โดย ดร. ธนัยวงศ์ กีรติวานิชย์
ก่อนที่จะนำโปรแกรม Microsoft Excel มาใช้ในการบริหารการเงิน เราควรต้องรู้จักกับหลักการคำนวณเบื้องต้น ตลอดจนสูตรทางคณิตศาสตร์พื้นฐาน (Arithmetic Formula) ที่สามารถนำมาประยุกต์ใช้กันเสียก่อน โดยมีรายละเอียดดังต่อไปนี้
ü เมื่อเปิดโปรแกรม Excel จะเห็นช่องสี่เหลี่ยมสีขาวแต่ละช่องที่ว่างอยู่เป็นจำนวนมากในหน้ากระดาษทำการ (Worksheet) ซึ่งเรียกกันสั้นๆ ว่า Cell โดยเราสามารถเขียนสูตรการคำนวณขึ้นจากการกรอกข้อมูลโดยตรงลงไปในแต่ละ Cell หรือจะสั่งให้ไปเอาข้อมูลที่อ้างอิงจาก Cell อื่นๆ มาใช้ในการคำนวณก็ย่อมได้
ü ทุกครั้งที่จะเริ่มต้นเขียนสูตรการคำนวณทางคณิตศาสตร์ในแต่ละ Cell ที่ต้องการ ต้องพิมพ์เครื่องหมาย = นำหน้าเสมอ หลังจากนั้นถึงจะตามด้วยข้อมูล รวมถึงการใช้สัญลักษณ์ทางคณิตศาสตร์ต่างๆ เช่น เครื่องหมายบวก ลบ คูณ หาร เพื่อให้ได้ผลลัพธ์ตามที่ต้องการ เช่น =2+3
ü การเขียนสูตรเพื่อการคำนวณในแต่ละ Cell ต้องไม่มีการเว้นวรรคแต่อย่างใด โดยให้เขียนติดกันต่อเนื่องไปเลย และเมื่อเขียนสูตรใน Cell ที่ต้องการเสร็จสิ้นแล้ว ก็ให้กดปุ่ม Enter เพื่อที่โปรแกรม Excel จะได้ดำเนินการประมวลผลลัพธ์ให้ตามที่ต้องการโดยอัตโนมัติ
ü หากมีการคำนวณซ้อนเกิดขึ้น ก็สามารถที่จะใช้เครื่องหมายวงเล็บสำหรับการจัดกลุ่มข้อมูล โดยเครื่องหมายวงเล็บทั้งเปิด และปิดที่ถูกนำมาใช้นั้น ต้องเป็นวงเล็บในลักษณะ โค้งปกติ เท่านั้น เช่น =(2+3)*(4/2)
ü สามารถกำหนดขอบเขตของข้อมูลที่ต้องการใช้ในการคำนวณได้จากการ High Light ข้อมูล โดยเริ่มต้นจากการคลิ๊กเม้าส์แล้วกดปุ่มซ้ายของเม้าส์ค้างเอาไว้ ต่อจากนั้นก็ให้ลากเม้าส์ไปครอบคลุมยัง Cell ต่างๆ ที่ต้องการ หรืออาจทำได้โดยการพิมพ์ชื่อ Cell แรก แล้วขั้นด้วยเครื่องหมายโคลอน : ก่อนที่จะปิดท้ายด้วยการพิมพ์ชื่อ Cell สุดท้ายก็ได้ เช่น =SUM(A1:A3)
ü สำหรับสูตรทางคณิตศาสตร์พื้นฐานของโปรแกรม Microsoft Excel ที่ควรรู้จัก มีดังนี้
เครื่องหมาย |
วิธีการใช้ |
ตัวอย่าง |
+ |
=ตัวเลข หรือ Cell + ตัวเลขหรือ Cell |
=10+10 จะได้ผลลัพธ์เท่ากับ 20 ปรากฏใน Cell นั้น |
S |
=SUM(Cell: Cell) |
=SUM(C6: C8) จะได้ผลรวมของ Cell ตั้งแต่ C6 ถึง C8 |
- |
=ตัวเลข หรือ Cell - ตัวเลขหรือ Cell |
=10-5 จะได้ผลลัพธ์เท่ากับ 5 ปรากฏใน Cell นั้น |
* |
=ตัวเลข หรือ Cell * ตัวเลขหรือ Cell |
=10*10 จะได้ผลลัพธ์เท่ากับ 100 ปรากฏใน Cell นั้น |
/ |
=ตัวเลข หรือ Cell / ตัวเลขหรือ Cell |
=10/10 จะได้ผลลัพธ์เท่ากับ 1 ปรากฏใน Cell นั้น |
% |
=ตัวเลข% |
=10% ผลลัพธ์ที่ปรากฏใน Cell ก็คือ 10% นั่นเอง |
^ |
=ตัวเลข ^ ตัวเลข |
=10^2 จะได้ผลลัพธ์เท่ากับ 100 ปรากฏใน Cell นั้น |
การจัดทำรายงานทางการเงิน (Preparation of Financial Statement)
เมื่อรู้จักกับหลักการคำนวณ และสูตรทางคณิตศาสตร์พื้นฐานกันแล้ว ก็สามารถนำโปรแกรม Microsoft Excel มาประยุกต์ใช้เพื่อจัดทำรายงานทางการเงิน อันได้แก่ งบดุล และงบกำไรขาดทุน เป็นต้น โดยทำการป้อนข้อมูลทั้งที่เป็นข้อความ และตัวเลขลงในแต่ละ Cell ของกระดาษทำการ แล้วทำการเชื่อมโยงตลอดจนกำหนดขอบเขตของข้อมูลที่ต้องการ รวมทั้งใช้สูตรทางคณิตศาสตร์ดังกล่าวข้างต้นมาช่วยในการคำนวณหาผลลัพธ์ที่ต้องการนั่นเอง
ตัวอย่างงบดุล (Balance Sheet):
|
A |
B |
C |
1 |
บริษัท แก้วขนลุก จำกัด | ||
2 |
งบดุล | ||
3 |
ณ วันที่ 31 ธันวาคม 2547 | ||
4 |
สินทรัพย์ |
|
จำนวนเงิน |
5 |
สินทรัพย์หมุนเวียน |
|
|
6 |
เงินสด |
|
1,374,180 |
7 |
ลูกหนี้ |
|
625,500 |
8 |
สินค้าคงคลัง |
|
1,453,104 |
9 |
สินทรัพย์หมุนเวียนรวม |
|
3,452,784 |
10 |
สินทรัพย์ถาวร |
|
|
11 |
ที่ดิน |
|
2,000,000 |
12 |
อาคาร |
|
4,000,000 |
13 |
เครื่องใช้สำนักงาน |
|
1,000,000 |
14 |
หัก ค่าเสื่อมราคาสะสม |
|
333,334 |
15 |
สินทรัพย์ถาวรรวม |
|
6,666,666 |
16 |
สินทรัพย์รวม |
|
10,119,450 |
17 |
หนี้สิน และส่วนของเจ้าของ |
|
|
18 |
หนี้สิน |
|
|
19 |
เจ้าหนี้การค้า |
|
331,600 |
20 |
ตั๋วเงินจ่าย |
|
500,000 |
21 |
ค่าใช้จ่ายค้างจ่าย |
|
460,000 |
22 |
หนี้สินหมุนเวียนอื่นๆ |
|
537,140 |
23 |
หนี้สินหมุนเวียนรวม |
|
1,828,740 |
24 |
เงินกู้ระยะยาว |
|
4,700,000 |
25 |
หนี้สินรวม |
|
6,528,740 |
26 |
ส่วนของเจ้าของ |
|
|
27 |
ทุนส่วนหุ้นสามัญ |
|
2,000,000 |
28 |
ส่วนเกินมูลค่าหุ้น |
|
1,000,000 |
29 |
กำไรสะสม |
|
590,710 |
30 |
ส่วนของผู้ถือหุ้นรวม |
|
3,590,710 |
31 |
หนี้สิน และส่วนของเจ้าของรวม |
|
10,119,450 |
จากตัวอย่างงบดุลข้างต้น เป็นผลลัพธ์ที่เกิดขึ้นจากการป้อนข้อมูล ตลอดจนการใช้สูตรทางคณิตศาสตร์พื้นฐานในโปรแกรม Excel ดังต่อไปนี้
|
A |
B |
C |
1 |
บริษัท แก้วขนลุก จำกัด | ||
2 |
งบดุล | ||
3 |
ณ วันที่ 31 ธันวาคม 2547 | ||
4 |
สินทรัพย์ |
|
จำนวนเงิน |
5 |
สินทรัพย์หมุนเวียน |
|
|
6 |
เงินสด |
|
1,374,180 |
7 |
ลูกหนี้ |
|
625,500 |
8 |
สินค้าคงคลัง |
|
1,453,104 |
9 |
สินทรัพย์หมุนเวียนรวม |
|
=C6+C7+C8 |
10 |
สินทรัพย์ถาวร |
|
|
11 |
ที่ดิน |
|
2,000,000 |
12 |
อาคาร |
|
4,000,000 |
13 |
เครื่องใช้สำนักงาน |
|
1,000,000 |
14 |
หัก ค่าเสื่อมราคาสะสม |
|
333,334 |
15 |
สินทรัพย์ถาวรรวม |
|
=C11+C12+C13-C14 |
16 |
สินทรัพย์รวม |
|
=C9+C15 |
17 |
หนี้สิน และส่วนของเจ้าของ |
|
|
18 |
หนี้สิน |
|
|
19 |
เจ้าหนี้การค้า |
|
331,600 |
20 |
ตั๋วเงินจ่าย |
|
500,000 |
21 |
ค่าใช้จ่ายค้างจ่าย |
|
460,000 |
22 |
หนี้สินหมุนเวียนอื่นๆ |
|
537,140 |
23 |
หนี้สินหมุนเวียนรวม |
|
=C19+C20+C21+C22 |
24 |
เงินกู้ระยะยาว |
|
4,700,000 |
25 |
หนี้สินรวม |
|
=C23+C24 |
26 |
ส่วนของเจ้าของ |
|
|
27 |
ทุนส่วนหุ้นสามัญ |
|
2,000,000 |
28 |
ส่วนเกินมูลค่าหุ้น |
|
1,000,000 |
29 |
กำไรสะสม |
|
590,710 |
30 |
ส่วนของผู้ถือหุ้นรวม |
|
=C27+C28+C29 |
31 |
หนี้สิน และส่วนของเจ้าของรวม |
|
=C25+C31 |
ตัวอย่างงบกำไรขาดทุน (Income Statement):
|
A |
B |
C |
1 |
บริษัท แก้วขนลุก จำกัด | ||
2 |
งบกำไรขาดทุน | ||
3 |
สำหรับปีสิ้นสุด วันที่ 31 ธันวาคม 2547 | ||
4 |
|
|
จำนวนเงิน |
5 |
ยอดขาย |
|
2,698,200 |
6 |
ต้นทุนขาย |
|
1,004,480 |
7 |
กำไรขั้นต้น |
|
1,693,720 |
8 |
ค่าใช้จ่ายในการดำเนินงาน |
|
|
9 |
ค่าใช้จ่ายในการขาย |
|
438,480 |
10 |
ค่าใช้จ่ายในการบริหาร |
|
292,320 |
11 |
ค่าเสื่อมราคา |
|
333,334 |
12 |
กำไรจากการดำเนินงาน (EBIT) |
|
629,586 |
13 |
ดอกเบี้ยจ่าย |
|
90,000 |
14 |
กำไรก่อนหักภาษี (EBT) |
|
539,586 |
15 |
ภาษี (30%) |
|
161,876 |
16 |
กำไรสุทธิ (Net Profit) |
|
377,710 |
17 |
กำไรต่อหุ้น (Earnings per Share) |
|
18.89 |
จากตัวอย่างงบกำไรขาดทุนข้างต้น เป็นผลลัพธ์ที่เกิดขึ้นจากการป้อนข้อมูล ตลอดจนการใช้สูตรทางคณิตศาสตร์พื้นฐานในโปรแกรม Excel ดังต่อไปนี้
|
A |
B |
C |
1 |
บริษัท แก้วขนลุก จำกัด | ||
2 |
งบกำไรขาดทุน | ||
3 |
สำหรับปีสิ้นสุด วันที่ 31 ธันวาคม 2547 | ||
4 |
|
|
จำนวนเงิน |
5 |
ยอดขาย |
|
2,698,200 |
6 |
ต้นทุนขาย |
|
1,004,480 |
7 |
กำไรขั้นต้น |
|
=C5-C6 |
8 |
ค่าใช้จ่ายในการดำเนินงาน |
|
|
9 |
ค่าใช้จ่ายในการขาย |
|
438,480 |
10 |
ค่าใช้จ่ายในการบริหาร |
|
292,320 |
11 |
ค่าเสื่อมราคา |
|
333,334 |
12 |
กำไรจากการดำเนินงาน (EBIT) |
|
=C7-C9-C10-C11 |
13 |
ดอกเบี้ยจ่าย |
|
90,000 |
14 |
กำไรก่อนหักภาษี (EBT) |
|
=C12-C13 |
15 |
ภาษี (30%) |
|
=C14*0.30 |
16 |
กำไรสุทธิ (Net Profit) |
|
=C14-C15 |
17 |
กำไรต่อหุ้น (Earnings per Share) |
|
=C16/20,000 |
หมายเหตุ: จำนวนหุ้นสามัญที่ออกจำหน่าย และชำระแล้วของกิจการเท่ากับ 20,000 หุ้น
บทความนี้เกิดจากการเขียนและส่งขึ้นมาสู่ระบบแบบอัตโนมัติ สมาคมฯไม่รับผิดชอบต่อบทความหรือข้อความใดๆ ทั้งสิ้น เพราะไม่สามารถระบุได้ว่าเป็นความจริงหรือไม่ ผู้อ่านจึงควรใช้วิจารณญาณในการกลั่นกรอง และหากท่านพบเห็นข้อความใดที่ขัดต่อกฎหมายและศีลธรรม หรือทำให้เกิดความเสียหาย หรือละเมิดสิทธิใดๆ กรุณาแจ้งมาที่ ht.ro.apt@ecivres-bew เพื่อทีมงานจะได้ดำเนินการลบออกจากระบบในทันที