Front Office Management System หรือ Property Management System (PMS) คือ ระบบที่ใช้ในการจัดการ และประสานงานด้านหน้า สำหรับโรงแรม ที่ให้บริการ ที่ต้องมีการติดต่อ กับลูกค้าตลอดเวลา 

ทั้งนี้เราจะขอเรียก ระบบที่ใช้ในการจัดการนี้ ว่า โปรแกรมโรงแรม PMS (Property Management System) โปรแกรมโรงแรม นี้มีหน้าที่ในการจัดการข้อมูลลูกค้า การจองห้องพัก การเช็คอิน และเช็คเอาท์ การทำการเรียกเก็บเงิน 

การจัดการบัตรประชาชน และเอกสารประจำตัว รวมถึงการจัดการสิ่งอำนวยความสะดวกต่างๆ ที่ลูกค้าอาจต้องการ เช่น บริการรับส่งที่สนามบิน บริการอาหาร และเครื่องดื่ม เป็นต้น

แผนกส่วนหน้าของโรงแรม คืออะไร

แผนกส่วนหน้าของโรงแรม คือ ตัวแทนของโรงแรม ที่มีหน้าที่ติดต่อ และให้บริการแก่ลูกค้า ที่มาพักในโรงแรม  

Roomyy.co

ซึ่งแผนกส่วนหน้า เป็นจุดเริ่มต้น และจุดสัมผัสแรกที่ลูกค้าพบเมื่อมาถึงโรงแรม มีบทบาทสำคัญในการสร้างประสบการณ์ที่ดี และการให้บริการที่มีคุณภาพให้แก่ลูกค้า ดังนั้น ความสำเร็จของแผนกส่วนหน้า ส่งผลต่อทั้งความพึงพอใจของลูกค้า และภาพลักษณ์ของโรงแรม

ใน แผนกส่วนหน้าของโรงแรม (Front department) มีหน้าที่หลากหลายในการปฏิบัติงาน บางโรงแรมอาจจะมีตำแหน่ง และการจัดกะ การทำงานที่แตกต่างกันไป ขึ้นอยู่กับขนาด และความซับซ้อนของโรงแรม ตำแหน่งที่พบบ่อยๆ ใน Front Office ได้แก่:

• Front Office Manager: เป็นผู้รับผิดชอบในการดูแล และจัดการทั้งหมด ในส่วนหน้าโรงแรม รวมถึงการติดต่อ และประสานงาน กับแผนกอื่นๆ ภายในโรงแรม
• Receptionist: เป็นตำแหน่งที่มีหน้าที่ต้อนรับ และให้ข้อมูลแก่ลูกค้าที่มาเช็คอิน หรือเช็คเอาท์ รวมถึงการจัดการ และตรวจสอบข้อมูลการจอง
• Concierge: เป็นบริการรับใช้ลูกค้า เพื่อให้ข้อมูล เกี่ยวกับที่ท่องเที่ยว การจองร้านอาหาร การจัดหายานพาหนะ หรือบริการอื่นๆ ที่ลูกค้าต้องการ
• Bellman: เป็นบริการพนักงาน ที่ช่วยยกกระเป๋า และพาลูกค้าไปยังห้องพัก รวมถึงการให้คำแนะนำ และแนะนำสิ่งอำนวยความสะดวกภายในโรงแรม
• Cashier: เป็นตำแหน่งที่รับเงิน จากลูกค้าเมื่อเช็คเอาท์ และทำการเรียกเก็บเงินต่างๆ ที่เกี่ยวข้อง เช่น ค่าห้องพัก เครื่องดื่ม หรือบริการอื่นๆ

จำนวนกะการทำงานของ Front Office อาจแตกต่างกันไปในแต่ละโรงแรม โดยทั่วไปแล้วจะมีกะเช้า (Morning Shift) กะบ่าย (Afternoon Shift) และกะดึก (Night Shift) เพื่อให้มีการบริการ และการดูแลลูกค้าได้ตลอด 24 ชั่วโมง

แผนกส่วนหน้าของโรงแรม ทำอะไร

แผนกส่วนหน้าของโรงแรม หรือ Front Office ที่เราเรียก ในโรงแรมมีหน้าที่หลากหลาย เพื่อให้บริการลูกค้าที่มาพักในโรงแรมอย่างเต็มที่ และให้ลูกค้ามีประสบการณ์ที่ดี นี่คือบางหน้าที่หลัก ที่ Front Office ของโรงแรมจะดูแล :

• การต้อนรับ และเช็คอิน: Front Office จะมีพนักงานต้อนรับที่จะต้อนรับแขกที่มาถึงโรงแรม ทำการเช็คอินให้ลูกค้าโดยตรวจสอบข้อมูลการจอง และให้ข้อมูลสำคัญเกี่ยวกับโรงแรม เช่น รายละเอียดห้องพัก สิ่งอำนวยความสะดวก นโยบายและกฎระเบียบต่างๆ
• การจัดการการจอง: Front Office รับผิดชอบในการจัดการ และบริหารจัดการการจองห้องพัก รวมถึงการตรวจสอบความพร้อมของห้องพัก ตรวจสอบสถานะการจอง และจัดทำรายการเข้าพัก
• การเช็คเอาท์: หลังจากลูกค้าเสร็จสิ้นการเข้าพัก พนักงาน Front Office จะดำเนินการเช็คเอาท์โดยตรวจสอบสถานะการชำระเงิน และสรุปยอดเงินที่ลูกค้าต้องชำระ รวมถึงการออกใบกำกับภาษีให้แก่ลูกค้า
• การให้คำแนะนำ และบริการลูกค้า: Front Office ให้คำแนะนำ และข้อมูลเกี่ยวกับสถานที่ท่องเที่ยว ร้านอาหาร และกิจกรรมที่อยากทำในพื้นที่ใกล้เคียง พนักงาน Front Office อาจจะให้คำแนะนำเกี่ยวกับการใช้บริการอื่นๆ ในโรงแรม เช่น บริการห้องอาหาร สปา หรือฟิตเนส
• การจัดการข้อมูลลูกค้า: Front Office รับผิดชอบในการบริหารจัดการข้อมูลลูกค้า เช่น บันทึกข้อมูลส่วนตัว ประวัติการเข้าพัก และข้อมูลการติดต่อ
• การบริหารจัดการการบริการ : การจัดการสิ่งอำนวยความสะดวกต่างๆ ที่ลูกค้าอาจต้องการ การรับเรื่องร้องเรียนของลูกค้าที่มาพักในโรงแรม และช่วยเหลือภายใต้กฏหมายที่พึงกระทำได้
• การจัดการการชำระเงิน: Front Office มีหน้าที่รับเงินจากลูกค้าในการชำระค่าบริการต่างๆ โดยรวมถึงการตรวจสอบความถูกต้องของการชำระเงิน และออกใบเสร็จรับเงินให้แก่ลูกค้า

ทั้งนี้ของโรงแรมอาจมีการกำหนดหน้าที่ของ Front Office อื่นๆ ที่แตกต่างกันไปในแต่ละโรงแรม ซึ่งอาจเป็นผลมาจากขนาดและลักษณะการดำเนินงานของโรงแรมนั้นๆ

ระบบที่นิยมใช้ใน แผนกส่วนหน้าของโรงแรม

Roomy Front Office Management System หรือ Roomy PMS (Property Management System) คือ ระบบที่นิยมใช้ในแผนกส่วนหน้าของโรงแรม  เพราะสามารถช่วยให้ แผนกส่วนหน้าของโรงแรม (Front Office) ทำงานบริหารจัดการ ภายในโรงแรมได้อย่างเป็นระบบ เจ้าของโรงแรมดูรายงานง่าย ไปจนถึงการเพิ่มรายได้ให้กับโรงแรม

โปรแกรมโรงแรม Roomyy PMS

แผนกส่วนหน้าของโรงแรม สามารถใช้ โปรแกรมโรงแรม Roomyy PMS (Property Management System) ช่วยในการจัดการ ดูแลการดำเนินงานต่าง ๆ ที่เกี่ยวข้อง กับการจองห้องพัก และการบริหารจัดการโรงแรมโดยรวม ตัวอย่างของการใช้งาน Roomyy ในงานของแผนกส่วนหน้าโรงแรมประกอบด้วย:

• ระบบการจองห้องพัก: ผู้ใช้งาน โปรแกรมโรงแรม Roomyy สามารถทำการจองห้องพักให้แขกได้ โดยระบบจะแสดงรายละเอียดของห้องพักที่ว่าง ราคา และเงื่อนไขการจอง เมื่อมีการทำการจองเสร็จสิ้น ระบบจะทำการอัปเดตสถานะห้องพักในระบบให้เป็น “จองแล้ว” และออกใบยืนยันการจองให้แก่ลูกค้า
• การเช็คอินและเช็คเอาท์: เมื่อแขกมาถึงโรงแรม เจ้าหน้าที่ส่วนหน้าสามารถทำการเช็คอินแก่แขกโดยใช้ โปรแกรมโรงแรม Roomyy โดยระบบจะบันทึกข้อมูล เกี่ยวกับการเข้าพัก เช่น วันที่เช็คอิน วันที่เช็คเอาท์ จำนวนคน เป็นต้น ในการเช็คเอาท์ เจ้าหน้าที่ส่วนหน้าสามารถทำการออกใบแจ้งยอดเพื่อแสดงรายละเอียดการเช่าห้องพัก และประกันคืนห้องพักให้ลูกค้า ตามเวลาจริง (real time)
• การจัดการชำระเงิน: โปรแกรมโรงแรม Roomyy ช่วยในการจัดการ กระบวนการชำระเงิน ที่เกี่ยวข้องกับการเช่าห้องพัก จากการออกใบแจ้งยอด แผนกส่วนหน้าสามารถ บันทึกข้อมูลการชำระเงิน รวมถึงติดตามสถานะการชำระเงินของลูกค้า แขกพัก (Guestledger) และลูกหนี้ (Cityledger) ได้
• การจัดการข้อมูลลูกค้า: โปรแกรมโรงแรม Roomyy สามารถเก็บรวบรวมและจัดเก็บข้อมูลลูกค้า เช่น ชื่อ ที่อยู่ ข้อมูลติดต่อ ประวัติการเข้าพัก เพื่อให้แผนกส่วนหน้าสามารถติดต่อและตรวจสอบข้อมูลลูกค้าได้ตลอดเวลา
• รายงานและสถิติ: โปรแกรมโรงแรม Roomyy สามารถให้ข้อมูลสรุปและรายงานเกี่ยวกับผลการดำเนินงานของโรงแรม เช่น รายได้ อัตราค่าเข้าพัก อัตราค่าเช่าห้องพักในช่วงเวลาที่ต่าง ๆ รวมถึงสถิติเกี่ยวกับลูกค้า เช่น ระยะเวลาการเข้าพัก เป็นต้น

การใช้งาน โปรแกรมโรงแรม Roomyy PMS  ในแผนกส่วนหน้าโรงแรมช่วยให้เจ้าหน้าที่สามารถทำงานได้อย่างมีประสิทธิภาพ ประหยัดเวลา และลดความผิดพลาดในการจัดการข้อมูลลูกค้าและการเช่าห้องพัก

สรุป

ระบบที่นิยมใช้ใน แผนกส่วนหน้าของโรงแรม คือ ระบบโปรแกรมโรงแรม Roomyy PMS (Property Management System) เพราะแผนกส่วนหน้าของโรงแรม เป็นตัวแทนของโรงแรม ที่มีหน้าที่ติดต่อ และให้บริการแก่ลูกค้ารับผิดชอบในการบริหารจัดการ ภายในโรงแรม ดูแลสิ่งอำนวยความสะดวกต่างๆ ที่ลูกค้าอาจต้องการ

ทั้งนี้โรงแรมอาจมีการกำหนดหน้าที่ของ Front Office แตกต่างกันไปในแต่ละโรงแรม ซึ่งอาจเป็นผลมาจากขนาด และลักษณะการดำเนินงานของโรงแรมนั้นๆ โดยใช้ระบบ โปรแกรมโรงแรม Roomyy ที่เป็นที่นิยมนี้ เข้ามาช่วยให้เจ้าหน้าที่ Front Office สามารถทำงานได้อย่างมีประสิทธิภาพ ประหยัดเวลา และลดความผิดพลาดได้นั้นเอง