ปัจจัยในการประสานงาน
ปัจจัยที่จำเป็นต่อการประสานงานไม่ว่าจะเป็นองค์การ หรือหน่วยงานประเภทใด มีปัจจัยที่สำคัญ ดังนี้
1. คน หมายถึง ผู้ซึ่งจะทำให้งานเป็นผลขึ้นมา การประสานงานที่แท้จริง คือการประสานคนให้ร่วมใจร่วมกำลังงานด้วยการนำเอาความสามารถของคนมาทำให้เกิดผลงานในจุดมุ่งหมายเดียวกัน ความสามารถของคนพิจารณาได้สองด้านคือทางด้านความรู้และด้านความสัมพันธ์กับผู้อื่น ผู้ประสานงานต้องมีความรู้ความสามารถและการมองการไกล มีมนุษย์สัมพันธ์ดี มีทัศนคติที่ดีต่อกัน ผู้ร่วมงานทุกฝ่ายเข้ากันได้ดี มีการพบปะหารือกันอยู่เสมอ
2. เงิน หมายถึง ตัวเงินและสิ่งอื่นซึ่งสามารถใช้เป็นสื่อกลางในการแลกเปลี่ยนได้ ในการประสานงานจะต้องมีกำลังเงินสนับสนุนการปฏิบัติงาน
3. วัสดุ หมายถึง สิ่งของเครื่องมือและเครื่องใช้ต่าง ๆ ในการประสานจะต้องมีวัสดุอุปกรณ์ช่วยในการประสานงานอย่างพอเพียง
4. วิธีการทำงาน หมายถึงการบริหารงานให้สามารถบรรลุผลสำเร็จตามจุดประสงค์ที่กำหนดเป็นเป้าหมายไว้ มีการกำหนดอำนาจหน้าที่ และความรับผิดชอบให้ชัดเจน มีการมอบหมายงานและ การควบคุมงาน การติดต่อสื่อสารดี
สิ่งที่ต้องประสาน
การประสานงานนั้น มีความหลากหลายในเรื่องที่จะประสานกัน ซึ่งจะต้องพิจารณารูปแบบของการประสานงานให้เหมาะสม โดยทั่วไป มีสิ่งที่ต้องคำนึงถึงในการประสานงานในแต่ละกรณี ดังต่อไปนี้
1. วัตถุประสงค์ การประสานงานเพื่อบรรลุวัตถุประสงค์ต้องอาศัยความร่วมมือและจังหวะเวลาในการปฏิบัติจากผู้เกี่ยวข้องหลายฝ่าย ตัวอย่างเช่น งานกฎหมาย ส่วนว่าคดีของธนาคาร ในการเตรียมฟ้องจะต้องประสานไปยังสาท เพื่อขอเอกสารและขอความร่วมมือให้จัดทำการ์ดบัญชีมาเป็นเอกสารพยาน ตรวจสอบความครบถ้วนและความถูกต้องในการคิดคำนวณดอกเบี้ยตามกฎหมาย ในประการสำคัญจะต้องส่งมาให้ทันกำหนด เพื่อจะได้ไม่ต้องเลื่อนฟ้องและทนายความมีเวลาตรวจสอบความถูกต้องในทางกฎหมายได้
2. กระบวนการ การประสานงานในเรื่องที่มีขั้นตอนการปฏิบัติอย่างเป็นกระบวนการ จะต้องกระทำให้สอดคล้องกับวัตถุประสงค์ซึ่งเป็นสิ่งที่จะต้องระมัดระวังอย่างยิ่ง เพราะงานที่มีวัตถุประสงค์ดีแต่มีการปฏิบัติผิดขั้นตอน ก็จะทำให้ไม่ได้รับผลตามต้องการ ตัวอย่างเช่น การจัดให้พนักงานร่วมบริจาคโลหิต เพื่ออุทิศถวายเป็นพระราชกุศล เป็นกิจกรรมซึ่งมีวัตถุประสงค์ที่ดี จะต้องดำเนินการเชิญชวนพนักงานให้ร่วมบริจาคโลหิตด้วยการประสานงานกับศูนย์รับบริจาคโลหิต สภากาชาดไทยในการกำหนดวัน เวลา และสถานที่ ให้เหมาะสม มีความสะดวกทั้งทางหน่วยงานต่างๆ ที่จะอนุญาตให้พนักงานละจากหน้าที่มาบริจาคโลหิต และพนักงานผู้บริจาคเองก็สะดวก ในขั้นตอนต่อไปก็จะต้องแจ้งเชิญชวนให้พนักงานทราบกำหนดวัน เวลา และสถานที่ จะต้องติดต่อขออนุญาตฝ่ายสถานที่ และขอความร่วมมือในการจัดสถานที่ล่วงหน้า ติดต่อฝ่ายอาหารเพื่อจัดเลี้ยงอาหารว่าง และเครื่องดื่ม เพื่อให้เกิดความพรักพร้อม
3. เจ้าหน้าที่กับเจ้าหน้าที่ การประสานงานระหว่างคนต้องคำนึงถึงความเข้าใจและความรู้สึกที่ดีต่อกัน ในเบื้องต้นจะต้องมีการยอมรับระหว่างกันเพื่อจะได้มีทัศนคติที่ดีต่อกัน ความร่วมมือก็จะเกิดตามมา เจ้าหน้าที่ซึ่งรับผิดชอบในงานที่ต้องร่วมกันทำเป็นทีมก็จะต้องให้ความร่วมมือกันโดยลักษะของการทำงานอยู่แล้ว แต่เจ้าหน้าที่ซึ่งอยู่ต่างหน่วยงานกันมักจะเข้าใจว่าอยู่ต่างทีมงานกัน แท้ที่จริงผู้ซึ่งอยู่ต่างหน่วยงานกันแต่ต้องติดต่อประสานงานกันก็คือเป็นทีมงานเดียวกันได้ ทั้งนี้จะต้องทำความเข้าใจวัตถุประสงค์ให้ตรงกันและรู้บทบาทหน้าที่ของตนในงานที่จะประสานกัน มีความร่วมมือให้แก่กัน ตัวอย่างเช่น การประสานงานในการย้ายสำนักงาน ก็จะต้องทำความเข้าใจกันระหว่างเจ้าหน้าที่ของสถานที่เดิมกับเจ้าหน้าที่ของสถานที่ใหม่ มีการตกลงในเรื่องวัน เวลา และชี้แจงข้อมูลอันจำเป็นให้แก่กัน เพื่อจะได้เกิดความเข้าใจและมีความรู้สึกที่ดีต่อกัน
4. หน่วยงานต่อหน่วยงาน การประสานงานระหว่างหน่วยงานต่อหน่วยงาน ตัวอย่างเช่น การรับงานออกแบบจากฝ่ายศิลป์ของบริษัท ส่งให้ทางโรงพิมพ์ แก้สีทำเพลท นำกลับมาให้ฝ่ายศิลป์ปรู๊ฟสี และส่งให้ผู้บริหารอนุมติการจัดพิมพ์และบรรจุหีบห่อให้เรียบร้อย จัดส่งให้แก่หน่วยงานต่างๆ ตามกำหนดเวลาที่ได้ตกลงกัน เพื่อให้หน่วยงานต่างๆ จัดส่งถึงลูกค้าต่อไป
5. นโยบายกับวิธีปฏิบัติ นโยบายถูกกำหนดขึ้นโดยฝ่ายจัดการ หรือผู้บริหารสูงสุด การปฏิบัติด้วยวิธีการใดๆ จะต้องไม่ขัดกับนโยบายแม้จะให้ผลตรงตามวัตถุประสงค์ และบรรลุเป้าหมาย ตัวอย่างเช่น การให้สินเชื่อของธนาคาร ซึ่งกำหนดนโยบายไว้ว่าจะไม่ส่งเสริมการสร้างอาคารชุด เพราะถ้ามีธุรกิจอาคารชุดมากเกินความจำเป็น เมื่อประชาชนไม่ต้องการที่อยู่อาศัยในลักษณะนี้ ธุรกิจก็จะไม่สามารถใช้หนี้คืนธนาคารได้ ดังนั้นสาขาของธนาคารก็จะต้องไม่ให้การอนุมัติสินเชื่อแก่ธุรกิจอาคารชุด แม้ว่าจะเป็นวิธีการที่ทำให้ยอดวงเงินสินเชื่อเข้าเป้า
6. นโยบายกับการปฏิบัติ มีการประสานนโยบายอันได้แก่ หลักการที่กำหนดไว้ล่วงหน้าเพื่อใช้เป็นกรอบหรือแนวทางปฏิบัติ ซึ่งจะต้องทำให้ผู้เกี่ยวข้องทุกฝ่ายได้รับรู้มีความเข้าใจและปฎิบัติได้ถูกต้องตรงกัน เป็นการประสานนโยบายกับการปฏิบัติ
7. การปฏิบัติกับการปฏิบัติ ในการประสานงานใดๆ จะมีการปฏิบัติหลายกิจกรรมซึ่งแต่ละกิจกรรมก็จะดำเนินไปในแนวทางที่จะให้เกิดประสิทธิผลอย่างมีประสิทธิภาพและประหยัด แต่ถ้าไม่มีการประสานการปฏิบัติก็อาจจะไม่สอดคล้องกัน และไม่ถูกจังหวะเวลา เป็นผลให้งานโดยส่วนรวมเสียหายได้
ทั้งนี้จะต้องประสานวัตถุประสงค์และนโยบายตามแผนงานโดยพิจารณาถึงระเบียบวิธีปฏิบัติงาน การใช้เวลา วัสดุอุปกรณ์ กำลังคน กำลังเงิน และวิธีการสื่อสาร
ผู้เกี่ยวข้องในการทำงานร่วมกันควรมีสิ่งที่จะยึดถือเป็นแนวปฏิบัติดังนี้
1. เต็มใจที่จะติดต่อกับผู้อื่นก่อน
2. แสดงความมีน้ำใจต่อผู้อื่นก่อน สร้างสัมพันธ์ที่ดี มีความไว้วางใจกัน
3. ฟังผู้อื่นพูดให้มาก
4. หลีกเลี่ยงการโต้แย้ง
5. ซักซ้อมการทำงานให้เข้าใจวัตถุประสงค์ตรงกัน
6. ทำความเข้าใจขั้นตอนการปฏิบัติและจังหวะเวลาให้รับกัน
7. เสริมสร้างมิตร ไมตรี และความเป็นกันเอง
8. ติดต่อตามสายงาน และช่องทางการสื่อสารที่ถูกต้อง
9. ไม่รับการติดต่อในเรื่องที่ไม่เกี่ยวกับงานจากผู้ใต้บังคับบัญชาหน่วยงานอื่น
บทความนี้เกิดจากการเขียนและส่งขึ้นมาสู่ระบบแบบอัตโนมัติ สมาคมฯไม่รับผิดชอบต่อบทความหรือข้อความใดๆ ทั้งสิ้น เพราะไม่สามารถระบุได้ว่าเป็นความจริงหรือไม่ ผู้อ่านจึงควรใช้วิจารณญาณในการกลั่นกรอง และหากท่านพบเห็นข้อความใดที่ขัดต่อกฎหมายและศีลธรรม หรือทำให้เกิดความเสียหาย หรือละเมิดสิทธิใดๆ กรุณาแจ้งมาที่ ht.ro.apt@ecivres-bew เพื่อทีมงานจะได้ดำเนินการลบออกจากระบบในทันที