มานพ

ผู้เขียน : มานพ

อัพเดท: 16 ส.ค. 2010 20.30 น. บทความนี้มีผู้ชม: 623217 ครั้ง

จากตอนที่ 1 เมื่อหลักการถูกนำมาประยุกต์แล้ว สภาพจริงจะดำเนินการได้หรือไม่ขึ้นอยู่กับ กลวิธี และสติปัญญาของผู้บริหาร


แนวทางการควบคุมเอกสารสำหรับระบบ ISO

 

)  เอกสารสนับสนุนอื่น ๆ (SUPPORTING  DOCUMENT)  :  ผู้ปฏิบัติงาน  หรือ  หัวหน้างาน  หัวหน้าหมวดวิชา  หัวหน้างานเป็นผู้ปรับปรุง

                5.1  การขึ้นทะเบียนเอกสาร  (DOCUMENT  REGISTER)   

                                5.1.1  บททั่วไป

                                                ทะเบียนเอกสารคุณภาพ  และผู้ถือเอกสารคุณภาพ  FM-QM-01  เป็นทะเบียนที่ระบุรายชื่อ  เอกสารควบคุมที่มีอยู่ในระบบคุณภาพที่ใช้ในโรงเรียน  โดยระบุหน่วยงาน  และรหัสผู้ถือครองเอกสารไว้  เอกสารบางฉบับ  จะระบุเพียงจำนวน  “ฉบับ”  ที่ครอบครองโดยฝ่ายต่าง ๆ   และแสดงเป็นตัวเลขไว้ช่อง  รหัส / หน่วยงาน ที่ผู้ถือครองเอกสารระบบคุณภาพ (สถานที่หรือจุดเผยแพร่เพื่อการใช้งาน  ให้ฝ่ายต้นสังกัดเจ้าของเอกสารระบุ  และควบคุมการใช้งานกันเอง)  ส่วนคู่มือต่าง ๆ

(รหัส SD)  และแบบฟอร์ม (FM)  จะไม่ระบุว่าการใช้งานกี่ฉบับไว้ในที่นี้  แต่จะแสดงเป็นสัญลักษณ์ “/” ให้มีความหมายว่าหน่วยงานอื่น ๆ  ที่ได้รับเอกสารนี้  มีความจำเป็นต้องใช้เอกสารดังกล่าว  และให้หน่วยงานต้นสังกัดเจ้าของเอกสาร  FM  และ  SD  ดำเนินการควบคุมการเผยแพร่ใช้งานเอง

                                                ในทะเบียนเอกสารคุณภาพ  และผู้ถือเอกสารคุณภาพจะต้องลงรายละเอียดเกี่ยวกับเอกสารควบคุมดังต่อไปนี้

                                                )  เลขที่เอกสาร                                                     )  ชื่อเอกสาร

                                                )  ผู้ปรับปรุงเอกสาร                                              )  ผู้ทบทวน / ตรวจสอบ

                                                )  ผู้อนุมัติเอกสาร                                                 )  ครั้งที่ปรับปรุง

                                                )  ว/ด/ป  ที่เผยแพร่                                               )  จำนวนหน้า

 

5.1.2            การนำเสนอเพื่ออนุมัติเอกสารคุณภาพ

                เอกสารทุกฉบับภายหลังจากการทำต้องส่งยกร่าง  หรือต้นฉบับให้หน่วยงานควบคุมเอกสาร

ดำเนินการจัดพิมพ์ (ในกรณีที่ไม่ได้จัดพิมพ์มาให้)  และตรวจสอบระบบโครงสร้างในเบื้องต้น  หลังจากนั้นหน่วยงานควบคุมเอกสาร  จะดำเนินการนำเสนอเอกสารให้ผู้มีอำนาจลงนามอนุมัติ  เพื่อเผยแพร่ใช้งาน  และเข้าสู่ระบบการควบคุมต่อไป

5.1.3            บำรุงรักษาทะเบียนเอกสารคุณภาพ

เมื่อได้รับการอนุมัติการใช้เอกสาร  หรือเกิดการเปลี่ยนแปลง /  ดัดแปลงเอกสารตลอดจนเพิ่มเติมหรือ

ยกเลิกเอกสารระบบคุณภาพหรือเมื่อมีการเพิ่ม / เปลี่ยนแปลง  รายชื่อผู้ถือเอกสาร  ผู้รับผิดชอบโดยฝ่ายวางแผนและงบประมาณ ต้องบำรุงรักษารายการ  ผู้ถือเอกสารระบบคุณภาพต้องปฏิบัติตาม “แนวปฏิบัติดำเนินการกับเอกสารคุณภาพ ”  (WI-QM-06)  หัวข้อ  “การบำรุงรักษาทะเบียนเอกสารคุณภาพ”  กรณีมีการเปลี่ยนแปลงเอกสารไปจากครั้งก่อน  จะระบุโดยสัญลักษณ์ “  * “  ที่หน้ารหัสเอกสาร  หรือแบบฟอร์มนั้นสำหรับเอกสารที่ถูกยกเลิกจะรุบุโดยขีดเส้นทับ  “  QP-QA-04/08  “  หรือเขียนคำว่า 

“BLANK”    บรรทัดของเอกสารนั้น ๆ  ที่ต้นฉบับ  ทะเบียนเอกสารคุณภาพ  และผู้ถือเอกสารคุณภาพ  (FM-QM-01)  เพื่อจะได้ดำเนินการปรับปรุงเผยแพร่ทะเบียนเอกสารคุณภาพ   ฉบับใหม่ไปยังฝ่ายที่เกี่ยวข้องไป  การเผยแพร่ทะเบียนเอกสารคุณภาพ  ฉบับปรับปรุงขึ้นอยู่กับความเหมาะสมและผลกระทบที่เกิดขึ้นต่อระบบคุณภาพเมื่อมีการปรับปรุงทะเบียนเอกสารคุณภาพ

 

                5.2  การปรับปรุงและอนุมัติเอกสาร

                                5.2.1  การปรับปรุง  (IMPROVED)   เอกสาร

                                                ผู้รับผิดชอบนำเอกสารที่ได้รับการจัดทำแล้วไปให้ผู้มีอำนาจทบทวน  ซึ่งมีความรู้ความเข้าใจและมีข้อมูลเพื่อการพิจารณารายละเอียด  และวิเคราะห์เพื่อระบุข้อขัดแย้ง  กับระบบคุณภาพหรือระบุข้อกำหนดที่ไม่เหมาะสมหากยังต้องมีการปรับปรุง  เช่น  พิมพ์อักขระผิด  ผู้รับผิดชอบในการปรับปรุง  จะปรับปรุงเอกสารอีกจนกว่าข้อความถูกต้องตรงกับเอกสารที่ขอแก้ไข  ผู้มีอำนาจปรับปรุงมีดังนี้

                                                )  คู่มือคุณภาพ  (QUALITY  MANUAL)           :   ตัวแทนฝ่ายบริหาร  (QMR)

                                                )  แนวปฏิบัติงาน (QUALITY  PROCEDURE)  :  รองผู้อำนวยการฝ่าย,  หัวหน้างาน

                                                )  วิธีปฏิบัติงาน (WORK INSTRUCTION)         :  หัวหน้างานแต่ละฝ่าย, หัวหน้าหมวดวิชา

                                                )  แบบฟอร์ม  (FORM)                                           :  ผู้ปฏิบัติงาน  หัวหน้าหมวดวิชา,  หัวหน้างาน

                                                )  เอกสารสนับสนุนอื่น ๆ  (SUPPORTING  DOCUMENT) :  ผู้ปฏิบัติงาน, หัวหน้าหมวดวิชา,หัวหน้างาน

                                5.2.2  การตรวจสอบและทบทวน  (REVIRWED)  เอกสาร

                                                ผู้รับผิดชอบการทบทวน  ดำเนินการทบทวน เอกสารเพื่อความถูกต้อง /  สอดคล้องกับการปฏิบัติงานจริง  ผู้มีอำนาจในการทบทวนมีดังนี้

                                                )  คู่มือคุณภาพ  (QUALITY  MANUAL)           :   สภาคุณภาพ

                                                )  แนวปฏิบัติงาน (QUALITY  PROCEDURE)  :   สภาคุณภาพ

                                                )  วิธีปฏิบัติงาน (WORK INSTRUCTION)         :  หัวหน้างานแต่ละฝ่าย

                                                )  แบบฟอร์ม  (FORM)                                           :  หัวหน้างาน

                                                )  เอกสารสนับสนุนอื่น ๆ  (SUPPORTING  DOCUMENT) :  หัวหน้างาน

                                5.2.3  การอนุมัติ (APPROVED)  เอกสาร

                                                เอกสารทุกประเภท  (ยกเว้นแบบฟอร์มคุณภาพ)  ต้องให้ผู้มีอำนาจลงนามอนุมัติไว้  ลงในเอกสารทุกครั้งก่อนนำเอกสารไปเผยแพร่ใช้งาน  ผู้มีอำนาจในการลงนามอนุมัติมีดังนี้

 

“BLANK”    บรรทัดของเอกสารนั้น ๆ  ที่ต้นฉบับ  ทะเบียนเอกสารคุณภาพ  และผู้ถือเอกสารคุณภาพ  (FM-QM-01)  เพื่อจะได้ดำเนินการปรับปรุงเผยแพร่ทะเบียนเอกสารคุณภาพ   ฉบับใหม่ไปยังฝ่ายที่เกี่ยวข้องไป  การเผยแพร่ทะเบียนเอกสารคุณภาพ  ฉบับปรับปรุงขึ้นอยู่กับความเหมาะสมและผลกระทบที่เกิดขึ้นต่อระบบคุณภาพเมื่อมีการปรับปรุงทะเบียนเอกสารคุณภาพ

 

                5.2  การปรับปรุงและอนุมัติเอกสาร

                                5.2.1  การปรับปรุง  (IMPROVED)   เอกสาร

                                                ผู้รับผิดชอบนำเอกสารที่ได้รับการจัดทำแล้วไปให้ผู้มีอำนาจทบทวน  ซึ่งมีความรู้ความเข้าใจและมีข้อมูลเพื่อการพิจารณารายละเอียด  และวิเคราะห์เพื่อระบุข้อขัดแย้ง  กับระบบคุณภาพหรือระบุข้อกำหนดที่ไม่เหมาะสมหากยังต้องมีการปรับปรุง  เช่น  พิมพ์อักขระผิด  ผู้รับผิดชอบในการปรับปรุง  จะปรับปรุงเอกสารอีกจนกว่าข้อความถูกต้องตรงกับเอกสารที่ขอแก้ไข  ผู้มีอำนาจปรับปรุงมีดังนี้

                                                )  คู่มือคุณภาพ  (QUALITY  MANUAL)           :   ตัวแทนฝ่ายบริหาร  (QMR)

                                                )  แนวปฏิบัติงาน (QUALITY  PROCEDURE)  :  รองผู้อำนวยการฝ่าย,  หัวหน้างาน

                                                )  วิธีปฏิบัติงาน (WORK INSTRUCTION)         :  หัวหน้างานแต่ละฝ่าย, หัวหน้าหมวดวิชา

                                                )  แบบฟอร์ม  (FORM)                                           :  ผู้ปฏิบัติงาน  หัวหน้าหมวดวิชา,  หัวหน้างาน

                                                )  เอกสารสนับสนุนอื่น ๆ  (SUPPORTING  DOCUMENT) :  ผู้ปฏิบัติงาน, หัวหน้าหมวดวิชา,หัวหน้างาน

                                5.2.2  การตรวจสอบและทบทวน  (REVIRWED)  เอกสาร

                                                ผู้รับผิดชอบการทบทวน  ดำเนินการทบทวน เอกสารเพื่อความถูกต้อง /  สอดคล้องกับการปฏิบัติงานจริง  ผู้มีอำนาจในการทบทวนมีดังนี้

                                                )  คู่มือคุณภาพ  (QUALITY  MANUAL)           :   สภาคุณภาพ

                                                )  แนวปฏิบัติงาน (QUALITY  PROCEDURE)  :   สภาคุณภาพ

                                                )  วิธีปฏิบัติงาน (WORK INSTRUCTION)         :  หัวหน้างานแต่ละฝ่าย

                                                )  แบบฟอร์ม  (FORM)                                           :  หัวหน้างาน

                                                )  เอกสารสนับสนุนอื่น ๆ  (SUPPORTING  DOCUMENT) :  หัวหน้างาน

                                5.2.3  การอนุมัติ (APPROVED)  เอกสาร

                                                เอกสารทุกประเภท  (ยกเว้นแบบฟอร์มคุณภาพ)  ต้องให้ผู้มีอำนาจลงนามอนุมัติไว้  ลงในเอกสารทุกครั้งก่อนนำเอกสารไปเผยแพร่ใช้งาน  ผู้มีอำนาจในการลงนามอนุมัติมีดังนี้

 

)  คู่มือคุณภาพ  (QUALITY  MANUAL)           :   ผู้จัดการ

                                                )  แนวปฏิบัติงาน (QUALITY  PROCEDURE)  :   ผู้อำนวยการ

                                                )  วิธีปฏิบัติงาน (WORK INSTRUCTION)         :  รองผู้อำนวยการฝ่าย

                                                )  แบบฟอร์ม  (FORM)                                           :  หัวหน้างาน

                                                )  เอกสารสนับสนุนอื่น ๆ  (SUPPORTING  DOCUMENT) :  หัวหน้างาน

 

หมายเหตุ  1.    สำหรับแบบฟอร์มคุณภาพจะไม่ระบุรายชื่อผู้ปรับปรุง  ผู้ทบทวน  และอนุมัติใช้  แต่จะกำหนดรหัสและชื่อแบบฟอร์ม  รายละเอียดในการปรับปรุงแก้ไขแบบฟอร์มดูได้จาก  FM-QM-03  :  ใบขอเปลี่ยนแปลงเอกสารระบบคุณภาพ

2.        แนวปฏิบัติและมาตรฐานต่าง ๆ (รหัส  SD)  ต้องมีรายมือชื่อผู้อนุมัติใช้งานลงในแนวปฏิบัตินั้น ๆ

3.        ผู้อนุมัติอาจเป็นบุคคลเดียวกับผู้ทบทวนก็ได้

 


บทความนี้เกิดจากการเขียนและส่งขึ้นมาสู่ระบบแบบอัตโนมัติ สมาคมฯไม่รับผิดชอบต่อบทความหรือข้อความใดๆ ทั้งสิ้น เพราะไม่สามารถระบุได้ว่าเป็นความจริงหรือไม่ ผู้อ่านจึงควรใช้วิจารณญาณในการกลั่นกรอง และหากท่านพบเห็นข้อความใดที่ขัดต่อกฎหมายและศีลธรรม หรือทำให้เกิดความเสียหาย หรือละเมิดสิทธิใดๆ กรุณาแจ้งมาที่ ht.ro.apt@ecivres-bew เพื่อทีมงานจะได้ดำเนินการลบออกจากระบบในทันที