InDE

ผู้เขียน : InDE

อัพเดท: 28 เม.ย. 2010 03.40 น. บทความนี้มีผู้ชม: 2725 ครั้ง

ปัญหาเอกสารสูญหายระหว่างทาง เอกสารส่งล่าช้าจะลดลงและหมดไป เพียงนำเทคนิคการทำลายแทงไปวางไว้บนเอกสาร หรือแบบฟอร์ม เรื่องยุ่งยากก็จะกลายเป็นเรื่องง่าย ๆ


มาทำลายแทงบนเอกสารกันเถอะ

บ่อยครั้งที่มีเพื่อนร่วมงานเดินมาบ่นเรื่องปัญหาเอกสารสูญหายระหว่างทาง และเอกสารล่าช้า ไม่รู้ว่าค้างอยู่ที่หน่วยงานใดให้ผู้เขียนฟัง รวมทั้งตัวผู้เขียนเองก็เคยประสบกับปัญหาดังกล่าว  ซึ่งสร้างความหงุดหงิดใจไม่น้อย และบ้างครั้งก่อให้เกิดความขัดแย้งระหว่างหน่วยงาน  จนเกิดการตั้งสมญานามไปต่าง ๆ นา ๆ ว่า หน่วยงานลับแลบ้าง  หน่วยงานดองเค็มบ้าง  ประมาณว่าถ้ามีการส่งเอกสารผ่านไปยังหน่วยงานนี้  มีความเสี่ยงสูงว่าเอกสารจะคงค้าง หรือ สูญหาย 99%   ผู้ส่งเอกสารจะต้องเกาะติดมิให้คลาดสายตาแม้แต่วินาที  ไม่อย่างนั้นต้องเริ่มทำเอกสารกันใหม่เลยทีเดียว

 

ผู้เขียนขอแนะนำวิธีแก้ปัญหา  โดยให้ทำลายแทงเส้นทางการเดินของเอกสาร หรือแบบฟอร์มไว้บนขอบล่างของเอกสารนั้น ๆ ซึ่งโดยปกติจะมีที่ว่างเหลืออยู่  ทั้งนี้เพื่อให้ผู้ส่ง และ ผู้รับเอกสารทราบว่าเอกสารดังกล่าว หลังจากที่ดำเนินการแล้วเสร็จ  จะต้องถูกส่งต่อไปยังบุคคลใด หรือหน่วยงานใด เพื่อดำเนินการในขั้นต่อไป  ถ้าจะให้ดีที่สุดจะต้องระบุระยะเวลาในแต่ละช่วงการเดินทางด้วย  เพื่อป้องกันปัญหาการคงค้างของเอกสาร  นอกจากนี้ยังสามารถ tracking ได้ว่าเอกสาร ณ เวลานี้จะอยู่ที่หน่วยงานใด  ทำให้ผู้ส่งต้นเรื่องสามารถตามหาเอกสารของตนเองได้ 

 

วิธีการเขียนลายแทงก็ คือการเขียนกระบวนการแบบฉบับย่อ  โดยมีรายละเอียดดังนี้

            หมายเลข 1  คือ  ชื่อหน่วยงาน หรือชื่อตำแหน่งผู้รับผิดชอบ

            หมายเลข 2  คือ  รายละเอียดการปฏิบัติงานแบบย่อ ๆ เข้าใจง่าย

            หมายเลข 3  คือ  จำนวนวันที่ดำเนินการ  (KPIs)

 130829_Page1.jpg


                    
ตัวอย่างลายแทงบนเอกสาร

 
130829_Page2.jpg

เทคนิคง่าย ๆ แค่นี้ก็สามารถลดปัญหาดังกล่าวได้  เพราะว่าผู้เขียนก็ใช้วิธีการนี้ในการออกแบบแบบฟอร์มต่าง ๆ ที่ใช้กันภายในบริษัท


บทความนี้เกิดจากการเขียนและส่งขึ้นมาสู่ระบบแบบอัตโนมัติ สมาคมฯไม่รับผิดชอบต่อบทความหรือข้อความใดๆ ทั้งสิ้น เพราะไม่สามารถระบุได้ว่าเป็นความจริงหรือไม่ ผู้อ่านจึงควรใช้วิจารณญาณในการกลั่นกรอง และหากท่านพบเห็นข้อความใดที่ขัดต่อกฎหมายและศีลธรรม หรือทำให้เกิดความเสียหาย หรือละเมิดสิทธิใดๆ กรุณาแจ้งมาที่ ht.ro.apt@ecivres-bew เพื่อทีมงานจะได้ดำเนินการลบออกจากระบบในทันที