คุณลักษณะสำคัญของทีม บนทฤษฏีลูกข่าง
ทีมผู้บริหารระดับสูง (Steering-Level Committee) ถึงเป็นทีมหลัก และเป็นทีมผู้นำ ดังนั้นภาวะผู้นำเป็นสิ่งสำคัญที่เป็นปัจจัยที่ทำให้การบริหารงานข้ามสายงานประสบความสำเร็จ แล้วคุณลักษณะของผู้นำในทีมบริหารคุณภาพ (Quality Management Team) ที่ดีควรมีอะไรบ้าง คุณลักษณะที่ดีของผู้นำที่ถึงว่าเป็นหัวใจได้แก่มุมมองในด้านบริหารนั่นเอง ดังนั้นผู้นำในทีมบริหารคุณภาพ (Quality Management Team) ควรมีคุณลักษณะหลักๆ ที่สำคัญดังนี้
1. การวางแผน (Planning) ผู้นำที่ดีจะต้องรู้จักการวางแผน และสามารถแยกแยะเนื้องานได้ชัดเจนวัดผลได้ กล่าวคือ
· วางแผนในเชิงปฏิบัติการ ได้แก่การวางแผนการทำงานให้แก่ผู้ปฏิบัติงาน ให้สามารถทำงานได้อย่างเต็มศักยภาพ และก่อให้เกิดประสิทธิผล ที่สำคัญต่อวัดผลได้ มีมาตรฐานที่วัด เพื่อให้ประสิทธิผลที่ได้เป็นประสิทธิผลที่แท้จริง โดยเฉพาะอย่างยิ่งทีมปฏิบัติงาน จะ ต้องมีงานหลักที่วัดได้ โดยเนื้องานนั้นจะต้องเป็นงานที่เป็นงานที่ต่อเนื่องสม่ำเสมอ ที่สำคัญที่สุดต้องสามารถถูกวัดได้ทุกวัน และแผนงานนั้นจะต้องแผนที่เป็นเชิงรุกมากกว่าเชิงรับ ซึ่งสามารถเพิ่มคุณค่า (Value Added) ให้แก่เจ้าหน้าที่ระดับปฏิบัติงานที่มีต่อลูกค้า
· วางแผนในเชิงบริหาร ได้แก่การวางแผนที่ก่อให้เกิดประสิทธิภาพ และต้องส่งผลต่อประสิทธิผลของทีมปฏิบัติงานซึ่งเป็นผู้ใต้บังคับบัญชา การวางแผนในเชิงบริหารจะต้องเป็นแผนที่มุมมองที่เกิดขึ้นเพื่อป้องกันปัญหา มากกว่าการแก้ไขปัญหาแบบวันต่อวัน การวางแผนที่มีประสิทธภาพนี้ทีมบริหารคุณภาพต้องมีวิสัยทัศน์ และชัดเจนในมุมมองที่มีต่อปัญหา ดังนั้น งานแก้ไขปัญหา, งานติดตามงาน และงานสนับสนุน วางแผนรองรับปัญหาซึ่งเป็นอุปสรรคต่อคนทำงานออกมา หากงานเหล่านี้อยู่ในมือทีมปฏิบัติงาน ทีมบริหารคุณภาพต้องถูกดึงออกมากจากทีมปฏิบัติการ เพราะงานเหล่านี้เป็นหน้าที่ของผู้บริหารจะต้องจัดการไม่ใช่งานของผู้ใต้บังคับบัญชา หากผู้บริหารสามารถสร้างความชัดเจนในบทบาทหน้าที่ได้, แยกแยะเนื้องานได้ และทำ PDCA ได้ครบถ้วนแล้ว สมรรถนะ (Capacity) จะเกิดขึ้นกับตนเอง และผู้ใต้บังคับบัญชา รวมถึงกระบวนการทำงานทั้งระบบด้วย ด้วยเหตุนี้การวัดประสิทธิภาพจะต้องมุ่งวัดผู้บริหารเป็นหลัก
2. สมรรถนะ (Capacity) ต้องมีความรู้ความเข้าใจในเรื่องสมรรถนะ (Capacity) เพราะ สมรรถนะ คือมาตรฐานการทำงานที่มีกระบวนการทำงานที่สามารถยืนยันได้ชัดเจน ซึ่งจะส่งผลดีต่อการบริหารจัดการเรื่องกำลังคนได้ ผู้บริหารจะต้องสามารถหา สมรรถนะ (Capacity) ที่เป็นมาตรฐานของแต่ละงานเปรียบเทียบกับเวลาได้ ซึ่งงานเหล่านั้นต้องเป็นเนื้องานที่สม่ำเสมอ ซึ่งเกิดจากการเกลี่ยงานที่เหมาะสม โดยการแยกแยะงานยาก กับงานง่ายออกจากกันอย่างชัดเจน รวมถึงการทำงานเชิงรุกของผู้บริหาร ซึ่งสามารถ Support ปัญหาให้แก่ผู้ใต้บังคับบัญชาได้ทันที
3. กระบวนการทำงาน (Process) ผู้บริหารจะต้องสามารถสร้างกระบวนการทำงานที่มีประสิทธิภาพ และสามารถลดกระบวนการ และขจัดกระบวนซ้ำซ้อนได้ ซึ่งเกิดจาก
· มอง Scope งานได้ชัดเจน ทีมผู้บริหารระดับสูงจะต้องเปิดใจยอมรับการเปลี่ยนแปลง และมองภาพกว้างขี้น (ตามหลักของทฤษฏีลูกข่าง) การเปลี่ยนแปลงนั้นเป็นการเปลี่ยนแปลงเพื่อการพัฒนา หากแต่คงสิ่งเก่าที่ดีมีคุณค่าไว้ แต่สร้างสิ่งใหม่มาเพื่อปิดข้อบกพร่องที่เรามีอยู่ การที่ผู้บริหารลง รายละเอียด มากไปทำให้เกิดผลเสียมากกว่าผลดี เช่น
§ ภาพงานบริหารที่ไม่ชัดเจน
§ แยกแยะงานไม่ได้
§ ไม่เกิดประสิทธิภาพในการทำงาน
· รู้เหตุ และผลแห่งงาน
§ รู้เหตุแห่งงาน นั่นคือ รู้งานเข้า เพื่อให้รู้ที่มาของงานเมื่อเกิดปัญหาผู้บังคับบัญชาสามารถ Clean และ Clear งานให้ผู้ใต้บังคับบัญชาได้เพื่อสร้างสภาพแวดล้อมการทำงานที่ดีให้เกิดขี้น
§ รู้ผลแห่งงาน นั่นคือ รู้งานที่ออก เพื่อเป็นการต่อยอด Information ก่อให้เกิดงานที่ต่อเนื่องสร้างคุณค่า (Value Added) ให้แก่ตัวเอง และผู้อื่นที่ได้รับงานต่อเนื่องจากเรา
· การเกลี่ยงาน และการขอการสนับสนุน ซึ่งถือเป็นบทบาที่สำคัญของผู้บริหาร การเกลี่ยงานนั้น จะสามารถทำงานได้มีประสิทธิผลอย่างเต็มศักยภาพของ ทีมระดับปฏิบัติงาน ส่วนการ สนับสนุนนั้นเป็นการแสดงถึงศักยภาพของผู้บริหารในอันที่จะวางแผนเพื่อให้ เจ้าหน้าที่ทีมปฏิบัติงานสามารถทำงานได้ต่อเนื่อง
· สร้างความต่อเนื่องในการทำงาน ทีมผู้บริหารยึดมั่นความถูกต้องในการทำงานตามหลักการที่กล่าวมาข้างต้น ความสอดคล้องต่อเนื่องของงานก็จะเกิดขึ้น นั่นจะนำมาซึ่งประสิทธิภาพ และประสิทธิผลขององค์กรทั้งองค์กร ประสิทธิผลที่มากขึ้นนั้นการให้เกิด ศักยภาพในการแข่งขัน ประสิทธิภาพที่มากขึ้นเป็นการพัฒนาองค์กร และตนเอง
กล่าวโดยสรุปคือ ทีมผู้บริหารระดับสูง (Steering-Level Committee) จะมุมมองที่กว้าง แต่ไม่จำเป็นต้องลงลึกในเนื้องาน เพราะผู้บริหารมีหน้าที่วางแผน และสนับสนุน เพื่อการแก้ไขปัญหา และพัฒนา ทีมผู้บริหารคุณภาพ (Quality Management Team) ทำหน้าที่เป็นสพานเชื่อมโยงระดับล่าง และระดับบนเข้าหากัน จะต้องมีมุมมองที่กว้าง และสามารถลงลึกในระดับทีมปฏิบัติการ (Operational Team) ได้ในบางครั้ง ส่วน ทีมปฏิบัติการ (Operational Team) นั้นจะต้องลงลึกในเนื้องานจนเชี่ยวชาญ แต่ในอนาคตก็พร้อมที่จะถูกพัฒนาสู่ทีมบริหารระดับต่อไป จะเห็นได้การทำงานเป็นทีมที่มีระดับชั้นดังกล่าวทำงานอยู่บนความสมดุล เปรียบได้ดังลูกข่างที่หมุนอยู่ไม่ว่าจะอยู่บนพื้นที่ตรงหรือลาดเอียงหากทั้ง 3 ทีมทำงานกันอย่างประสมประสานกันเช่นนี้ ย่อมก่อให้เกิดที่งานที่มีทั้งประสิทธิภาพ และประสิทธิผล เปรียบได้ดังลูกข่าง เพราะลูกข่างที่กำลังหมุน ไม่ว่าจะมีแรงภายนอกมากระทำหรือไม่ก็ตามมันยังคงรักษาสถานะเดิมไว้ได้.
บทความนี้เกิดจากการเขียนและส่งขึ้นมาสู่ระบบแบบอัตโนมัติ สมาคมฯไม่รับผิดชอบต่อบทความหรือข้อความใดๆ ทั้งสิ้น เพราะไม่สามารถระบุได้ว่าเป็นความจริงหรือไม่ ผู้อ่านจึงควรใช้วิจารณญาณในการกลั่นกรอง และหากท่านพบเห็นข้อความใดที่ขัดต่อกฎหมายและศีลธรรม หรือทำให้เกิดความเสียหาย หรือละเมิดสิทธิใดๆ กรุณาแจ้งมาที่ ht.ro.apt@ecivres-bew เพื่อทีมงานจะได้ดำเนินการลบออกจากระบบในทันที
