อ.สมิต

ผู้เขียน : อ.สมิต

อัพเดท: 03 ต.ค. 2008 09.27 น. บทความนี้มีผู้ชม: 42368 ครั้ง

การวางแผนการประชุมโดยทั่ว ๆ ไป เป็นงานของประธาน หรือมีเลขานุการของที่ประชุมร่วมด้วย หากเป็นการประชุมใหญ่ ผู้เข้าประชุมจำนวนมากต้องมีการเตรียมการหลายด้าน นอกเหนือจากการประชุมก็จำเป็นต้องจัดให้มีคณะกรรมการวางแผนเตรียมการประชุม และคณะทำงานเพื่อแบ่งความรับผิดชอบ ไปดำเนินการ ปกติการประชุมในธุรกิจไม่มีความจำเป็นต้องตั้งคณะกรรมการหลายชุดหรือกรรมการหลายคน เคยมีคำล้อเลียนว่า "คณะกรรมการคนเดียวเป็นคณะกรรมการที่ทำงานมีประสิทธิภาพมากที่สุด" เข้าทำนอง "มากหมอมากความ" แต่ในอีกด้านหนึ่งอจาคำนึงถึงการทำงานเป็นทีมย่อมเกิดผลดีมากกว่าการทำงานลำพังคนเดียว เพราะมีความคิดที่หลากหลายและมุมมองโดยรอบด้านทำให้มีความรอบคอบในการคิดและการวางแผน


ภาวะผู้นำในการประชุม-บทบาท หน้าที่ และความรับผิดชอบของประธานการประชุม

ภาวะผู้นำในการประชุม

 


สมิต   สัชฌุกร

 

1. บทบาท หน้าที่ และความรับผิดชอบของประธานการประชุม

 

          . บทบาท

          ประธานการประชุมมีบทบาทอันหมายถึงสิ่งที่ได้รับการคาดหวังว่าจะต้องกระ ทำในฐานะผู้นำของที่ประชุมดังต่อไปนี้

                   1. นำกลุ่มผู้ร่วมการประชุมให้ร่วมกันคิด เพื่อบรรลุวัตถุประสงค์ของการประชุม

                   2. เตรียมการประชุมให้พรักพร้อม

                   3. ดำเนินการอภิปรายในการประชุมให้มีประสิทธิภาพ  และไกล่เกลี่ยหรือประนีประนอม  เมื่อผู้เข้าประชุมอภิปรายความคิดเห็นที่ขัดแย้งกันรุนแรง

                   4. ส่งเสริมให้ผู้เข้าร่วมประชุมได้มีส่วนร่วมในการประชุมนั้นอย่างเท่าเทียมกัน

                   5. สรุปผลการประชุมและติดตามให้เป็นไปตามเจตนารมณ์ของที่ประชุม

 

          . หน้าที่

          ประธานการประชุมมีหน้าที่ซึ่งต้องกระทำตามบทบาท ดังต่อไปนี้

                   1. ศึกษาเรื่องที่จะประชุม และหาข้อเท็จจริงที่เป็นปัจจัยเพิ่มเติมความจำเป็น

                   2. ศึกษาทำความเข้าใจรูปแบบ และวิธีการประชุมที่จะใช้ให้แน่ชัด

                   3. ศึกษากลุ่มผู้เข้าร่วมประชุม  เพื่อให้รู้ถึงภูมิหลัง

                   4. เตรียมเค้าโครงการและการนำอภิปราย

                   5. วางแผนให้ผู้เข้าประชุม มีส่วนร่วมแสดงความคิดเห็น

                   6. ตระเตรียม หรือตรวจสอบความพรักพร้อมของสถานที่ประชุม  และเอกสาร  ตลอดจนวัสดุอุปกรณ์การประชุม ที่จะใช้ให้ถูกต้องครบถ้วน

                   7. เตรียมวิธีการรักษาระดับความสนใจ และความกระตือรือร้นของกลุ่มที่จะร่วมกันคิดและแสดงความคิดเห็น

                   8. คาดคะเนเหตุการณ์หรือปัญหาต่าง ที่อาจเกิดขึ้นในการประชุม

                   9. ดำเนินการประชุมให้รุดหน้าไปสู่เป้าหมาย

                   10. สรุปความคิดเห็นที่กลุ่มได้อภิปรายตามจังหวะและโอกาสอันควร

                   11. กระตุ้นให้มีการแสดงความคิดเห็นร่วมกันอย่างกว้างขวาง

                   12. พยายามส่งเสริมให้กลุ่มพิจารณาข้อเท็จจริงและข้อมูลอย่างรอบคอบ  รอบด้าน

                   13. ให้ข้อเท็จจริงที่เป็นปัจจุบัน  เมื่อเห็นว่าที่ประชุมกำลังขาดข้อมูลดังกล่าว

                   14. พยายามให้ได้ข้อคิดเห็น และข้อเสนอแนะ  รวมทั้งข้อเท็จจริงที่สมเหตุสมผล

                   15. สรุปผลการประชุม ให้ถูกต้องชัดเจนและสมบูรณ์


บทความนี้เกิดจากการเขียนและส่งขึ้นมาสู่ระบบแบบอัตโนมัติ สมาคมฯไม่รับผิดชอบต่อบทความหรือข้อความใดๆ ทั้งสิ้น เพราะไม่สามารถระบุได้ว่าเป็นความจริงหรือไม่ ผู้อ่านจึงควรใช้วิจารณญาณในการกลั่นกรอง และหากท่านพบเห็นข้อความใดที่ขัดต่อกฎหมายและศีลธรรม หรือทำให้เกิดความเสียหาย หรือละเมิดสิทธิใดๆ กรุณาแจ้งมาที่ ht.ro.apt@ecivres-bew เพื่อทีมงานจะได้ดำเนินการลบออกจากระบบในทันที