|
เสกสิทธิ คูณศรี
HR Transformation Director , e-HRIT Co., Ltd.
Email :
seksit@e-HRIT.com
อีเมลนี้จะถูกป้องกันจากสแปมบอท แต่คุณต้องเปิดการใช้งานจาวาสคริปเพื่ออ่านมันได้
,
skoonsri@yahoo.com
อีเมลนี้จะถูกป้องกันจากสแปมบอท แต่คุณต้องเปิดการใช้งานจาวาสคริปเพื่ออ่านมันได้
Website : www.e-hrit.com
ขั้นตอนที่ 4 การวิเคราะห์และพัฒนาระบบ เพื่อรองรับการเปลี่ยนแปลง
อีกแล้วครับ ช่วงนี้งานยุ่งมากครับเลยเว้นไปเสียนาน ต้องขออภัยเป็นอย่างสูงที่ให้รอนานครับ ก่อนจะเริ่มขอประชาสัมพันธ์ให้ผู้อ่านทุกท่านลองเข้าไปติชมเว็บไซต์ของบริษัทหน่อยนะครับที่ www.e-hrit.com ครับ
มาต่อกันเลยนะครับ หลังจากที่เราได้ตั้งทีมงานขึ้นมาศึกษาระบบเบื้องต้นเสร็จแล้ว ตามที่ผมเขียนไว้ในตอนที่ 3 คราวนี้เราก็จะไปทำการวิเคราะห์ระบบของ HR ทั้งหมด เพื่อให้ทราบว่าระบบการทำงานของเราในปัจจุบันเป็นอย่างไร และหากจะตั้ง ESC ขึ้นมาจะต้องใช้ทรัพยากรอะไรบ้าง และที่สำคัญก็คือสิ่งที่จะปรับเปลี่ยนให้กระบวนการทำงานต่างๆ ดีขึ้น
สิ่งที่เราจะได้รับจากการศึกษาและวิเคราะห์
สิ่งที่เราจะได้รับหลังจากการศึกษาและวิเคราะห์แบ่งเป็น 4 กลุ่มคือ
- กระบวนการทางธุรกิจ (Business Process)
- เอกสารและรายงานที่เกี่ยวข้อง (Forms and Reports)
- เทคโนโลยี (Technology)
- ผู้เกี่ยวข้อง (Stakeholders)
ในการที่เราจะจัดตั้ง ESC ขึ้นมาได้จำเป็นอย่างยิ่งที่จะต้องการสำรวจดูก่อนว่ากระบวนการทำงานของงานแต่ละอย่างในปัจจุบันเป็นอย่างไร มีใครเกี่ยวข้องบ้าง ใช้เอกสารอะไรในการดำเนินการแต่ละขั้นตอน และที่สำคัญข้อมูลที่เกิดขึ้นในแต่ละกระบวนการถูกบันทึกหรือเก็บไว้ในรูปที่เป็นไฟล์ หรือฐานข้อมูลแบบใด
วิธีการในการวิเคราะห์กระบวนการทำงานนี้เราจะใช้วิธีการเขียนแผนภาพกระบวนการทำงานแบบลู่ หรือ Swim Lane ซึ่งจะทำให้เราเห็นว่ามีใครเกี่ยวข้องกับขั้นตอนในการทำงานแต่ละขั้นตอน ซึ่งมีขั้นตอนในการทำดังนี้ครับ
- ขั้นตอนที่ 1 สำรวจและทำความเข้าใจระบบและกระบวนการทำงานที่เกี่ยวข้องฝ่ายทรัพยากรมนุษย์
ผลที่คาดว่าจะได้รับ
เข้าใจว่ากระบวนการทำงานในปัจจุบันว่าเป็นอย่างไร เอกสารและคนที่เกี่ยวข้องมีใครบ้าง ตลอดจนระบบที่ใช้สนับสนุนว่าเป็นอย่างไร และเรามีโอกาสมากน้อยแค่ไหนที่จะทำการพัฒนา
คำแนะนำ
วาดแผนภาพกระบวนการทำงานที่ได้พบ โดยใช้สัญลักษณ์ตามที่ปรากฏด้านล่าง พร้อมกับแบ่งขอบเขตของผู้เกี่ยวข้องเป็นแนวตามขวาง เพื่อให้ทราบว่าการเดินทางของเอกสารเริ่มต้นจากที่ไหนและไปสิ้นสุดที่ไหน
ตัวอย่างของกระบวนการทำงานของการลาหยุดงานโดยใช้แผนภาพกระบวนการแบบลู่ ( Swim Lane )
คำแนะนำ ควรใช้แบบฟอร์มต่อไปนี้ในการสำรวจก่อนการเขียนแผนภาพกระบวนการ
ตารางที่ 1 กระบวนการทางธุรกิจในปัจจุบัน
ชื่อกระบวนการ :
.
|
ขั้นตอนที่ |
ผู้เกี่ยวข้อง/รับผิดชอบ |
ทำอย่างไร |
กฎระเบียบที่เกี่ยวข้อง |
ระบบที่ใช้ |
ปัญหา |
ข้อเสนอ แนะ |
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
- ขั้นตอนที่ 2 การระบุหรือจำแนกว่ากระบวนการใดที่เป็นการใช้ทำงานในลักษณะที่เป็นเอกสารแบบที่ทำเสร็จเป็นขั้นตอนโดยไม่มีส่วนต่อการวางแผนในการทำงาน (Transaction) งานใดที่เป็นงานในลักษณะแบบถามตอบปัญหาของพนักงาน (Questions and Answers) งานใดถือว่าเป็นงานในเชิงของการวางแผน (Strategic Planning) และงานใดถือว่างานประจำที่ต้องทำ (Routine)
ผลที่คาดว่าจะได้รับ
กลุ่มของกระบวนการในการทำงาน เพื่อนำไปสู่การแบ่งงานไปยัง ESC ต่อไป
คำแนะนำ ควรใช้แบบฟอร์มต่อไปนี้ในการสำรวจก่อนการเขียนแผนภาพกระบวนการ
ตารางที่ 2 ประเภทของกระบวนการทำงาน
|
ชื่อกระบวนการทางธุรกิจ |
ประเภทของงาน |
หน่วยงานที่รับผิดชอบ |
|
การเบิกค่าทันตกรรม |
Transaction |
Benefits |
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
- ขั้นตอนที่ 3 การแบ่งกลุ่มงานใหม่ของ HR
ผลที่คาดว่าจะได้รับ
กลุ่มงานที่เป็นลักษณะ Transaction และ Questions and Answers จะถูกตัดให้ไปไว้ในกลุ่มงานของ ESC ส่วนกลุ่มงานที่เป็นงานหลักของแต่ละแผนกใน HR จะยังคงไว้เหมือนเดิม
คำแนะนำ ควรใช้แบบฟอร์มต่อไปนี้ในการแบ่งงาน
ตารางที่ 3 การจัดแบ่งกลุ่มการทำงานใหม่
|
ESC |
Compensation & Benefits |
ER |
Training |
Recruitment |
|
การเบิกค่าทันตกรรม |
Salary & Benefits Survey |
การจัดแข่งขันฟุตบอลภายใน |
การจัดหลักสูตรอบรมให้ผู้บริหาร |
การคัดเลือกบุคลากร |
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
- ขั้นตอนที่ 4 การระบุกระบวนการที่ต้องสร้างขึ้นใหม่และกระบวนการที่ต้องปรับปรุงการทำงานให้ดีขึ้น
ผลที่คาดว่าจะได้รับ
กระบวนการธุรกิจที่ได้รับการพัฒนาขึ้นใหม่ โดยสามารถปรับปรุงวิธีการทำงานแบบเดิมได้
ค้นพบข้อมูลดังต่อไปนี้ ส่วนประกอบของข้อมูล การแก้ไขข้อมูล ระยะเวลา ระบบสำรองข้อมูล ความถี่ในการใช้งาน และจำนวนของเอกสารในแต่ละกระบวนการ
คำแนะนำ ควรใช้แบบฟอร์มต่อไปนี้ในการสำรวจก่อนการเขียนแผนภาพกระบวนการ
ตารางที่ 4 กระบวนการทางธุรกิจใหม่
ชื่อกระบวนการ :
.
|
ขั้นตอนที่ |
ผู้เกี่ยวข้อง/รับผิดชอบ |
ทำอย่างไร |
กฎระเบียบที่เกี่ยวข้อง |
ขั้นตอนการทำงานแบบเดิม |
ขั้นตอนที่เสนอใหม่ |
ความต้องการของระบบ |
ประโยชน์ที่จะได้รับ |
ข้อเสนอแนะ |
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
- ขั้นตอนที่ 5 การวิเคราะห์ผลประโยชน์ ความต้องการของผู้ใช้ และข้อจำกัดของระบบ
ผลที่คาดว่าจะได้รับ
ผลการเปรียบเทียบกระบวนการธุรกิจปัจจุบันกับที่ได้รับการพัฒนาขึ้นใหม่ และข้อเสนอแนะต่างๆ
คาดการณ์ประโยชน์ที่จะเกิดขึ้น
ทราบความต้องการของผู้ใช้
ความต้องการของระบบที่จะนำมาใช้ทดแทนระบบเดิม เช่น หากระบบการจัดเก็บประวัติพนักงานยังไม่เป็นแบบผู้ใช้หลายคน (Multi-Users) ก็ต้องพยายามหาวิธีการที่จะทำให้เป็นแบบผู้ใช้หลายคนให้ได้ ซึ่งอาจจะไม่จำเป็นต้องซื้อซอฟท์แวร์ใหม่ก็ได้ครับ (ลองไปอ่านดูวิธีการสร้างระบบ HRMS ขึ้นมาใช้เองโดยไม่เปลืองงบดูในเวบไซต์ www.e-hrit.com )
คำแนะนำ ควรใช้แบบฟอร์มต่อไปนี้ในการสำรวจก่อนการเขียนแผนภาพกระบวนการ
ตารางที่ 5 ค่าใช้จ่ายที่ลดลงไปของแต่ละบุคคล
ชื่อกระบวนการ :
.
|
ขั้นตอนที่ |
ประโยชน์ที่จะได้รับ |
ประโยชน์ที่จะได้รับคิดเป็นเงิน |
เหตุผล / สิ่งที่ใช้วัด |
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
ตารางที่ 6 ค่าใช้จ่ายที่ลดลงไปของแต่ละกระบวนการ
|
ชื่อกระบวนการทางธุรกิจ |
ประโยชน์ที่จะได้รับ |
ประโยชน์ที่จะได้รับคิดเป็นเงิน |
เหตุผล / สิ่งที่ใช้วัด |
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
ตารางที่ 7 ค่าใช้จ่ายที่ลดลงไปของแต่ละงาน
ชื่องาน
..
|
ขั้นตอนที่ |
ปริมาณ |
ประโยชน์ที่จะได้รับคิดเป็นเงิน |
ข้อเสนอแนะ |
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
ตารางที่ 8 ความต้องการของแต่ละกระบวนการ
|
ชื่อกระบวนการทางธุรกิจ |
ความต้องการของผู้ใช้ |
ความต้องการของระบบ |
ข้อเสนอแนะ |
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
ตารางที่ 9 ความต้องการของแต่ละงาน
ชื่องาน
..
|
ชื่องาน |
ความต้องการของผู้ใช้ |
ความต้องการของระบบ |
ข้อเสนอแนะ |
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
ตารางที่ 10 ความต้องการของผู้ใช้ระบบ
ชื่องาน
..
|
ความต้องการของผู้ใช้ |
ความต้องการของผู้ใช้ |
ข้อเสนอแนะ |
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
ตารางที่ 11 ความต้องการของระบบ
ชื่องาน
..
|
ความต้องการของผู้ใช้ |
ความต้องการของผู้ใช้ |
ข้อเสนอแนะ |
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
- ขั้นตอนที่ 4 ออกแบบกระบวนการจัดการเอกสาร ระบบ และการแสดงผล
ออกแบบระบบที่เป็นไปได้สำหรับกระบวนการทำงานในปัจจุบัน
ออกแบบหน้าจอของผู้ใช้ (Graphic User Interface : GUI) เพื่อให้คนที่ทำงานอยู่ทางด้าน IT เขาช่วยพัฒนาระบบให้ครับ
ออกแบบตัวอย่างเอกสารที่จะใช้กับระบบใหม่
ออกแบบฐานข้อมูล หากสามารถทำเองได้ก็จะดีครับ เพราะเราจะทราบความต้องการของตัวเราเอง ว่ามีอะไรบ้าง แต่หากไม่สามารถทำได้เอง แค่เห็นหน้าจอการออกแบบ GUI ก็จะช่วยทาง IT ได้มากเลยละครับ
เขียนผังความสัมพันธ์ของข้อมูล อันนี้ให้ทาง IT เขาช่วยก็ได้ครับ
การวางแผนการทำงานแบบควบคู่กันระหว่างระบบเก่ากับระบบใหม่
คำแนะนำ ให้ใช้ภาพเหล่านี้ในการออกแบบหน้าจอของผู้ใช้
 |
เป็นภาพที่ถูกนำไปแสดงเมื่อต้องการกำหนดลักษณะหรือแสดงผลเป็นจ ริง (True) หรือเท็จ (False) |
 |
เป็นภาพที่ถูกนำไปแสดงเมื่อต้องการให้เห็นว่าเป็นช่องสำหรับเติมข้อความลงไปได้ จำนวน 1 แถว |
 |
คือ ปุ่มที่จะสั่งให้ทำให้เกิดการเปลี่ยนแปลงอย่างใดอย่างหนึ่งเกิดขึ้น เช่น เปิดหน้าจอใหม่ |
 |
คือ เครื่องมือที่จะนำไปใช้ในกรณีที่ต้องการให้ผู้ใช้สามารถเลือกคำตอบได้มากกว่า 1 ข้อ |
 |
คือ เครื่องมือที่ใช้ในรูปแบบการแสดงข้อความหลายๆ บรรทัด |
 |
คือ เครื่องมือที่ใช้เมื่อมีคำตอบให้ผู้ใช้สามารถเลือกได้มากกว่า 1 ข้อ |
 |
คือ บาร์สำหรับการเลื่อนข้อความหรือหน้าจอขึ้น-ลง สำหรับข้อความที่มีจำนวนบรรทัดน้อยๆ |
 |
คือ บาร์สำหรับการเลื่อนข้อความหรือหน้าจอขึ้น-ลง สำหรับข้อความที่มีจำนวนบรรทัดมากๆ |
ตัวอย่างของการออกแบบหน้าจอ
จากตรงนี้ไปก็จะเป็นหน้าที่ของเราที่จะต้องร่วมทำงานกับ IT ในการพัฒนาโปรแกรมขึ้นมาใช้งานแล้วครับ
[1]อ่านรายละเอียดเพิ่มเติมได้ที่ http://www.processdriven.org/swim_lane.html
| 
