เผยแพร่เอกสารควบคุมไปยังผู้ถือครองก่อน หรือไม่เกิดวันที่มีผลบังคับใช้เอกสาร และการนำเอกสารเก่าคืน ให้นำกลับคืนในวันที่มีผลบังคับใช้เอกสารฉบับใหม่
ในกรณีหน่วยงานใดไม่มีรายชื่อระบุอยู่ในรายการผู้ถือเอกสารระบบคุณภาพ หรือมีความจำเป็นต้องใช้เอกสารฉบับใดเพื่อการปฏิบัติงาน ให้กรอกแบบฟอร์ม FM-QM-03 : CRF และส่งมายังรองผู้อำนวยการฝ่ายวางแผนและงบประมาณ หรือ QMR เพื่อดำเนินการพิจารณาอนุมัติและจัดส่งสำเนาเอกสารควบคุมต่อไป
การเผยแพร่เอกสารไม่ควบคุม (UNCONTROLLED DOCUMENTS)
ในกรณีที่ต้องเผยแพร่เอกสารระบบคุณภาพให้กับบุคลากรภายนอกโรงเรียน หรือบุคลากรใน
โรงเรียน ซึ่งไม่มีชื่อระบุอยู่ในทะเบียนผู้ถือเอกสารคุณภาพ ต้องได้รับการอนุมัติจาก QMR หรือรองผู้อำนวยการฝ่ายวางแผนและงบประมาณ ในการขอเอกสารไม่ควบคุมโดยใช้แบบฟอร์ม FM-QM-04 (ใบขอเอกสารคุณภาพไม่ควบคุม โดยรองผู้อำนวยการฝ่ายหรือเทียบเท่าขึ้นไป เป็นผู้ที่เห็นชอบ
เอกสารที่ไม่ควบคุมต้องมีประทับข้อความ สำเนาไม่ควบคุม สีแดง ในหน้าที่ 1 และหน้าที่ 2 โดยโรงเรียนไม่ต้องเก็บบันทึกว่าได้ส่งเอกสารไม่ควบคุมให้แก่ผู้ใดบ้าง เมื่อมีการเปลี่ยนแปลงแก้ไขใด ๆ ในเอกสารฉบับนั้น โรงเรียนไม่จำเป็นต้องแจ้งแก่ผู้ถือ
สำหรับบุคลากรในโรงเรียน ห้ามนำเอกสารไม่ควบคุมมีประทับข้อความ สำเนาไม่ควบคุม ไปใช้ในการปฏิบัติงานที่เกี่ยวข้องกับระบบคุณภาพเป็นอันขาด
การเผยแพร่ / แจกจ่ายแบบฟอร์มคุณภาพ
ในกรณีแบบฟอร์มคุณภาพไม่ต้องสำเนาแจกจ่ายให้หน่วยงานเจ้าของแบบฟอร์มทำการควบคุมจำนวนการสำเนาและรับผิดชอบทำลายแบบฟอร์มที่ล้าสมัยด้วย หน่วยงานอื่น ๆ ที่ถูกระบุรายชื่อผู้ถือครองเอกสาร ในทะเบียนเอกสารคุณภาพและผู้ถือเอกสารคุณภาพ (FM-QM-01) ให้มีความหมายว่าจำเป็นต้องใช้และให้ไปเอาสำเนาจากหน่วยงานเจ้าของแบบฟอร์มในกรณีแบบฟอร์มใหม่เกิดขึ้น และมีแบบฟอร์มเก่าล้าสมัยหน่วยงานเจ้าของแบบฟอร์ม รับผิดชอบแบบฟอร์มเก่ากลับมาทำลายให้หมด
หมายเหตุ
ก) กรณีผู้ใช้แบบฟอร์ม และผู้ถือเอกสารไม่มีรายชื่อระบุใน FM-QM-01 แต่ต้องการแบบฟอร์มเพื่อนำไปใช้งานให้แจ้งมายังหน่วยงานควบคุมเอกสาร หรือหน่วยงานต้นสังกัดเจ้าของแบบฟอร์ม เพื่อดำเนินการแจกจ่ายแบบฟอร์มไปให้
ข) บริเวณที่เก็บแบบฟอร์มของแต่ละหน่วยงาน ต้องมีเฉพาะแบบฟอร์มที่ล่าสุดเท่านั้น
ค) ผู้ถือแบบฟอร์มสามารถจัดทำสำเนาแบบฟอร์มฉบับล่าสุดเพิ่มเติมได้เอง โดยไม่ต้องแจ้งให้หน่วยงานควบคุมเอกสารทราบ แต่ทั้งนี้ต้องเก็บไว้ ณ บริเวณที่เก็บแบบฟอร์มของหน่วยงานตนเองเท่านั้น
ง) แบบฟอร์มต้นฉบับให้เก็บที่หน่วยงาน ควบคุมเอกสาร
เอกสารอ้างอิง
QM-KSC-01 : คู่มือคุณภาพ
QP-PBD-02 : การควบคุมบันทึก
FM-QM-01 : ทะเบียนเอกสารคุณภาพและผู้ถือเอกสารคุณภาพ
บันทึกคุณภาพ
เอกสารตามรายการข้างล่าง มีระยะเวลาการจัดเก็บ ดังนี้
|
ลำดับ |
เลขที่ |
ชื่อ |
ระยะเวลาที่จัดเก็บ |
หน่วยงานที่จัดเก็บ |
|
1 2 |
FM-QM-09 FM-QM-13 |
แบบคำขอให้มีการแก้ไข ทะเบียนคุมการติดตามผลการปฏิบัติการแก้ไข |
อย่างน้อย 1 ปี อย่างน้อย 1 ปี |
QM QM |
การเก็บรักษาเอกสารตามข้างต้น จะต้องจัดเก็บตามระบบเอกสารควบคุมบันทึกคุณภาพ (QP-PBD-02)
บทความนี้เกิดจากการเขียนและส่งขึ้นมาสู่ระบบแบบอัตโนมัติ สมาคมฯไม่รับผิดชอบต่อบทความหรือข้อความใดๆ ทั้งสิ้น เพราะไม่สามารถระบุได้ว่าเป็นความจริงหรือไม่ ผู้อ่านจึงควรใช้วิจารณญาณในการกลั่นกรอง และหากท่านพบเห็นข้อความใดที่ขัดต่อกฎหมายและศีลธรรม หรือทำให้เกิดความเสียหาย หรือละเมิดสิทธิใดๆ กรุณาแจ้งมาที่ ht.ro.apt@ecivres-bew เพื่อทีมงานจะได้ดำเนินการลบออกจากระบบในทันที
