5.4 เครื่องหมายที่บ่งชี้ถึงการเปลี่ยนแปลงเอกสาร
5.4.1 เอกสารควบคุมประเภท QM,QP และ WI เมื่อมีการแก้ไข หรือปรับปรุงในหน้าใด ๆ ของเอกสารที่มีข้อมูลซึ่งถูกเปลี่ยนแปลงไป จากเดิมต้องเปลี่ยนในหน้านั้น ๆ ใหม่ ตามลำดับและกำหนดวันที่มีผลอนุมัติใช้
5.4.2 ทุก ๆ ครั้งที่มีการแก้ไขหรือปรับปรุงเอกสารตามข้อ 5.4.1 หรือมีการแก้ไขหรือออกเอกสารใหม่ทั้งฉบับ ต้องเปลี่ยนใบปะหน้า (แผ่นแรกของเอกสาร) ประวัติและสถานการณ์ปรับปรุงแก้ไขเอกสาร ของเอกสาร QM,QP และ WI
ดังกล่าวพร้อมกับเปลี่ยนปรับปรุงครั้งที่ และวันที่มีผลอนุมัติใช้ด้วย
5.4.3 กรณีแบบบันทึกคุณภาพให้กำหนด ปรับปรุง และวันที่อนุมัติใช้ไว้ได้รหัสแบบฟอร์ม
5.4.4 เอกสารควบคุมใด มีการปรับปรุงเป็นจำนวนมาก เมื่อมีการเปลี่ยนแปลงเนื้อหาของเอกสารไม่มีเค้า
โครงเดิม ขึ้นอยู่กับความเห็นของรองผู้อำนวยการฝ่าย หน่วยงานต้นสังกัดเจ้าของเอกสาร หรือหน่วยงานควบคุมเอกสารและข้อมูลให้ดำเนินการเผยแพร่เอกสารใหม่ทั้งฉบับไปยังผู้ถือเอกสาร
5.5 การแจกจ่ายเอกสาร
5.5.1 การส่งและรับเอกสาร
ในการส่งเอกสารต้องใช้ FM-QM-02 ใบนำส่ง & ใบขอคือเอกสารระบบคุณภาพ (QUALITY
DOCUMENT DELIVER & OBSOLETE DOCUMENT REQUEST , QDD & ODR) เป็นใบนำส่งเพื่อเป็นการยืนยันผู้รับได้รับเอกสารแล้ว และส่งคือเอกสารที่ไม่ใช้แล้วกลับคืนมา (ถ้ามี) เพื่อให้มั่นใจว่าเอกสารที่มีอยู่เพื่อใช้งาน ณ จุดปฏิบัติงานนั้นเป็นเอกสารฉบับล่าสุด และเก็บเป็นหลักฐานไว้ให้สามารถตรวจติดตามภายหลัง ดูหัวข้อ การแจกจ่ายเอกสารระบบคุณภาพ ในแนวปฏิบัติดำเนินการกับเอกสารคุณภาพ (WI-QM-01) การรับเอกสารระบบคุณภาพผู้รับเอกสาร (ผู้ถือเอกสารที่ถูกระบุไว้ใน QDD & ODR) ต้องลงลายมือชื่อรับรองการได้รับเอกสารด้วยตนเองทันที่ได้รับเอกสาร ยกเว้นกรณีดังต่อไปนี้
ก) ผู้ดำรงตำแหน่งไม่อยู่ให้รักษาการแทนตำแหน่งที่ระบุไว้ว่าเป็นผู้ถือเอกสาร สามารถลงลายมือชื่อรับแทนได้ ทั้งนี้ต้องแจ้งผู้ดำรงตำแหน่งทันทีที่กลับมา ปฏิบัติงานตามปกติว่าได้รับเอกสารอะไรแทนไว้บ้าง
ข) เลขา ฯ ธุรการประจำหน่วยงานต่าง ๆ สามารถลงลายมือชื่อรับเอกสารแทนได้ในกรณีที่ผู้ดำรงตำแหน่งไม่อยู่ และต้องแจ้งผู้ดำรงตำแหน่งให้ทราบทันทีที่กลับมา
5.5.2 การเผยแพร่เอกสารควบคุม
หน่วยงานควบคุมเอกสารต้องเผยแพร่เอกสารควบคุมไปยังผู้ถือครองเอกสารตามที่ระบุในทะเบียนเอกสารคุณภาพและผู้ถือเอกสารคุณภาพ FM-QM-01 โดยทำสำเนาจำนวนเฉพาะเท่ากับจำนวนเอกสารที่ถือครองในแต่ละฝ่าย และห้ามนำสำเนาเอกสารระบบคุณภาพโดยพลการเป็นอันขาด นอกจากต้องการใช้เป็นตัวอย่างในการขอปรับปรุงเอกสาร สามารถสำเนาแนบมากับ FM-QM-03 (ใบขอเปลี่ยนแปลงเอกสารระบบคุณภาพ) ในระหว่างรอการปรับปรุง และอนุมัติการเปลี่ยนแปลงเอกสารต้องปฏิบัติตามเอกสารเดิมที่ได้รับการทบทวน และอนุมัติแล้วเท่านั้น ดังนั้นหน่วยงานควบคุมเอกสารต้อง
เผยแพร่เอกสารควบคุมไปยังผู้ถือครองก่อน หรือไม่เกิดวันที่มีผลบังคับใช้เอกสาร และการนำเอกสารเก่าคืน ให้นำกลับคืนในวันที่มีผลบังคับใช้เอกสารฉบับใหม่
ในกรณีหน่วยงานใดไม่มีรายชื่อระบุอยู่ในรายการผู้ถือเอกสารระบบคุณภาพ หรือมีความจำเป็นต้องใช้เอกสารฉบับใดเพื่อการปฏิบัติงาน ให้กรอกแบบฟอร์ม FM-QM-03 : CRF และส่งมายังรองผู้อำนวยการฝ่ายวางแผนและงบประมาณ หรือ QMR เพื่อดำเนินการพิจารณาอนุมัติและจัดส่งสำเนาเอกสารควบคุมต่อไป
5.5.2 การเผยแพร่เอกสารไม่ควบคุม (UNCONTROLLED DOCUMENTS)
ในกรณีที่ต้องเผยแพร่เอกสารระบบคุณภาพให้กับบุคลากรภายนอกโรงเรียน หรือบุคลากรใน
โรงเรียน ซึ่งไม่มีชื่อระบุอยู่ในทะเบียนผู้ถือเอกสารคุณภาพ ต้องได้รับการอนุมัติจาก QMR หรือรองผู้อำนวยการฝ่ายวางแผนและงบประมาณ ในการขอเอกสารไม่ควบคุมโดยใช้แบบฟอร์ม FM-QM-04 (ใบขอเอกสารคุณภาพไม่ควบคุม โดยรองผู้อำนวยการฝ่ายหรือเทียบเท่าขึ้นไป เป็นผู้ที่เห็นชอบ
เอกสารที่ไม่ควบคุมต้องมีประทับข้อความ สำเนาไม่ควบคุม สีแดง ในหน้าที่ 1 และหน้าที่ 2 โดยโรงเรียนไม่ต้องเก็บบันทึกว่าได้ส่งเอกสารไม่ควบคุมให้แก่ผู้ใดบ้าง เมื่อมีการเปลี่ยนแปลงแก้ไขใด ๆ ในเอกสารฉบับนั้น โรงเรียนไม่จำเป็นต้องแจ้งแก่ผู้ถือ
สำหรับบุคลากรในโรงเรียน ห้ามนำเอกสารไม่ควบคุมมีประทับข้อความ สำเนาไม่ควบคุม ไปใช้ในการปฏิบัติงานที่เกี่ยวข้องกับระบบคุณภาพเป็นอันขาด
5.5.4 การเผยแพร่ / แจกจ่ายแบบฟอร์มคุณภาพ
ในกรณีแบบฟอร์มคุณภาพไม่ต้องสำเนาแจกจ่ายให้หน่วยงานเจ้าของแบบฟอร์มทำการควบคุมจำนวนการสำเนาและรับผิดชอบทำลายแบบฟอร์มที่ล้าสมัยด้วย หน่วยงานอื่น ๆ ที่ถูกระบุรายชื่อผู้ถือครองเอกสาร ในทะเบียนเอกสารคุณภาพและผู้ถือเอกสารคุณภาพ (FM-QM-01) ให้มีความหมายว่าจำเป็นต้องใช้และให้ไปเอาสำเนาจากหน่วยงานเจ้าของแบบฟอร์มในกรณีแบบฟอร์มใหม่เกิดขึ้น และมีแบบฟอร์มเก่าล้าสมัยหน่วยงานเจ้าของแบบฟอร์ม รับผิดชอบแบบฟอร์มเก่ากลับมาทำลายให้หมด
บทความนี้เกิดจากการเขียนและส่งขึ้นมาสู่ระบบแบบอัตโนมัติ สมาคมฯไม่รับผิดชอบต่อบทความหรือข้อความใดๆ ทั้งสิ้น เพราะไม่สามารถระบุได้ว่าเป็นความจริงหรือไม่ ผู้อ่านจึงควรใช้วิจารณญาณในการกลั่นกรอง และหากท่านพบเห็นข้อความใดที่ขัดต่อกฎหมายและศีลธรรม หรือทำให้เกิดความเสียหาย หรือละเมิดสิทธิใดๆ กรุณาแจ้งมาที่ ht.ro.apt@ecivres-bew เพื่อทีมงานจะได้ดำเนินการลบออกจากระบบในทันที
