Full Screen Home

วิธีออกแบบตารางฐานข้อมูล

จากตารางข้อมูลข้างล่างนี้ ตารางที่เก็บในรูปแบบถูกต้อง เป็นตารางด้านซ้าย หรือ ตารางด้านขวา ?

  A B C D E F G H I J
1                    
2  

ID

Name Amt            
3   a001 aaa 100    ID a001 b002 c003 a001
4   b002 bbb 200    Name aaa bbb  ccc  ddd
5   c003 ccc 300    Amt  100 200 300 400
6   a001 ddd 400            
7           http:xls.i.am        
8   ตารางด้านซ้าย   ตารางด้านขวา

วิธีพิจารณาการวางแนวตาราง

  1. เนื่องจากการเลื่อนดูข้อมูลซึ่งแสดงบนหน้าจอคอมพิวเตอร์ เลื่อนตามแนวตั้ง ได้สะดวกกว่าแนวนอน จะเห็นว่าเอกสารซึ่งแสดงทางอินเตอร์เน็ต มักจัดหน้ากระดาษตามแนวตั้ง ดังนั้น เพื่อความสะดวกของการเรียกดูบนหน้าจอ ให้จัดตารางด้านยาว ไว้ตามแนวตั้ง

  2. หากต้องการใช้เมนูคำสั่ง Data จัดการฐานข้อมูล ตารางฐานข้อมูลต้องจัดแบบตารางด้านซ้ายเสมอ

  3. หากเก็บข้อมูลไว้เพื่อใช้คำนวณเป็นหลัก ขอเสนอให้จัดตามแบบตารางด้านขวา ถ้าไม่ได้คาดหวังว่าจะใช้เมนูคำสั่ง Data เราสามารถจัดตารางได้ตามใจชอบ  เพื่อช่วยให้การมองหาค่าที่ต้องการทำได้สะดวก และสามารถจัดพิมพ์ลงในหน้ากระดาษเดียวได้ง่าย

หลักการออกแบบตารางเพื่อจัดเก็บฐานข้อมูล (ตามแบบตารางด้านซ้าย)

  1. ข้อมูลตามแนวตั้ง (หรือตามแนว column หนึ่งๆ) เรียกว่า Field โดยแต่ละ field เป็นข้อมูลเรื่องหนึ่งๆ ต่างจากข้อมูลใน field อื่น ซึ่งอยู่ในบรรทัด (row) เดียวกัน

  2. ข้อมูลตามแนวนอน บรรทัดแรกสุดซึ่งเป็นหัวตารางด้านบน เช่น เซลล์ B2:D2 เรียกว่า หัวตาราง (Field Name หรือ Header) ใช้ระบุชื่อข้อมูลของแต่ละ field ว่าเป็นเรื่องของอะไร field ละชื่อ

    หัวตารางบนสุดนี้ ต้องใช้ row เพียง row เดียวเท่านั้น ถ้าต้องการใส่ชื่อยาวหลายบรรทัด ให้กดปุ่ม Alt+Enter เพื่อจัดขึ้นบรรทัดใหม่ในเซลล์เดิม

  3. ข้อมูลแนวนอนถัดไป เช่นใน row 3 เรียกว่า Record เป็นข้อมูลรายการหนึ่งๆ ดังนั้นแต่ละ record จึงประกอบด้วยหลาย field

  4. ตารางฐานข้อมูลต้องใช้เซลล์ติดต่อกันไป ห้ามเว้นบรรทัดระหว่างหัวตารางกับข้อมูลรายการแรก และห้ามเว้นบรรทัดระหว่างรายการทั้งหมดอีกด้วย

    อย่างน้อยที่สุดต้องใช้ field หนึ่ง บันทึกข้อมูลติดต่อกันทุกบรรทัด ซึ่งมักเป็นเรื่องของลำดับที่ เลขที่รายการ หรือวันที่ซึ่งต้องบันทึกเสมอทุกรายการ แม้บางรายการยังมีข้อมูลไม่ครบทุก field ก็ตาม

  5. พื้นที่ตารางเก็บข้อมูลตารางหนึ่งๆ ต้องไม่ติดต่อกับเซลล์หรือตารางอื่นซึ่งไม่ใช่ตารางเก็บข้อมูล ให้เว้นระยะทิ้งเซลล์ว่างๆไว้รอบๆตารางทุกด้านเสมอ

  6. ตารางเก็บข้อมูล ใช้สำหรับจัดเก็บข้อมูลเท่านั้น หากต้องการสร้างตารางคำนวณ หรือหายอดแยกประเภทแต่ละกลุ่มข้อมูล ให้สร้างตารางใหม่ขึ้นมาใช้แทน อย่าใช้ตารางฐานข้อมูลเพื่อวัตถุประสงค์อื่น

    หากต้องการหายอดรวมของข้อมูลในตารางฐานข้อมูล แนะนำให้สร้างสูตรหายอดรวม ไว้ในบรรทัดเหนือตารางด้านบน ทั้งนี้เพื่อปล่อยพื้นที่ด้านล่างตาราง ให้สามารถบันทึกข้อมูลต่อไปได้สะดวก

    หากต้องการ merge เซลล์หรือจัดกลุ่มชื่อหัวตารางหลายๆ field เป็นชื่อเดียวกัน ให้ใช้บรรทัดเหนือขึ้นไปสร้างชื่อหัวตารางใหม่ แล้วจึงซ่อนบรรทัดหัวตารางเดิม

  7. ควรแยกข้อมูลแต่ละเรื่องออกต่างหากจากกันเป็นคนละ field ให้แยกแต่ละเรื่องให้ละเอียดเผื่อไว้เสมอ เช่น แยก field คำนำหน้าชื่อ ชื่อ นามสกุล ออกจากกัน หรือแยกข้อมูล field ตัวเลขออกจากตัวอักษร

  8. หากจำเป็นต้องเก็บข้อมูลไว้ใน sheet เดียวหลายตาราง แนะนำให้วางตารางเยื้องกัน ไม่ให้อยู่ทั้งแนว row / column เดียวกัน เพื่อป้องกันให้การ insert / delete ไม่กระทบข้อมูลในอีกตาราง

  9. ตารางเก็บข้อมูลไม่จำเป็นต้องกำหนดรูปแบบ หรือใส่สีสรรค์ เพื่อทำให้ file มีขนาดเล็กที่สุด

  10. ควรแยก file เก็บฐานข้อมูลออกจาก file คำนวณหรือรายงาน ตามหลัก I C O

  11. ถ้ามีหลายตารางฐานข้อมูล แนะนำให้แยกจัดเก็บคนละ file เว้นเฉพาะฐานข้อมูลซึ่งเกี่ยวข้องกัน มักมีการเปลี่ยนแปลงในจังหวะเวลาเดียวกัน หรือต้องเปิดขึ้นมาใช้พร้อมกัน ซึ่งในกรณีนี้ควรนำข้อมูลมาเก็บไว้ใน file เดียวกัน แต่แยกคนละ sheet

  12. ระวังการจัดเก็บข้อมูลซึ่งเป็นตัวเลข ต้องเป็น value จริงๆ ไม่ใช่เก็บตัวเลขแบบ text

    ส่วนเซลล์ซึ่งไม่เคยมีข้อมูลมาก่อน ควรเว้นว่างไว้ (อย่าพิมพ์ space หรือ ="" เด็ดขาด)

    ถ้ามีค่าเท่ากับ 0 จึงใส่เลข 0

    หากเคยมีข้อมูล แต่ยังหาค่าไม่ได้ ควรใส่คำว่า na (not available)

ประโยชน์จากการสร้างฐานข้อมูลในรูปแบบที่ถูกต้อง

Data > Sort
Data > Filter > AutoFilter
Data > Form
Data > Sub Totals
Data > Pivot Table Report
Data > Get External Data

Full Screen Home

 

เอกสารประกอบหลักสูตร Excel Expert Training   
www.tpa.or.th/xlsiam/     http://xls.i.am

03/10/2544