มานพ

ผู้เขียน : มานพ

อัพเดท: 16 ส.ค. 2010 20.30 น. บทความนี้มีผู้ชม: 623196 ครั้ง

จากตอนที่ 1 เมื่อหลักการถูกนำมาประยุกต์แล้ว สภาพจริงจะดำเนินการได้หรือไม่ขึ้นอยู่กับ กลวิธี และสติปัญญาของผู้บริหาร


การควบคุมเอกสารของระบบ ISO

                        เมื่อมีงานเกิดขึ้นย่อมมีเอกสารเกิดขึ้นโรงเรียนจะต้องมีหน่วยงานควบคุมเอกสารได้รับใบขอเปลี่ยนแปลงระบบเอกสารคุณภาพ  (CRF)  จะต้องบันทึกข้อมูลแสดงสถานะรายละเอียดของ  CRF  ลงในแบบบันทึกใบขอเปลี่ยนแปลงเอกสาร  (FM-QM-06)  ทุกครั้งและติดตามผลความคืบหน้าของ  CRF    ในระบบบันทึกดังกล่าว   เอกสารระบบคุณภาพทุกประเภท  (QM,OP,WI,SD หรือ  FM)  ที่ระบุชื่อไว้ในทะเบียนควบคุมเอกสารคุณภาพ  รองผู้อำนวยการฝ่าย  หรือตัวแทนฝ่ายบริหาร  QMR  สามารถแก้ไขลงในเอกสารนั้น ๆ  ได้เลย  และลงชื่อกำกับที่ทำการแก้ไข  (แก้ต้นฉบับที่หน่วยงานควบคุมเอกสารด้วย)  และถ้าเอกสารที่ถือครองมากกว่า 1  ฉบับ  ต้องมั่นใจว่าเรียกเอกสารทุกฉบับมาทำการแก้ไขแล้ว  (มีหลักฐาน)

เครื่องหมายที่บ่งชี้ถึงการเปลี่ยนแปลงเอกสาร

                                    เอกสารควบคุมประเภท  QM,QP และ  WI    เมื่อมีการแก้ไข  หรือปรับปรุงในหน้าใด ๆ  ของเอกสารที่มีข้อมูลซึ่งถูกเปลี่ยนแปลงไป  จากเดิมต้องเปลี่ยนในหน้านั้น ๆ ใหม่  ตามลำดับและกำหนดวันที่มีผลอนุมัติใช้

                                    ทุก ๆ ครั้งที่มีการแก้ไขหรือปรับปรุงเอกสารตามข้อ  5.4.1  หรือมีการแก้ไขหรือออกเอกสารใหม่ทั้งฉบับ  ต้องเปลี่ยนใบปะหน้า  (แผ่นแรกของเอกสาร)  “ ประวัติและสถานการณ์ปรับปรุงแก้ไขเอกสาร”  ของเอกสาร  QM,QP และ  WI

ดังกล่าวพร้อมกับเปลี่ยนปรับปรุงครั้งที่  และวันที่มีผลอนุมัติใช้ด้วย  กรณีแบบบันทึกคุณภาพให้กำหนด  ปรับปรุง  และวันที่อนุมัติใช้ไว้ได้รหัสแบบฟอร์ม

                                   เอกสารควบคุมใด  มีการปรับปรุงเป็นจำนวนมาก  เมื่อมีการเปลี่ยนแปลงเนื้อหาของเอกสารไม่มีเค้า

โครงเดิม ขึ้นอยู่กับความเห็นของรองผู้อำนวยการฝ่าย  หน่วยงานต้นสังกัดเจ้าของเอกสาร  หรือหน่วยงานควบคุมเอกสารและข้อมูลให้ดำเนินการเผยแพร่เอกสารใหม่ทั้งฉบับไปยังผู้ถือเอกสาร

การแจกจ่ายเอกสาร

การส่งและรับเอกสาร

ในการส่งเอกสารต้องใช้  FM-QM-02  ใบนำส่ง  & ใบขอคือเอกสารระบบคุณภาพ (QUALITY 

DOCUMENT  DELIVER & OBSOLETE  DOCUMENT  REQUEST ,  QDD & ODR)  เป็นใบนำส่งเพื่อเป็นการยืนยันผู้รับได้รับเอกสารแล้ว และส่งคือเอกสารที่ไม่ใช้แล้วกลับคืนมา  (ถ้ามี)  เพื่อให้มั่นใจว่าเอกสารที่มีอยู่เพื่อใช้งาน  ณ จุดปฏิบัติงานนั้นเป็นเอกสารฉบับล่าสุด  และเก็บเป็นหลักฐานไว้ให้สามารถตรวจติดตามภายหลัง  ดูหัวข้อ  “การแจกจ่ายเอกสารระบบคุณภาพ”  ในแนวปฏิบัติดำเนินการกับเอกสารคุณภาพ  (WI-QM-01)  การรับเอกสารระบบคุณภาพผู้รับเอกสาร  (ผู้ถือเอกสารที่ถูกระบุไว้ใน  QDD & ODR)  ต้องลงลายมือชื่อรับรองการได้รับเอกสารด้วยตนเองทันที่ได้รับเอกสาร ยกเว้นกรณีดังต่อไปนี้

                                                )  ผู้ดำรงตำแหน่งไม่อยู่ให้รักษาการแทนตำแหน่งที่ระบุไว้ว่าเป็นผู้ถือเอกสาร  สามารถลงลายมือชื่อรับแทนได้  ทั้งนี้ต้องแจ้งผู้ดำรงตำแหน่งทันทีที่กลับมา  ปฏิบัติงานตามปกติว่าได้รับเอกสารอะไรแทนไว้บ้าง 

                                                )  เลขา ฯ ธุรการประจำหน่วยงานต่าง ๆ  สามารถลงลายมือชื่อรับเอกสารแทนได้ในกรณีที่ผู้ดำรงตำแหน่งไม่อยู่  และต้องแจ้งผู้ดำรงตำแหน่งให้ทราบทันทีที่กลับมา

                                การเผยแพร่เอกสารควบคุม

                                                หน่วยงานควบคุมเอกสารต้องเผยแพร่เอกสารควบคุมไปยังผู้ถือครองเอกสารตามที่ระบุในทะเบียนเอกสารคุณภาพและผู้ถือเอกสารคุณภาพ FM-QM-01  โดยทำสำเนาจำนวนเฉพาะเท่ากับจำนวนเอกสารที่ถือครองในแต่ละฝ่าย  และห้ามนำสำเนาเอกสารระบบคุณภาพโดยพลการเป็นอันขาด  นอกจากต้องการใช้เป็นตัวอย่างในการขอปรับปรุงเอกสาร  สามารถสำเนาแนบมากับ  FM-QM-03  (ใบขอเปลี่ยนแปลงเอกสารระบบคุณภาพ)  ในระหว่างรอการปรับปรุง  และอนุมัติการเปลี่ยนแปลงเอกสารต้องปฏิบัติตามเอกสารเดิมที่ได้รับการทบทวน  และอนุมัติแล้วเท่านั้น  ดังนั้นหน่วยงานควบคุมเอกสารต้อง

 


บทความนี้เกิดจากการเขียนและส่งขึ้นมาสู่ระบบแบบอัตโนมัติ สมาคมฯไม่รับผิดชอบต่อบทความหรือข้อความใดๆ ทั้งสิ้น เพราะไม่สามารถระบุได้ว่าเป็นความจริงหรือไม่ ผู้อ่านจึงควรใช้วิจารณญาณในการกลั่นกรอง และหากท่านพบเห็นข้อความใดที่ขัดต่อกฎหมายและศีลธรรม หรือทำให้เกิดความเสียหาย หรือละเมิดสิทธิใดๆ กรุณาแจ้งมาที่ ht.ro.apt@ecivres-bew เพื่อทีมงานจะได้ดำเนินการลบออกจากระบบในทันที