เราจะประยุกต์ข้อกำหนด ISO ทั้งหมดกับสถาบันการศึกษาได้อย่างไร? กรณีศึกษา ระดับอาชีวศึกษา

ทำให้ยิ่งต้องมีการรับรองคุณภาพของตัวนักศึกษาเพื่อสร้างความน่าเชื่อถือต่อสังคม  สถานประกอบการที่รับนักศึกษาเข้าไปทำงานเป็นบุคลากรประจำตลอดจนตัวผู้ปกครองของนักศึกษาเองด้วย
                            ดังนั้นการให้ได้มาซึ่งการรับรองคุณภาพเพื่อสร้างภาพลักษณ์จึงเป็นสิ่งซึ่งสถานศึกษาต้องพยายามปรับปรุงกระบวนการบริหารจัดการอยู่อย่างเป็นระบบและต่อเนื่อง  ทั้งนี้ไม่ว่าจะเป็นสถาบันการศึกษาของเอกชนหรือรัฐบาลเองต้องปรับตัวโดยการนำเอาระบบบริหารการจัดการที่มีมาตรฐานคุณภาพเพื่อทำให้บุคลากรขององค์การมีความกระตือรือร้น     
      

เราจะประยุกต์ข้อกำหนด  ISO ทั้งหมดกับสถาบันการศึกษาได้อย่างไร?   กรณีศึกษา  ระดับอาชีวศึกษา      

         ข้อกำหนด   ISO 9001:  2000 มีทั้งหมด 8 ข้อที่ถูกกำหนดมาโดยองค์การที่ควบคุมระบบโดยตรง

และสามารถนำมาประยุกต์ใช้ในสถานศึกษา  แต่ข้อจำกัดของสถานศึกษามีมากทั้งด้านกระบวนการทำงานไม่สามารถทำให้สอดคล้องกับข้อกำหนดได้ และวัฒนธรรมองค์การซึ่งบางสถาบันเป็นสถาบันที่ไม่สามารถปรับตัวเข้ากับระบบเพราะบุคลากรต่อต้านการเปลี่ยนแปลง   ดังจะกล่าวอย่างละเอียดต่อไปนี้

           1. ขอบข่าย                

            2. มาตรฐานอ้างอิง                3. คำศัพท์และคำนิยาม           4. ระบบบริหารคุณภาพ

            5. ความรับผิดชอบของฝ่ายบริหาร  6. การบริหารทรัพยากร          7. กระบวนการผลิตหรือการบริการ

            8. การวัด การวิเคราะห์ และการปรับปรุง

       ข้อกำหนดที่เป็นข้อตกลงเฉพาะของระบบบริหารคุณภาพของโรงเรียนซึ่งสถานศึกษาต้องปฏิบัติตาม คือ

                    1)   มาตรฐานคุณภาพการศึกษา 6 มาตรฐาน 34 ตัวบ่งชี้ของ สอศ.        

                    2)  มาตรฐานคุณภาพการศึกษา 6 มาตรฐาน 25 ตัวบ่งชี้ของ สมศ.

                    3)  กิจกรรม 5 ส

                    4)  ระบบบริหารคุณภาพ ISO 9001 : 2000

       ข้อกำหนดที่ 1  ขอบข่าย 

          สถานศึกษาเป็นเสมือนธุรกิจบริการไม่สามารถปฏิบัติตามข้อกำหนดทั้งหมดที่มีอยู่ได้ทุกข้อ  ดังนั้น   สถานศึกษาควรประยุกต์ใช้ให้เหมาะสมกับกระบวนการทำงาน  และมีการยกเว้นบางข้อ  เช่น

                       7.3  การออกแบบและการพัฒนา       7.4 การจัดซื้อ รายละเอียดจะกล่าวต่อไป      
                     สำหรับ  ข้อ  7.3  ส่วนมากแล้วโรงเรียนระดับอาชีวศึกษา  ลงมา  ไม่ว่าจะเป็นของรัฐหรือเอกชนไม่สามารถออกแบบสินค้าได้เพราะ   สินค้าในที่นี้คือ  หลักสูตร  และตัวนักศึกษา  หลักสูตรจะต้องถูกกำหนด (Request)  มาจากสำนักงานคณะกรรมการการอาชีวศึกษา  เท่านั้น    จะต้องสอนตามคำอธิบายรายวิชา  โดยแต่ละวิชาจะต้องจัดทำ  โครงการสอน  แผนการสอน   ด้วย  ซึ่งแตกต่างจากระดับอุดมศึกษาที่สามารถกำหนดคำอธิบายรายวิชา  (Subject  Description)  เองได้ 
                      ส่วน  ตัวนักศึกษา   ที่ว่าเป็นผลิตภัณฑ์ที่มาเรียนนั้น  เนื่องจากเป็นลักษณะร่างการของแต่ละคนที่ติดตัวมาตั้งแต่เกิด  ไม่สามารถ   ออกแบบได้      
        ข้อกำหนดที่ 2 มาตรฐานอ้างอิง

           ส่วนมากจะอ้างอิงข้อกำหนดของระบบบริหารคุณภาพ ISO 9001: 2000  ตามเอกสารที่บริษัทที่ทำหน้าที่ตรวจประเมินประจำปีกำหนดไว้

ข้อกำหนดที่  3  คำศัพท์และคำนิยาม  เป็นการอธิบายความหมายของคำ  หรือ  คำไข  ที่ปรากฏในตัวเอกสาร   

ข้อกำหนดที่  4  ระบบบริหารคุณภาพ  ประกอบไปด้วย

                          4.1 ข้อกำหนดทั่วไป

                          4.2  ข้อกำหนดด้านเอกสาร

                                  4.2.1   บททั่วไป

                                  4.2.2    คู่มือคุณภาพ 

                                  4.2.3     การควบคุมเอกสาร

                                  4.2.4     การควบคุมบันทึก

ข้อกำหนดที่  5  ความรับผิดชอบของฝ่ายบริหาร

            ฝ่ายบริหารจะต้องมีความตระหนักในระบบการบริหารจัดการคุณภาพตามที่ประกาศใช้นโยบายไว้  โดยให้ความสำคัญต่อข้อกำหนดและหลักการของระบบคุณภาพ  ISO  9001  :  2000

              5.1 ความมุ่งมั่นของผู้บริหาร

ผู้บริหารสถานศึกษาจะต้อง  แสดงความตระหนักถึง  การบริหารจัดการคุณภาพ  โดยสามารถแสดงข้อความเป็นการประกาศ  นโยบายการใช้ระบบการบริหารจัดการคุณภาพ   ISO  9001  :  2000  ขึ้นในสถานศึกษาและจะต้องกำกับติดตามการบริหารจัดการในสถานศึกษาอย่างเป็นระบบและต่อเนื่อง  ทั้งนี้ต้องติดประกาศให้ทราบอย่างทั่วถึงทั้งสถาบัน 
              5.2 การมุ่งที่ลูกค้า

สถาบันการศึกษาจะต้องจัดให้มี  การร้องเรียนของนักศึกษาผ่านทางผู้บริหารสถานศึกษา  เพราะนอกจากนักศึกษาจะเป็น  สินค้าแล้ว  ยังมีสถานภาพเป็นลูกค้าของโรงเรียได้อีกด้วย   เพราะมีส่วในการตัดสินใจมาเรียนที่โรงเรียน  เพื่อแสดงความใส่ใจและทั้งนี้จะต้องส่งแบบสอบถามทางจดหมายเพื่อสอบถามข้อมูลเกี่ยวกับความพึงพอใจของสถานประกอบการที่รับนักศึกษาเข้าไปทำงาน      ซึ่งข้อมูลนี้สามารถรองรับการตรวจประเมินจาก สมศ.ได้อีกด้วย
              5.3 นโยบายคุณภาพ  เป็นข้อความสั้น ๆ กระชับ สื่อความหมาย ที่สถาบันกำหนดขึ้น เพื่อให้เกิดคุณภาพตามที่ลูกค้าคาดหวังและสามารถเป็นไปได้จริง 

              5.4  การวางแผน
                   5.4.1 วัตถุประสงค์ด้านคุณภาพ

เป็นข้อความที่สถาบันกำหนดขึ้นเพื่อแสดงความต้องการที่จะปฏิบัติเพื่อบรรลุผลตามนโยบายคุณภาพ  แต่

ทั้งนี้จะต้องสอดคล้องกับนโยบาย  ปรัชญา  วิสัยทัศน์

                   5.4.2 การวางแผน 

สำหรับเรื่องการวางแผนนั้นระบบการบริหารจัดการคุณภาพ ISO 9001:2000    จะต้อง  มีร่องรอยหลักฐานในการรองรับการตรวจประเมินจากภายนอก  สามารถทำได้โดยการบันทึกรายงานการประชุมโดยมีข้อความแสดงถึงว่าสถาบันมีการร่วมกันวางแผนการทำงานโดยอิงปรัชญาวิสัยทัศน์  พันธกิจ  วัตถุประสงค์ด้านคุณภาพและนโยบายคุณภาพ      
              5.5 ความรับผิดชอบ อำนาจหน้าที่ และการสื่อสาร
                   5.5.1 ความรับผิดชอบ และอำนาจหน้าที่

ผู้บริหารระดับสูงจะต้องทราบถึงความต้องการของลูกค้ามากำหนดแผน  นโยบายคุณภาพ  ส่วนอำนาจหน้าที่เป็นการบ่งบอกถึงหน้าที่การทำงานของผู้บริหาร  (Job Description) บรรยายเป็นข้อความ เช่น

หน้าที่ของหัวหน้างานกิจกรรม  5  ส  คือ

1.       วางแผนการแบ่งพื้นที่เพื่อกำหนดผู้รับผิดชอบทำความสะอาด

2.        กำหนดเกณฑ์การให้คะแนนพื้นที่

3.       รวบรวมสรุปผลการตรวจให้คะแนนพื้นที่เพื่อแจ้งให้ผู้บริหารทราบ

4.       ติดตามกำกับดูแลให้มีการตรวจประเมินกิจกรรม 5  ส ให้เป็นไปอย่างมีระบบและต่อเนื่อง

5.       หน้าที่อื่น ๆ  ตามที่ได้รับมอบหมาย

                   5.5.2 ผู้แทนฝ่ายบริหาร   

สถาบันการศึกษาจะต้องแต่งตั้งผู้แทนฝ่ายบริหารในตำแหน่ง QMR คือ Quality Management Representative   เพื่อทำหน้าที่กำกับดูแลระบบบริหารจัดการให้เป็นไปตามข้อกำหนด  อย่างถูกต้องและต่อเนื่อง และการสื่อข้อมูลภายในสถานสถานศึกษา   การทบทวนการบริหารงาน    เพื่อพิจารณาถึงความเหมาะสมความเพียงพอ ของทรัพยากรในระบบ   

                     5.5.3 การสื่อสารภายใน

การสื่อสารภายในเป็นการสื่อสารระหว่างแผนก  เช่น  การบันทึกข้อความเป็นลายลักษณ์อักษรเพื่อเป็นร่องรอยหลักฐานในการสื่อสาร  นอกจากนี้ยังมีประกาศ  อย่างเป็นทางการเพื่อแจ้งให้บุคลากรทราบ
                          อนึ่งในการจัดทำเอกสารทุกอย่างของโรงเรียจะต้องมีการ  ลงชื่อ  ผู้จัดทำ  ผู้ทบทวน  ผู้อนุมัติ     เพื่อเป็นหลักฐานที่มา
              5.6 การทบทวนของฝ่ายบริหาร

                   5.6.1 บททั่วไป

เพื่อเป็นการทบทวนโดยฝ่ายบริหารกำหนดให้ได้รับการทบทวน  โดยผู้บริหารระดับฝ่าย / หน่วยงาน     โดยผู้อำนวยการและผู้จัดการมีหน้าที่ชี้ขาดในเรื่องการทบทวน  รวมทั้งมอบหมายภารกิจต่าง ๆ ที่เป็นผลจากการทบทวนให้แต่ละฝ่ายที่เกี่ยวข้องไปดำเนินการ

                   5.6.2 ปัจจัยป้อนกลับในการทบทวน

  ลักษณะการทบทวนของฝ่ายบริหารมีดังนี้

(1)    การทบทวนแบบสามัญ  เป็นการทบทวนตามปกติซึ่งต้องมีการจัดทบทวน  ภาคเรียนละครั้ง  ประเด็นของการทบทวน  กำหนดเรื่อง  หรือวาระการประชุม  และหน่วยงานที่รับผิดชอบ  มีดังนี้

1.1     ผลการดำเนินงาน  ตรวจประเมินภายในทุกฝ่าย  : QMR

1.2     การติดตามผลการประชุมและมอบหมายงานครั้งที่แล้ว  : QMR

1.3     การเปลี่ยนแปลงใด  ๆ ที่อาจมีผลต่อระบบบริหารคุณภาพ  : ทุกฝ่าย

1.4     สถานการณ์ปฏิบัติการแก้ไขและป้องกัน  : ฝ่ายที่เกี่ยวข้อง

1.5     ข้อเสนอแนะเพื่อการปรับปรุง  :  ทุกฝ่าย  (หัวหน้างาน)

1.6     ข้อมูลป้อนกลับจากลูกค้า  :  งานประชาสัมพันธ์

1.7     ประสิทธิภาพของกระบวนการและความเป็นไปตามคุณลักษณะที่พึงประสงค์ 

โดยตัวแทนฝ่ายบริหารออกหนังสือเชิญประชุมล่วงหน้าอย่างน้อย 3 วัน กรณีคณะกรรมการท่านใดไม่สามารถเข้าร่วมประชุมได้ต้องแจ้งเหตุผลให้ตัวแทนฝ่ายบริหาร  ซึ่งเลื่อนการประชุมหรือให้ดำเนินการให้อยู่ในดุลพินิจของประธานกรรมการบริหาร  ปัญหาต่าง ๆ  ทุกปัญหาจะต้องได้รับข้อยุติ  หรือแนวทางแก้ไข  ปรับปรุงหรือมอบหมายให้ดำเนินการจากการที่ประชุมชี้ขาด  ให้เป็นดุลยพินิจของประธานในที่ประชุม  ผลจากการทบทวนจะถูกบันทึกเป็นรายงาน    ผลจากการทบทวนจะต้องครอบคลุมถึงการตัดสินใจ  ผลการประชุมจะดำเนินการสื่อสารให้บุคลากรทุกคนรับทราบ  โดยติดไว้ที่บอร์ดที่กำหนดไว้ประมาณ  1 เดือน

                    (2)   การทบทวนแบบพิเศษ  เมื่อมีการร้องเรียนเกิดขึ้น  หรือมีปัญหา  ที่มีแนวโน้มคาดว่าจะเกิดความเสียหายขึ้น  ฝ่ายบริหารสามารถเรียกประชุมทุกฝ่ายได้ตลอดเวลา  และมอบอำนาจองค์ประกอบประชุมตามเหมาะสม  โดยฝ่ายที่เสนอปัญหาหรือผู้ที่รับผิดชอบนั้น  ๆ  เป็นเลขานุการในที่ประชุม  ในการบันทึกการประชุมติดตามงาน

                    (3)  การทบทวนย่อย  (การประชุมประจำเดือน)  เป็นการทบทวนผลการปฏิบัติงานเทียบกับเป้าหมายของแต่ละฝ่ายที่กำหนดไว้ในรอบ 1 เดือนที่ผ่านมา  โดยตัวแทนฝ่ายบริหารเป็นประธานและกำหนดการประชุมเดือนละ 1 ครั้ง  ซึ่งการประชุมย่อย  แบ่งระดับการประชุมดังนี้

3.1     การประชุมระดับหัวหน้างานทุกงาน  ทุกฝ่าย  :  ทุกฝ่าย

3.2     การประชุมบุคลากรทุกคน  :  ครูเจ้าหน้าที่

                    การประชุมย่อยทุกระดับ  กำหนดวันประชุมโดยแจ้งให้ทราบเป็นประกาศของโรงเรียนก่อนเปิดภาคเรียน  ปัญหาต่าง ๆ ทุกปัญหาจะต้องได้รับข้อยุติหรือแนวทางแก้ไขปรับปรุง  หรือมอบหมายให้ดำเนินการจากที่ประชุม  การตัดสินใจชี้ขาดให้เป็นดุลยพินิจของประธานในที่ประชุม ผลการทบทวนจะถูกบันทึกเป็นรายงานการประชุม  โดยเลขานุการของการประชุมย่อยและผลการทบทวนต้องครอบคลุมถึงการตัดสินใจ

                    (4)  การทบทวนหน่วยงานภายใน  ได้แก่  ฝ่าย  หมวดวิชา  หรือการทบทวนการปฏิบัติงานเป็นไปตามโครงการ /แผนงาน / งานประจำ  /ที่กำหนดไว้  ปัญหาหรือแนวทางปรับปรุงแก้ไข  หรือมอบหมายดำเนินการจากที่ประชุม  โดยประธานคือ  รองผู้อำนวยการฝ่าย   หัวหน้างาน  หมวดวิชานั้น ๆ  โดยเลขานุการของหน่วยงานนั้น  ๆ  เป็นเลขานุการ

                    (5)  การทบทวนนโยบาย (ประชุมวางแผนนโยบาย)  เป็นการทบทวนการปฏิบัติงานเทียบกับปีที่ผ่านมา  กำหนดการประชุมปีละ 1 ครั้ง  (เสร็จสิ้นก่อนเมษายนของปี) โดยผู้จัดการเป็นประธาน  ผู้อำนวยการ  รองผู้อำนวยการทุกฝ่ายและหัวหน้างานทุกงาน  พร้อมกับบุคลากรแต่ละหน่วยงาน

                   5.6.3 ผลลัพธ์ในการทบทวน

สำหรับผลลัพธ์ในการทบทวนนั้นจะต้อง  สรุป  เสนอผู้บริหารหรือผู้อำนวยการของสถาบันการศึกษาเพื่อเป็นสารสนเทศสำหรับการตัดสินใจ  วางแผน  และการควบคุมต่อไป  ตามกระบวนการ  Act ซึ่งเป็นกระบวนการสุดท้ายของเดมมิ่ง