1. วัตถุประสงค์
แนวปฏิบัติฉบับนี้จัดทำขึ้นเพื่อกำหนดวิธีการควบคุมเอกสารทั้งหมดที่เกี่ยวกับระบบคุณภาพที่จัดทำขึ้นภายในโรงเรียน โดยเอกสารที่จัดทำขึ้นใหม่ หรือได้รับการเปลี่ยนแปลง / ดัดแปลงต้องได้รับการทบทวน และอนุมัติโดยผู้มีอำนาจก่อนการเผยแพร่ และกำหนดวิธีการแจกจ่ายเพื่อให้มั่นใจว่าเอกสารที่เกี่ยวข้องกับการปฏิบัติที่ถูกควบคุม ภายใต้ระบบคุณภาพมีอยู่ ณ จุดปฏิบัติงานทุกจุด ที่มีส่วนเกี่ยวข้องกับระบบคุณภาพ และเป็นเอกสารฉบับล่าสุด รวมทั้งการป้องกันการนำพาเอกสารที่ล้าสมัยแล้วไปใช้โดยไม่เจตนา นอกจากนี้ยังเป็นวิธีการในการควบคุมสถานการณ์รับ , การแจกจ่าย, การเก็บรักษา และการทำลายเอกสาร / แบบฟอร์มที่ล้าสมัยแล้ว ทั้งนี้เพื่อให้มั่นใจว่าแต่ละหน่วยงานใช้เอกสาร / แบบฟอร์มฉบับล่าสุด และสอดคล้องกับมาตรฐานระบบคุณภาพ ISO 9001 : 2000 ข้อ 4.2
2. ขอบข่าย
แนวปฏิบัติในเรื่องการควบคุมเอกสารฉบับนี้ครอบคลุมถึง
ก) คู่มือคุณภาพ (QUALITY MANUAL)
ข) แนวปฏิบัติงาน (QUALITY PROCEDURE)
ค) วิธีปฏิบัติงาน (WORK INSTRUCTION)
ง) แบบฟอร์ม (FORM)
จ) เอกสารสนับสนุน (SUPPORTING DOCUMENT)
3. คำจำกัดความ
3.1 เอกสารควบคุม (CONTROLLED DOCUMENT) หมายถึง เอกสารระบบคุณภาพที่เผยแพร่เพื่อใช้งาน (ISSUE) เอกสารควบคุมทั้งหมดถูกระบุใน FM-QM-01 ทะเบียนเอกสารคุณภาพ และผู้ถือเอกสารคุณภาพ (MASTER DOCUMENT REGISTER) ก่อนที่เอกสารควบคุมจะได้รับการเผยแพร่เอกสารควบคุมนั้นจะต้องได้รับการปรับปรุงอนุมัติ (ยกเว้นเอกสารอ้างอิง / ควบคุมจากภายนอก) จากผู้มีอำนาจหน้าที่เหมาะสม เมื่อมีการเปลี่ยนแปลงเอกสารควบคุมให้ทันสมัย (UPDATED) หรือมีการแก้ไขและปรับปรุง (REVISED) ต้องส่งเอกสารใหม่ไปให้ผู้ถือเอกสารควบคุมเดิมทุกครั้ง เอกสารควบคุมจะถูกระบุโดยมีตัวหนังสือว่า เอกสารควบคุม สีแดง บนหน้ากระดาษหน้าที่ 1 และ หน้าที่ 2 ยกเว้นฟอร์มไม่ต้องทำการประทับตรา เอกสารควบคุม (ควรประทับตราเอกสารควบคุม ที่มุมด้านล่างขวาของกระดาษ)
3.2 เอกสารไม่ควบคุม (UNCONTROLIED DOCUMENT) หมายถึง เอกสารที่เผยแพร่เพื่อเป็นข้อมูลเมื่อมีการเปลี่ยนแปลงแก้ไขหรือปรับปรุง โรงเรียนไม่ต้องแจ้งแก่ผู้ถือเอกสารไม่ควบคุมฉบับดังกล่าวเอกสารไม่ควบคุมเหล่านี้ สามารถทราบได้โดยมีข้อความ เอกสารไม่ควบคุม สีแดง บนหน้ากระดาษหน้าที่ 1 และหน้าที่ 2
3.3 เอกสารสนับสนุน (SUPPORTING DOCUMENT) หมายถึง เอกสารที่ไม่ใช่คู่มือคุณภาพ (QUALITY MANUAL)
หรือแนวปฏิบัติ (QUALITY PROCEDURE) หรือวิธีการปฏิบัติงาน (WORK INSTRUCTION) แต่เป็นเอกสารและข้อมูลที่สนับสนุนการปฏิบัติงานที่เกี่ยวข้องกับระบบคุณภาพ เอกสารเหล่านี้อาจรวมถึง มาตรฐานระบบคุณภาพ ซึ่งอาจเป็นเอกสารจัดทำขึ้นภายในโรงเรียนหรือจากภายนอกโรงเรียน ข้อกำหนดของลูกค้า (CUSTOMER SPECIFICATION) แบบฟอร์มข้อมูลคุณภาพ (FORM) ฯลฯ
3.4 QMR หมายถึง ตัวแทนฝ่ายบริหาร (QUALITY MANAGEMENT REPRESENTATIVE)
3.5 เอกสาร หมายถึง เอกสารในระบบคุณภาพ
3.6 แบบฟอร์ม หมายถึง แบบฟอร์มคุณภาพซึ่งจัดเป็นเอกสารสนับสนุนเป็นเอกสารที่มีช่องว่างสำหรับบันทึกหรือกรอกข้อความ / ตัวเลข / ผลการตรวจ / วัด ฯลฯ เพื่อเป็นหลักฐานแสดงการปฏิบัติงานตามข้อกำหนด สำหรับรายชื่อแบบฟอร์มและผู้ถือแบบฟอร์ม (ผู้ที่มีความจำเป็นต้องใช้แบบฟอร์ม) ถูกระบุไว้ใน FM-QM-01
3.7 หน่วยงานควบคุมเอกสาร (DOCUMENT CONTROLIED) หมายถึง เจ้าหน้าที่ที่รับผิดชอบในการควบคุมเกี่ยวกับระบบเอกสารคุณภาพของโรงเรียน ซึ่งเป็นเจ้าหน้าที่ฝ่ายวางแผนและงบประมาณ
บทความนี้เกิดจากการเขียนและส่งขึ้นมาสู่ระบบแบบอัตโนมัติ สมาคมฯไม่รับผิดชอบต่อบทความหรือข้อความใดๆ ทั้งสิ้น เพราะไม่สามารถระบุได้ว่าเป็นความจริงหรือไม่ ผู้อ่านจึงควรใช้วิจารณญาณในการกลั่นกรอง และหากท่านพบเห็นข้อความใดที่ขัดต่อกฎหมายและศีลธรรม หรือทำให้เกิดความเสียหาย หรือละเมิดสิทธิใดๆ กรุณาแจ้งมาที่ ht.ro.apt@ecivres-bew เพื่อทีมงานจะได้ดำเนินการลบออกจากระบบในทันที
