มานพ

ผู้เขียน : มานพ

อัพเดท: 16 ส.ค. 2010 20.30 น. บทความนี้มีผู้ชม: 623203 ครั้ง

จากตอนที่ 1 เมื่อหลักการถูกนำมาประยุกต์แล้ว สภาพจริงจะดำเนินการได้หรือไม่ขึ้นอยู่กับ กลวิธี และสติปัญญาของผู้บริหาร


แนวทางในการควบคุมเอกสารสำหรับการจัดการระบบ ISO

5.4  เครื่องหมายที่บ่งชี้ถึงการเปลี่ยนแปลงเอกสาร

                                5.4.1  เอกสารควบคุมประเภท  QM,QP และ  WI    เมื่อมีการแก้ไข  หรือปรับปรุงในหน้าใด ๆ  ของเอกสารที่มีข้อมูลซึ่งถูกเปลี่ยนแปลงไป  จากเดิมต้องเปลี่ยนในหน้านั้น ๆ ใหม่  ตามลำดับและกำหนดวันที่มีผลอนุมัติใช้

                                5.4.2  ทุก ๆ ครั้งที่มีการแก้ไขหรือปรับปรุงเอกสารตามข้อ  5.4.1  หรือมีการแก้ไขหรือออกเอกสารใหม่ทั้งฉบับ  ต้องเปลี่ยนใบปะหน้า  (แผ่นแรกของเอกสาร)  “ ประวัติและสถานการณ์ปรับปรุงแก้ไขเอกสาร”  ของเอกสาร  QM,QP และ  WI

ดังกล่าวพร้อมกับเปลี่ยนปรับปรุงครั้งที่  และวันที่มีผลอนุมัติใช้ด้วย

5.4.3            กรณีแบบบันทึกคุณภาพให้กำหนด  ปรับปรุง  และวันที่อนุมัติใช้ไว้ได้รหัสแบบฟอร์ม

5.4.4            เอกสารควบคุมใด  มีการปรับปรุงเป็นจำนวนมาก  เมื่อมีการเปลี่ยนแปลงเนื้อหาของเอกสารไม่มีเค้า

โครงเดิม ขึ้นอยู่กับความเห็นของรองผู้อำนวยการฝ่าย  หน่วยงานต้นสังกัดเจ้าของเอกสาร  หรือหน่วยงานควบคุมเอกสารและข้อมูลให้ดำเนินการเผยแพร่เอกสารใหม่ทั้งฉบับไปยังผู้ถือเอกสาร

5.5        การแจกจ่ายเอกสาร

5.5.1            การส่งและรับเอกสาร

ในการส่งเอกสารต้องใช้  FM-QM-02  ใบนำส่ง  & ใบขอคือเอกสารระบบคุณภาพ (QUALITY 

DOCUMENT  DELIVER & OBSOLETE  DOCUMENT  REQUEST ,  QDD & ODR)  เป็นใบนำส่งเพื่อเป็นการยืนยันผู้รับได้รับเอกสารแล้ว และส่งคือเอกสารที่ไม่ใช้แล้วกลับคืนมา  (ถ้ามี)  เพื่อให้มั่นใจว่าเอกสารที่มีอยู่เพื่อใช้งาน  ณ จุดปฏิบัติงานนั้นเป็นเอกสารฉบับล่าสุด  และเก็บเป็นหลักฐานไว้ให้สามารถตรวจติดตามภายหลัง  ดูหัวข้อ  “การแจกจ่ายเอกสารระบบคุณภาพ”  ในแนวปฏิบัติดำเนินการกับเอกสารคุณภาพ  (WI-QM-01)  การรับเอกสารระบบคุณภาพผู้รับเอกสาร  (ผู้ถือเอกสารที่ถูกระบุไว้ใน  QDD & ODR)  ต้องลงลายมือชื่อรับรองการได้รับเอกสารด้วยตนเองทันที่ได้รับเอกสาร ยกเว้นกรณีดังต่อไปนี้

                                                )  ผู้ดำรงตำแหน่งไม่อยู่ให้รักษาการแทนตำแหน่งที่ระบุไว้ว่าเป็นผู้ถือเอกสาร  สามารถลงลายมือชื่อรับแทนได้  ทั้งนี้ต้องแจ้งผู้ดำรงตำแหน่งทันทีที่กลับมา  ปฏิบัติงานตามปกติว่าได้รับเอกสารอะไรแทนไว้บ้าง 

                                                )  เลขา ฯ ธุรการประจำหน่วยงานต่าง ๆ  สามารถลงลายมือชื่อรับเอกสารแทนได้ในกรณีที่ผู้ดำรงตำแหน่งไม่อยู่  และต้องแจ้งผู้ดำรงตำแหน่งให้ทราบทันทีที่กลับมา

                                5.5.2  การเผยแพร่เอกสารควบคุม

                                                หน่วยงานควบคุมเอกสารต้องเผยแพร่เอกสารควบคุมไปยังผู้ถือครองเอกสารตามที่ระบุในทะเบียนเอกสารคุณภาพและผู้ถือเอกสารคุณภาพ FM-QM-01  โดยทำสำเนาจำนวนเฉพาะเท่ากับจำนวนเอกสารที่ถือครองในแต่ละฝ่าย  และห้ามนำสำเนาเอกสารระบบคุณภาพโดยพลการเป็นอันขาด  นอกจากต้องการใช้เป็นตัวอย่างในการขอปรับปรุงเอกสาร  สามารถสำเนาแนบมากับ  FM-QM-03  (ใบขอเปลี่ยนแปลงเอกสารระบบคุณภาพ)  ในระหว่างรอการปรับปรุง  และอนุมัติการเปลี่ยนแปลงเอกสารต้องปฏิบัติตามเอกสารเดิมที่ได้รับการทบทวน  และอนุมัติแล้วเท่านั้น  ดังนั้นหน่วยงานควบคุมเอกสารต้อง

 

เผยแพร่เอกสารควบคุมไปยังผู้ถือครองก่อน หรือไม่เกิดวันที่มีผลบังคับใช้เอกสาร  และการนำเอกสารเก่าคืน  ให้นำกลับคืนในวันที่มีผลบังคับใช้เอกสารฉบับใหม่

                    ในกรณีหน่วยงานใดไม่มีรายชื่อระบุอยู่ในรายการผู้ถือเอกสารระบบคุณภาพ  หรือมีความจำเป็นต้องใช้เอกสารฉบับใดเพื่อการปฏิบัติงาน  ให้กรอกแบบฟอร์ม  FM-QM-03  :  CRF  และส่งมายังรองผู้อำนวยการฝ่ายวางแผนและงบประมาณ  หรือ QMR   เพื่อดำเนินการพิจารณาอนุมัติและจัดส่งสำเนาเอกสารควบคุมต่อไป

5.5.2            การเผยแพร่เอกสารไม่ควบคุม  (UNCONTROLLED  DOCUMENTS) 

ในกรณีที่ต้องเผยแพร่เอกสารระบบคุณภาพให้กับบุคลากรภายนอกโรงเรียน  หรือบุคลากรใน

โรงเรียน  ซึ่งไม่มีชื่อระบุอยู่ในทะเบียนผู้ถือเอกสารคุณภาพ  ต้องได้รับการอนุมัติจาก  QMR   หรือรองผู้อำนวยการฝ่ายวางแผนและงบประมาณ  ในการขอเอกสารไม่ควบคุมโดยใช้แบบฟอร์ม  FM-QM-04   (ใบขอเอกสารคุณภาพไม่ควบคุม  โดยรองผู้อำนวยการฝ่ายหรือเทียบเท่าขึ้นไป  เป็นผู้ที่เห็นชอบ

                                                เอกสารที่ไม่ควบคุมต้องมีประทับข้อความ  “ สำเนาไม่ควบคุม”  สีแดง  ในหน้าที่ 1 และหน้าที่ 2  โดยโรงเรียนไม่ต้องเก็บบันทึกว่าได้ส่งเอกสารไม่ควบคุมให้แก่ผู้ใดบ้าง  เมื่อมีการเปลี่ยนแปลงแก้ไขใด  ๆ ในเอกสารฉบับนั้น  โรงเรียนไม่จำเป็นต้องแจ้งแก่ผู้ถือ

                                                สำหรับบุคลากรในโรงเรียน  ห้ามนำเอกสารไม่ควบคุมมีประทับข้อความ “สำเนาไม่ควบคุม” ไปใช้ในการปฏิบัติงานที่เกี่ยวข้องกับระบบคุณภาพเป็นอันขาด

                                5.5.4     การเผยแพร่ / แจกจ่ายแบบฟอร์มคุณภาพ

                                                ในกรณีแบบฟอร์มคุณภาพไม่ต้องสำเนาแจกจ่ายให้หน่วยงานเจ้าของแบบฟอร์มทำการควบคุมจำนวนการสำเนาและรับผิดชอบทำลายแบบฟอร์มที่ล้าสมัยด้วย หน่วยงานอื่น ๆ  ที่ถูกระบุรายชื่อผู้ถือครองเอกสาร  ในทะเบียนเอกสารคุณภาพและผู้ถือเอกสารคุณภาพ  (FM-QM-01)  ให้มีความหมายว่าจำเป็นต้องใช้และให้ไปเอาสำเนาจากหน่วยงานเจ้าของแบบฟอร์มในกรณีแบบฟอร์มใหม่เกิดขึ้น  และมีแบบฟอร์มเก่าล้าสมัยหน่วยงานเจ้าของแบบฟอร์ม  รับผิดชอบแบบฟอร์มเก่ากลับมาทำลายให้หมด


บทความนี้เกิดจากการเขียนและส่งขึ้นมาสู่ระบบแบบอัตโนมัติ สมาคมฯไม่รับผิดชอบต่อบทความหรือข้อความใดๆ ทั้งสิ้น เพราะไม่สามารถระบุได้ว่าเป็นความจริงหรือไม่ ผู้อ่านจึงควรใช้วิจารณญาณในการกลั่นกรอง และหากท่านพบเห็นข้อความใดที่ขัดต่อกฎหมายและศีลธรรม หรือทำให้เกิดความเสียหาย หรือละเมิดสิทธิใดๆ กรุณาแจ้งมาที่ ht.ro.apt@ecivres-bew เพื่อทีมงานจะได้ดำเนินการลบออกจากระบบในทันที