มานพ

ผู้เขียน : มานพ

อัพเดท: 16 ส.ค. 2010 20.30 น. บทความนี้มีผู้ชม: 623202 ครั้ง

จากตอนที่ 1 เมื่อหลักการถูกนำมาประยุกต์แล้ว สภาพจริงจะดำเนินการได้หรือไม่ขึ้นอยู่กับ กลวิธี และสติปัญญาของผู้บริหาร


การควบคุมเอกสารของระบบ ISO(ต่อ)

       

เผยแพร่เอกสารควบคุมไปยังผู้ถือครองก่อน หรือไม่เกิดวันที่มีผลบังคับใช้เอกสาร  และการนำเอกสารเก่าคืน  ให้นำกลับคืนในวันที่มีผลบังคับใช้เอกสารฉบับใหม่

                    ในกรณีหน่วยงานใดไม่มีรายชื่อระบุอยู่ในรายการผู้ถือเอกสารระบบคุณภาพ  หรือมีความจำเป็นต้องใช้เอกสารฉบับใดเพื่อการปฏิบัติงาน  ให้กรอกแบบฟอร์ม  FM-QM-03  :  CRF  และส่งมายังรองผู้อำนวยการฝ่ายวางแผนและงบประมาณ  หรือ QMR   เพื่อดำเนินการพิจารณาอนุมัติและจัดส่งสำเนาเอกสารควบคุมต่อไป

        การเผยแพร่เอกสารไม่ควบคุม  (UNCONTROLLED  DOCUMENTS) 

ในกรณีที่ต้องเผยแพร่เอกสารระบบคุณภาพให้กับบุคลากรภายนอกโรงเรียน  หรือบุคลากรใน

โรงเรียน  ซึ่งไม่มีชื่อระบุอยู่ในทะเบียนผู้ถือเอกสารคุณภาพ  ต้องได้รับการอนุมัติจาก  QMR   หรือรองผู้อำนวยการฝ่ายวางแผนและงบประมาณ  ในการขอเอกสารไม่ควบคุมโดยใช้แบบฟอร์ม  FM-QM-04   (ใบขอเอกสารคุณภาพไม่ควบคุม  โดยรองผู้อำนวยการฝ่ายหรือเทียบเท่าขึ้นไป  เป็นผู้ที่เห็นชอบ

                                                เอกสารที่ไม่ควบคุมต้องมีประทับข้อความ  “ สำเนาไม่ควบคุม”  สีแดง  ในหน้าที่ 1 และหน้าที่ 2  โดยโรงเรียนไม่ต้องเก็บบันทึกว่าได้ส่งเอกสารไม่ควบคุมให้แก่ผู้ใดบ้าง  เมื่อมีการเปลี่ยนแปลงแก้ไขใด  ๆ ในเอกสารฉบับนั้น  โรงเรียนไม่จำเป็นต้องแจ้งแก่ผู้ถือ

                                                สำหรับบุคลากรในโรงเรียน  ห้ามนำเอกสารไม่ควบคุมมีประทับข้อความ “สำเนาไม่ควบคุม” ไปใช้ในการปฏิบัติงานที่เกี่ยวข้องกับระบบคุณภาพเป็นอันขาด

                                           การเผยแพร่ / แจกจ่ายแบบฟอร์มคุณภาพ

                                                ในกรณีแบบฟอร์มคุณภาพไม่ต้องสำเนาแจกจ่ายให้หน่วยงานเจ้าของแบบฟอร์มทำการควบคุมจำนวนการสำเนาและรับผิดชอบทำลายแบบฟอร์มที่ล้าสมัยด้วย หน่วยงานอื่น ๆ  ที่ถูกระบุรายชื่อผู้ถือครองเอกสาร  ในทะเบียนเอกสารคุณภาพและผู้ถือเอกสารคุณภาพ  (FM-QM-01)  ให้มีความหมายว่าจำเป็นต้องใช้และให้ไปเอาสำเนาจากหน่วยงานเจ้าของแบบฟอร์มในกรณีแบบฟอร์มใหม่เกิดขึ้น  และมีแบบฟอร์มเก่าล้าสมัยหน่วยงานเจ้าของแบบฟอร์ม  รับผิดชอบแบบฟอร์มเก่ากลับมาทำลายให้หมด

                    หมายเหตุ

                                )   กรณีผู้ใช้แบบฟอร์ม  และผู้ถือเอกสารไม่มีรายชื่อระบุใน  FM-QM-01   แต่ต้องการแบบฟอร์มเพื่อนำไปใช้งานให้แจ้งมายังหน่วยงานควบคุมเอกสาร หรือหน่วยงานต้นสังกัดเจ้าของแบบฟอร์ม  เพื่อดำเนินการแจกจ่ายแบบฟอร์มไปให้

                                )  บริเวณที่เก็บแบบฟอร์มของแต่ละหน่วยงาน  ต้องมีเฉพาะแบบฟอร์มที่ล่าสุดเท่านั้น

                                )  ผู้ถือแบบฟอร์มสามารถจัดทำสำเนาแบบฟอร์มฉบับล่าสุดเพิ่มเติมได้เอง  โดยไม่ต้องแจ้งให้หน่วยงานควบคุมเอกสารทราบ  แต่ทั้งนี้ต้องเก็บไว้ ณ  บริเวณที่เก็บแบบฟอร์มของหน่วยงานตนเองเท่านั้น

)   แบบฟอร์มต้นฉบับให้เก็บที่หน่วยงาน  ควบคุมเอกสาร

 

          เอกสารอ้างอิง

               QM-KSC-01    :      คู่มือคุณภาพ

               QP-PBD-02     :       การควบคุมบันทึก

               FM-QM-01                      :       ทะเบียนเอกสารคุณภาพและผู้ถือเอกสารคุณภาพ

 

 บันทึกคุณภาพ

                เอกสารตามรายการข้างล่าง มีระยะเวลาการจัดเก็บ  ดังนี้

 

ลำดับ

เลขที่

ชื่อ

ระยะเวลาที่จัดเก็บ

หน่วยงานที่จัดเก็บ

1

2

 

FM-QM-09

FM-QM-13

แบบคำขอให้มีการแก้ไข

ทะเบียนคุมการติดตามผลการปฏิบัติการแก้ไข

อย่างน้อย 1 ปี

อย่างน้อย 1 ปี

QM

QM

 

 

             การเก็บรักษาเอกสารตามข้างต้น จะต้องจัดเก็บตามระบบเอกสารควบคุมบันทึกคุณภาพ  (QP-PBD-02)

 

 

 

 

 

 

 

 


บทความนี้เกิดจากการเขียนและส่งขึ้นมาสู่ระบบแบบอัตโนมัติ สมาคมฯไม่รับผิดชอบต่อบทความหรือข้อความใดๆ ทั้งสิ้น เพราะไม่สามารถระบุได้ว่าเป็นความจริงหรือไม่ ผู้อ่านจึงควรใช้วิจารณญาณในการกลั่นกรอง และหากท่านพบเห็นข้อความใดที่ขัดต่อกฎหมายและศีลธรรม หรือทำให้เกิดความเสียหาย หรือละเมิดสิทธิใดๆ กรุณาแจ้งมาที่ ht.ro.apt@ecivres-bew เพื่อทีมงานจะได้ดำเนินการลบออกจากระบบในทันที