เมื่อมีงานเกิดขึ้นย่อมมีเอกสารเกิดขึ้นโรงเรียนจะต้องมีหน่วยงานควบคุมเอกสารได้รับใบขอเปลี่ยนแปลงระบบเอกสารคุณภาพ (CRF) จะต้องบันทึกข้อมูลแสดงสถานะรายละเอียดของ CRF ลงในแบบบันทึกใบขอเปลี่ยนแปลงเอกสาร (FM-QM-06) ทุกครั้งและติดตามผลความคืบหน้าของ CRF ในระบบบันทึกดังกล่าว เอกสารระบบคุณภาพทุกประเภท (QM,OP,WI,SD หรือ FM) ที่ระบุชื่อไว้ในทะเบียนควบคุมเอกสารคุณภาพ รองผู้อำนวยการฝ่าย หรือตัวแทนฝ่ายบริหาร QMR สามารถแก้ไขลงในเอกสารนั้น ๆ ได้เลย และลงชื่อกำกับที่ทำการแก้ไข (แก้ต้นฉบับที่หน่วยงานควบคุมเอกสารด้วย) และถ้าเอกสารที่ถือครองมากกว่า 1 ฉบับ ต้องมั่นใจว่าเรียกเอกสารทุกฉบับมาทำการแก้ไขแล้ว (มีหลักฐาน)
เครื่องหมายที่บ่งชี้ถึงการเปลี่ยนแปลงเอกสาร
เอกสารควบคุมประเภท QM,QP และ WI เมื่อมีการแก้ไข หรือปรับปรุงในหน้าใด ๆ ของเอกสารที่มีข้อมูลซึ่งถูกเปลี่ยนแปลงไป จากเดิมต้องเปลี่ยนในหน้านั้น ๆ ใหม่ ตามลำดับและกำหนดวันที่มีผลอนุมัติใช้
ทุก ๆ ครั้งที่มีการแก้ไขหรือปรับปรุงเอกสารตามข้อ 5.4.1 หรือมีการแก้ไขหรือออกเอกสารใหม่ทั้งฉบับ ต้องเปลี่ยนใบปะหน้า (แผ่นแรกของเอกสาร) ประวัติและสถานการณ์ปรับปรุงแก้ไขเอกสาร ของเอกสาร QM,QP และ WI
ดังกล่าวพร้อมกับเปลี่ยนปรับปรุงครั้งที่ และวันที่มีผลอนุมัติใช้ด้วย กรณีแบบบันทึกคุณภาพให้กำหนด ปรับปรุง และวันที่อนุมัติใช้ไว้ได้รหัสแบบฟอร์ม
เอกสารควบคุมใด มีการปรับปรุงเป็นจำนวนมาก เมื่อมีการเปลี่ยนแปลงเนื้อหาของเอกสารไม่มีเค้า
โครงเดิม ขึ้นอยู่กับความเห็นของรองผู้อำนวยการฝ่าย หน่วยงานต้นสังกัดเจ้าของเอกสาร หรือหน่วยงานควบคุมเอกสารและข้อมูลให้ดำเนินการเผยแพร่เอกสารใหม่ทั้งฉบับไปยังผู้ถือเอกสาร
การแจกจ่ายเอกสาร
การส่งและรับเอกสาร
ในการส่งเอกสารต้องใช้ FM-QM-02 ใบนำส่ง & ใบขอคือเอกสารระบบคุณภาพ (QUALITY
DOCUMENT DELIVER & OBSOLETE DOCUMENT REQUEST , QDD & ODR) เป็นใบนำส่งเพื่อเป็นการยืนยันผู้รับได้รับเอกสารแล้ว และส่งคือเอกสารที่ไม่ใช้แล้วกลับคืนมา (ถ้ามี) เพื่อให้มั่นใจว่าเอกสารที่มีอยู่เพื่อใช้งาน ณ จุดปฏิบัติงานนั้นเป็นเอกสารฉบับล่าสุด และเก็บเป็นหลักฐานไว้ให้สามารถตรวจติดตามภายหลัง ดูหัวข้อ การแจกจ่ายเอกสารระบบคุณภาพ ในแนวปฏิบัติดำเนินการกับเอกสารคุณภาพ (WI-QM-01) การรับเอกสารระบบคุณภาพผู้รับเอกสาร (ผู้ถือเอกสารที่ถูกระบุไว้ใน QDD & ODR) ต้องลงลายมือชื่อรับรองการได้รับเอกสารด้วยตนเองทันที่ได้รับเอกสาร ยกเว้นกรณีดังต่อไปนี้
ก) ผู้ดำรงตำแหน่งไม่อยู่ให้รักษาการแทนตำแหน่งที่ระบุไว้ว่าเป็นผู้ถือเอกสาร สามารถลงลายมือชื่อรับแทนได้ ทั้งนี้ต้องแจ้งผู้ดำรงตำแหน่งทันทีที่กลับมา ปฏิบัติงานตามปกติว่าได้รับเอกสารอะไรแทนไว้บ้าง
ข) เลขา ฯ ธุรการประจำหน่วยงานต่าง ๆ สามารถลงลายมือชื่อรับเอกสารแทนได้ในกรณีที่ผู้ดำรงตำแหน่งไม่อยู่ และต้องแจ้งผู้ดำรงตำแหน่งให้ทราบทันทีที่กลับมา
การเผยแพร่เอกสารควบคุม
หน่วยงานควบคุมเอกสารต้องเผยแพร่เอกสารควบคุมไปยังผู้ถือครองเอกสารตามที่ระบุในทะเบียนเอกสารคุณภาพและผู้ถือเอกสารคุณภาพ FM-QM-01 โดยทำสำเนาจำนวนเฉพาะเท่ากับจำนวนเอกสารที่ถือครองในแต่ละฝ่าย และห้ามนำสำเนาเอกสารระบบคุณภาพโดยพลการเป็นอันขาด นอกจากต้องการใช้เป็นตัวอย่างในการขอปรับปรุงเอกสาร สามารถสำเนาแนบมากับ FM-QM-03 (ใบขอเปลี่ยนแปลงเอกสารระบบคุณภาพ) ในระหว่างรอการปรับปรุง และอนุมัติการเปลี่ยนแปลงเอกสารต้องปฏิบัติตามเอกสารเดิมที่ได้รับการทบทวน และอนุมัติแล้วเท่านั้น ดังนั้นหน่วยงานควบคุมเอกสารต้อง
บทความนี้เกิดจากการเขียนและส่งขึ้นมาสู่ระบบแบบอัตโนมัติ สมาคมฯไม่รับผิดชอบต่อบทความหรือข้อความใดๆ ทั้งสิ้น เพราะไม่สามารถระบุได้ว่าเป็นความจริงหรือไม่ ผู้อ่านจึงควรใช้วิจารณญาณในการกลั่นกรอง และหากท่านพบเห็นข้อความใดที่ขัดต่อกฎหมายและศีลธรรม หรือทำให้เกิดความเสียหาย หรือละเมิดสิทธิใดๆ กรุณาแจ้งมาที่ ht.ro.apt@ecivres-bew เพื่อทีมงานจะได้ดำเนินการลบออกจากระบบในทันที
