูลที่ต้องการ ใช้สั่งให้นำค่าที่ต้องการไปใส่ลงในช่องที่กำหนด ควรใช้คำสั่งนี้ร่วมกับคำสั่ง InputBox
  4. If check? Then do? End IF ใช้กำหนดเงื่อนไขให้ VBA ทำงาน
  • ตัวอย่างโปรแกรม VBA ชื่อ ShowAnswer (ใน Modules ชื่อ 21VBA) ทำหน้าที่เฉลยสูตรที่ใช้ในตารางสูตรคูณ และโปรแกรมชื่อ ClearAnswer ทำหน้าที่ลบคำตอบ บริเวณบันทัดที่มีคำต่อท้ายว่า Auto Recording นั้นเป็นคำอธิบายที่ผู้สร้างเขียนขึ้นเพื่ออธิบายว่า เป็นส่วนของโปรแกรมที่ใช้ Macro Recorder สร้างขึ้น ส่วนบันทัดอื่นเป็นการพิมพ์เพิ่มเติมเอง
  • โปรแกรม VBA แต่ละชุดจะเริ่มต้นด้วยคำว่า Sub และสิ้นสุดลงที่คำว่า End Sub

Sub ShowAnswer()

Application.ScreenUpdating = False
ActiveSheet.Unprotect
MsgBox ("Hello")
Result = MsgBox("Hi Second Time : show answer?", vbYesNo)
If Result = vbYes Then

Application.Goto Reference:="answer"
Selection.Copy
Application.Goto Reference:="place"
Selection.PasteSpecial Paste:=xlAll
Range("A1").Select
Calculate
End If
Application.ScreenUpdating = True
inputvalue = InputBox("please input", "Pro Excel", 10000)
Range("inputhere") = inputvalue

ActiveSheet.Protect

End Sub

Sub ClearAnswer()

ActiveSheet.Unprotect
Range("ClearPlace").ClearContents
Range("A1").Select
ActiveSheet.Protect

End Sub


Excel 97 บางชุด มีข้อผิดพลาด (Bug) ที่ยังไม่ควรใช้ ทำให้ 1 + 1 อาจยังไม่เท่ากับ 2 แล้วจะทราบได้อย่างไรว่า Excel 97 ที่คุณใช้อยู่หรือคิดจะใช้นั้น มี Bug หรือไม

  • Excel 97 จะให้ผลคำนวณผิดพลาดได้ต่อเมื่อในตารางข้อมูลมีสูตรตามเงื่อนไข ดังนี้

1. เกิดใน Row ที่หารด้วย 16 เหลือ เศษ 1 เช่น Row 33

2. มีสูตรติดต่อกัน 18 column ขึ้นไป และแต่ละสูตรอ้างถึง cell ซ้ายมือของตนเอง เช่น D33 = C33 + 1 และ E33 = D33 + 1

3. มีสูตรที่อ้างถึง cell ที่อยู่เหนือ row นี้

  • ต้องใช้โปรแกรม OFFICE 97 SR-1 ซึ่งเป็นโปรแกรมออกมาภายหลัง นำมา Install เพิ่มเติมใน Office 97 (ในรุ่น 95 ไทยใช้ชื่อเรียก SR ว่า Service Pack)
  • Excel 95 Bugs เกิดขึ้นจากการสร้างสูตร Link ข้าม Sheet ในตำแหน่งตรงกัน

Excel 97 ดีขึ้นอย่างไร แล้วที่ Excel 97 จะทำให้คุณปวดหัวมากขึ้นมีอะไรบ้าง

  • การใช้งานและการค้นหาง่ายขึ้น
  • จัด Format ได้สวยงามมากขึ้น
  • จัด Format ได้ตามเงื่อนไขและมี Wizard Help ช่วยงานหลายอย่าง
  • เพิ่มประสิทธิภาพการใช้งานร่วมกัน
  • Multiple Users ใช้งานพร้อมกันบน Network ได้ดีขึ้น
  • สร้าง File สำหรับใช้บน Internet
  • สร้างงานชั้นสูงได้ดีขึ้น
  • จำนวน Cell มากขึ้น 4 เท่า
  • 32,767 characters of text per cell (เดิม 255 Characters เท่านั้น)
  • New VBA Standard เหมือน Visual Basic
  • ยังมี Bugs บางครั้งจะเกิดข้อผิดพลาดโดยไม่ทราบสาเหตุและไม่สามารถหาคำอธิบายได้จากที่ใด ต้องนำ Office 97 SR-1 มา Install ทับเพื่อแก้ Bug
  • VBA เปลี่ยนใหม่หมด หาคู่มือยากมากโดยเฉพาะคู่มือระดับสูง และงานที่สร้างไว้ใน Excel 95 จะต้องนำมาแก้ไขในส่วนของ VBA ก่อนจึงจะใช้งานได้เหมือนเดิม
  • นำ file 97 ไปใช้ในรุ่นเก่าไม่ได้
  • สำหรับผู้ที่อยากใช้ Excel 97 หากใช้งานระดับง่ายๆโดยไม่ได้ใช้ VBA ขอแนะนำให้ใช้ Excel 97 ที่แก้ไขใหม่แล้วเท่านั้น แต่ถ้าเป็นผู้ใช้งานระดับสูงซึ่งสร้างโปรแกรมด้วย VBA ขอแนะนำให้เรียนรู้ VBA ใหม่ก่อน

ข้อควรระวังในการใช้สูตรสำเร็จรูปของ Excel ทำไมจึงใช้งานแล้วผิดได้อย่างไม่รู้ตัว

  • ต้องรู้ว่าสูตรนั้นสร้างมาจากข้อสมมติฐานอะไร มีข้อจำกัดอะไรบ้าง ดูจาก Insert > Function > Help เช่น สูตร NPV มีเงื่อนไขใช้กับกระแสเงินที่เกิดขึ้นตอนปลายปีแต่ไม่ใช้กับต้นปี เป็นต้น
  • โดยเฉพาะสูตรด้านการเงินบัญชี ของประเทศไทยใช้กฏเกณฑ์ต่างไป
  • สูตรสำเร็จรูปอาจไม่ยืดหยุ่นต่อความต้องการเท่าที่ควร จึงต้องผสมสูตรขึ้นเอง

วิธี Copy ให้ได้ในทุกที่ แม้แต่บนเมนูจะไม่มีคำสั่ง Copy ก็ตาม

  • Ctrl + c = copy หรือใช้กด Ctrl + Ins ก็ได้ สิ่งที่ copy จะเก็บไว้ใน Clipboard ซึ่งเป็นโปรแกรมมาตรฐานของ Windows และคุณสามารใช้วิธีนี้ในการ copy ข้ามโปรแกรมได้ด้วย เช่น copy ข้อมูลใน Excel ไปใช้ใน Word
  • Ctrl + v = paste หรือกด Enter ในช่องที่ต้องการจะ paste ได้เลย
  • Ctrl + x = cut
  • ระวัง Ctrl + c ทำให้ Alt + Enter หยุดทำงาน จะต้องเริ่มเข้าโปรแกรม Excel ใหม่จึงจะทำให้ Alt + Enter ทำงานได้อีก

 

 

 

Last updated 08/10/2544

Copyright http://xls.i.am E-mail : i4zr@hotmail.com